Использование вики для быстрого создания документации

Если ваш бизнес похож на компании, с которыми мне обычно приходится работать, одним из самых сложных вопросов является документация. Она может включать самые разные виды документов: от процессов управления персоналом до бухгалтерских практик, ключевых бизнес-процедур и системных записей ИТ-отдела. Бизнес нуждается в хорошей документации по многим причинам.

Традиционно небольшие компании в итоге обходятся без ключевой документации и вынуждены каждый раз заново изобретать колесо, когда возникает ситуация, с которой текущие сотрудники не успели ознакомиться достаточно хорошо. Более крупные компании нередко хранят свою немногочисленную документацию в файлах Microsoft Word или Adobe PDF и убирают её на недоступный для поиска файловый сервер или даже на бумагу — в большие папки с кольцами, о существовании которых никто не знает, не говоря уже о том, как найти в них нужную информацию. Это неэффективные процессы, однако существует простое решение.

Решением является веб-приложение, известное как вики. Большинство людей впервые знакомятся с вики через повсеместно распространённую онлайн-энциклопедию Wikipedia, построенную на платформе вики (конкретно MediaWiki), однако это далеко не единственное применение вики. Вики — это простые репозитории документов, предназначенные для того, чтобы позволить многим редакторам легко создавать и изменять онлайн-документацию. Вся концепция вики строится на простоте и удобстве использования. Полное название — Wiki Wiki — означает «быстрый» или «скорый» на гавайском языке.

Вики существуют уже несколько лет и начинают становиться популярными во многих компаниях. Вики, как правило, очень лёгкие, и существует множество поставщиков, предлагающих как открытые, так и проприетарные продукты вики, а также несколько хостинговых сервисов в интернете. Можно подобрать вики, исходя из своих конкретных потребностей. Большинство продуктов вики бесплатны, и для компаний, сознательно относящихся к бюджету, нет никаких оснований считать вики статьёй затрат. Это простой продукт, который ваш ИТ-отдел должен быть в состоянии быстро и легко развернуть, предоставив вам репозиторий документации сразу же.

Поначалу идея вики кажется несколько чуждой большинству людей. В интернете мы нередко сталкиваемся с вики, используемыми для системной документации. Это становится всё более популярным. Вики нередко используются, чтобы позволить любому авторизованному пользователю вносить изменения в документацию. Это может быть хорошим способом начать работу с вашей вики. Можно также начать с нуля с детальным управлением правами доступа пользователей, разрешая только определённым людям публиковать документацию в системе, вместо того чтобы устраивать свободный доступ к документации. Ваши потребности будут зависеть от типа вашей организации.

Концепция вики мощна благодаря лёгкости, с которой любой может войти, найти нужные документы и создать или изменить их, если нужная информация не найдена. Вся концепция вики действительно поощряет сотрудников использовать этот формат. Снижение барьера для создания полезной документации — лучший возможный способ обеспечить её создание, а поскольку документацию так легко изменять, гораздо вероятнее, что документ будет поддерживаться в актуальном состоянии.

Общей функцией систем вики является идея отслеживания изменений страниц вики. Это означает, что если кто-то вносит изменение на страницу, пользователи системы вики могут просматривать предыдущие версии этого документа, чтобы увидеть, какие изменения были внесены со временем и кем. Эта функция также позволяет системному администратору очень легко откатить нежелательные изменения, если кто-то публикует ненадлежащее содержимое.

Одна из моих любимых функций вики — возможность подписаться на конкретную страницу вики по электронной почте или через RSS-ленту. Модель подписки позволяет любому сотруднику получать оповещения об изменениях в документации, которая ему интересна. Это могут быть сотрудники, для которых конкретная страница вики критически важна для выполнения их должностных обязанностей, — например, HR-менеджеры, следящие за изменениями страниц корпоративной политики в отношении персонала, — или просто заинтересованные сотрудники, которые хотят знать об изменениях на странице, например менеджеры, подписанные на страницу меню столовой, или разработчики, подписанные на страницу о статусе конкретного программного проекта.

Этот метод является замечательным способом позволить любому быть в курсе любых общедоступных знаний без необходимости прерывать реальный процесс для просмотра статуса. Полезен на каждом уровне организации и крайне прост. Так часто организации плохо справляются с задачей держать в курсе всех, кто должен быть в курсе, а модель подписки вики даёт каждому возможность взять на себя ответственность за то, чтобы быть информированным через наиболее удобный для него метод.

Как я уже упоминал, на рынке сегодня доступно множество продуктов вики. Их настолько много, что выбор одного из них является весьма непростой задачей. Среди ключевых отличительных характеристик продуктов — лицензия использования, архитектура хранилища данных (как правило, файловая система или база данных), зависимость от платформы и интеграция с другими продуктами и системами аутентификации. Конечно, есть и вариант выбора хостингового сервиса вики, который размещает вашу вики в интернете — в основном это популярно у компаний, использующих вики как средство обслуживания своих клиентов, а не для частной внутренней документации. Вики настолько много, что сайт WikiMatrix посвящён тому, чтобы помочь вам выбрать наиболее подходящую для вас вики.

Прежде чем вы самостоятельно погрузитесь в мир изучения вики, упомяну несколько наиболее популярных из них, на которые стоит обратить внимание в начале процесса принятия решения. Популярные платформы вики включают MediaWiki, DokuWiki, TWiki и pmWiki. Это лишь верхушка айсберга вики, но они дают хорошее представление о функциях, которые стоит ожидать в ходе поиска наиболее подходящей для вашей реализации вики. Мастер выбора вики на сайте WikiMatrix также является отличным местом для начала. Каждая из упомянутых вики доступна бесплатно, и вместо того чтобы тратить много времени на изучение их преимуществ, вы, возможно, просто захотите скачать одну или несколько из них, установить на резервном сервере и попробовать.

В дополнение к самостоятельным продуктам вики, упомянутым выше, движки вики также встроены в ряд корпоративных систем управления контентом и порталов, таких как Microsoft Sharepoint, Alfresco и Joomla. Для компаний, готовых сделать более крупные инвестиции в корпоративную систему управления контентом, наличие функциональности вики, встроенной в этот продукт, может обеспечить единый, унифицированный интерфейс корпоративного веб-портала интранета для удовлетворения многих различных потребностей внутренней документации и хранения документов.

Вики — это мощные и доступные инструменты, которые малый и средний бизнес может использовать уже сегодня, даже в условиях сокращения бюджетов и неопределённости, для документирования процессов, снижения документационной нагрузки и повышения внутренних коммуникаций и эффективности. Маловероятно, что популярность концепции вики будет снижаться — скорее, они уже начинают занимать своё место в качестве неотъемлемого элемента процессов деловой документации и коммуникации.