استفاده از ویکی برای مستندسازی سریع

اگر کسب‌وکار شما شبیه کسب‌وکارهایی باشد که من معمولاً با آن‌ها سروکار دارم، یکی از سخت‌ترین موارد برای حل کردن مستندسازی است. این می‌تواند انواع مستندات از فرآیندهای منابع انسانی گرفته تا رویه‌های حسابداری تا رویه‌های اصلی کسب‌وکار تا سوابق سیستم بخش فناوری اطلاعات را شامل شود. کسب‌وکارها به مستندات خوب به دلایل زیادی نیاز دارند.

به‌طور سنتی کسب‌وکارهای کوچک به سادگی بدون اسناد کلیدی می‌مانند و مجبور می‌شوند هر بار که موضوعی پیش می‌آید که افراد فعلی شاغل فرصتی برای حفظ کردن فرآیند نداشته‌اند، چرخ را دوباره اختراع کنند. کسب‌وکارهای بزرگ‌تر اغلب مستندات محدود خود را در فایل‌های Microsoft Word یا Adobe PDF قرار می‌دهند و آن‌ها را در یک سرور فایل غیرقابل‌جستجو یا احتمالاً حتی روی کاغذ ذخیره می‌کنند – آن‌ها را در بایندرهای بزرگ حلقه‌ای قرار می‌دهند که هیچ‌کس حتی نمی‌داند وجود دارند، چه رسد به اینکه بداند چگونه اطلاعات لازم را در آن‌ها پیدا کند. اینها فرآیندهای مؤثری نیستند، اما یک راه‌حل ساده وجود دارد.

راه‌حل یک برنامه کاربردی مبتنی بر وب به نام ویکی است. اکثر مردم آشنایی اول خود را با ویکی از طریق دایره‌المعارف آنلاین فراگیر Wikipedia که بر روی پلتفرم ویکی ساخته شده است (MediaWiki، به‌طور خاص)، اما این تنها کاربرد ویکی نیست. ویکی‌ها مخازن ساده اسناد هستند که برای اجازه دادن به ویراستاران زیاد برای ایجاد و اصلاح آسان مستندات آنلاین طراحی شده‌اند. کل مفهوم ویکی درباره ساده و آسان بودن است. نام کامل، Wiki Wiki، به معنای «سریع» یا «تند» در زبان هاوایی است.

ویکی‌ها اکنون چند سالی است که وجود دارند و در بسیاری از کسب‌وکارها شروع به محبوبیت کرده‌اند. ویکی‌ها معمولاً بسیار سبک هستند و فروشندگان زیادی هستند که محصولات ویکی متن‌باز و اختصاصی را علاوه بر چندین سرویس میزبانی آنلاین می‌سازند. واقعاً می‌توانید یک ویکی را بر اساس نیازهای خاص خود انتخاب کنید. اکثر محصولات ویکی رایگان هستند و برای کسب‌وکار آگاه به بودجه هیچ دلیلی نیست که ویکی را به‌عنوان مرکز هزینه در نظر بگیرید. این یک محصول ساده است که بخش IT شما باید بتواند به سرعت و آسانی برای شما راه‌اندازی کند و بلافاصله مخزن مستندات در اختیار شما قرار دهد.

در ابتدا ایده ویکی برای اکثر مردم کمی بیگانه است. در اینترنت اغلب با ویکی‌هایی مواجه می‌شویم که برای مستندسازی سیستم استفاده می‌شوند. این در حال رواج یافتن است. ویکی‌ها اغلب برای اجازه دادن به هر کسی برای ورود و ایجاد تغییرات مستندات استفاده می‌شوند. این می‌تواند راه خوبی برای شروع با ویکی شما باشد. همچنین می‌توانید از ابتدا با کنترل‌های دسترسی کاربر دقیق شروع کنید که اجازه می‌دهد تنها افراد خاصی در سیستم مستندات ارسال کنند به‌جای اجازه دادن به یک آزادی مستندسازی برای همه. نیازهای شما بستگی به نوع سازمان شما دارد.

چیزی که مفهوم ویکی را قدرتمند می‌کند سهولتی است که هر کسی می‌تواند وارد شود، اسنادی که نیاز دارد را جستجو کند و در صورتی که اطلاعاتی که دنبال آن است پیدا نکند آن اسناد را ایجاد یا اصلاح کند. کل مفهوم ویکی واقعاً کارکنان را تشویق می‌کند که از فرمت استفاده کنند. کاهش مانع برای ایجاد مستندات مفید بهترین راه ممکن برای ایجاد مستندات است، و چون مستندات آنقدر آسان برای اصلاح هستند این احتمال را بسیار بیشتر می‌کند که آن سند به‌روز نگه داشته شود.

یک ویژگی مشترک در سیستم‌های ویکی ایده ردیابی تغییرات در صفحات ویکی است. این به این معناست که اگر کسی وارد شود و تغییری در صفحه ایجاد کند، افرادی که از سیستم ویکی استفاده می‌کنند می‌توانند نسخه‌های قبلی آن سند را مشاهده کنند تا ببینند در طول زمان چه تغییراتی اعمال شده و توسط چه کسی آن تغییرات اعمال شده است. این ویژگی همچنین بازگرداندن تغییرات بد را برای مدیر سیستم بسیار ساده می‌کند اگر کسی به درستی ارسال نکرده باشد.

