素早いドキュメント作成にWikiを活用する

あなたのビジネスが私が普段関わるビジネスと似ているなら、取り組むのが最も難しい項目の1つがドキュメント作成です。これには、人事プロセスから会計実務、コアビジネス手順、情報技術部門のシステム記録まで、あらゆる種類のドキュメントが含まれます