یکی از ویژگی‌های مورد علاقه شخصی من در ویکی ایده مشترک شدن در یک صفحه ویکی خاص از طریق ایمیل یا فید RSS است. مدل اشتراک به هر یک از اعضای کارکنان این امکان را می‌دهد که از تغییرات مستندات مورد علاقه‌شان آگاه شوند. اینها می‌توانند اعضای کارکنانی باشند که یک صفحه ویکی خاص برای وظایف شغلی‌شان حیاتی است مانند مدیران منابع انسانی که تغییرات صفحه سیاست‌های استخدامی شرکت را دنبال می‌کنند یا فقط اعضای کارکنان علاقه‌مندی که می‌خواهند بدانند وقتی یک صفحه تغییر می‌کند مانند مدیرانی که در منوی ناهار کافه‌تریا مشترک می‌شوند یا توسعه‌دهندگانی که در صفحه وضعیت یک پروژه نرم‌افزاری خاص مشترک می‌شوند.

این روش یک راه فوق‌العاده برای اجازه دادن به هر کسی برای به‌روز ماندن با هر دانش در دسترس عموم بدون نیاز به قطع کردن فرآیند واقعی برای مشاهده وضعیت است. در هر سطحی از سازمان مفید و بسیار ساده. سازمان‌ها اغلب کار بدی در به‌روز نگه داشتن همه «در جریان» می‌کنند که باید در جریان باشند و با مدل اشتراک ویکی همه فرصت دارند با هر روشی که برایشان مفیدترین است مسئولیت در جریان نگه داشتن خود را بر عهده بگیرند.

همان‌طور که قبلاً ذکر کردم، محصولات ویکی زیادی امروز در بازار موجود هستند. به اندازه‌ای هستند که انتخاب یکی در واقع یک کار نسبتاً دشوار است. برخی از تمایزات کلیدی بین محصولات شامل مجوز استفاده، معماری ذخیره داده – معمولاً مبتنی بر فایل‌سیستم یا مبتنی بر پایگاه داده، وابستگی پلتفرم و ادغام با سایر محصولات و سیستم‌های احراز هویت است. البته گزینه انتخاب یک سرویس ویکی میزبانی‌شده که ویکی شما را آنلاین میزبانی می‌کند هم وجود دارد – عمدتاً این با شرکت‌هایی که از ویکی به‌عنوان وسیله‌ای برای ارائه خدمات به مشتریانشان استفاده می‌کنند محبوب است به‌جای مستندات خصوصی داخلی. ویکی‌های آنقدر زیادی وجود دارند که از میانشان انتخاب کنید که سایت WikiMatrix اختصاص یافته است تا به شما در انتخاب ویکی که برای شما بهترین است کمک کند.

قبل از اینکه به دنیای بررسی ویکی‌ها به‌تنهایی بروید، چند مورد را که نسبتاً محبوب هستند و ارزش بررسی زودهنگام در فرآیند تصمیم‌گیری ویکی شما را دارند ذکر می‌کنم. پلتفرم‌های محبوب ویکی شامل MediaWiki، DokuWiki، TWiki و pmWiki هستند. اینها فقط نوک کوه یخ ویکی هستند اما دیدگاه خوبی از ویژگی‌هایی که باید انتظار داشته باشید در سراسر جستجوی خود برای بهترین ویکی برای پیاده‌سازی ارائه می‌دهند. دستیار انتخاب ویکی در وب‌سایت WikiMatrix نیز یک جای عالی برای شروع است. هر یک از این ویکی‌هایی که تاکنون ذکر کرده‌ام به‌صورت رایگان در دسترس هستند و به‌جای صرف وقت زیاد در مطالعه مزایای آن‌ها ممکن است بخواهید به سادگی یک یا چند مورد از آن‌ها را دانلود کنید، بر روی یک سرور یدکی نصب کنید و آن‌ها را امتحان کنید.

علاوه بر محصولات ویکی مستقل مانند آنچه در اینجا ذکر کرده‌ایم، موتورهای ویکی ساخته‌شده در چندین سیستم مدیریت محتوای سازمانی و پورتال مانند Microsoft’s Sharepoint، Alfresco و Joomla نیز وجود دارند. برای هر کسب‌وکاری که به دنبال سرمایه‌گذاری بزرگ‌تر در یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی است، داشتن قابلیت ویکی ساخته‌شده در آن محصول می‌تواند یک رابط پورتال وب اینترانت واحد یکپارچه برای خدمت به بسیاری از نیازهای مستندات داخلی و ذخیره‌سازی اسناد مختلف فراهم کند.

ویکی‌ها ابزارهای قدرتمند و مقرون‌به‌صرفه هستند که کسب‌وکارهای کوچک و متوسط می‌توانند امروز از آن‌ها بهره‌برداری کنند، حتی در شرایط کاهش بودجه و عدم قطعیت، برای مستندسازی فرآیندها، کاهش بار مستندسازی و افزایش ارتباطات داخلی و کارایی. بعید است که محبوبیت مفهوم ویکی کاهش یابد بلکه در حال تبدیل شدن به یک پایه در فرآیند مستندسازی و ارتباط تجاری هستند.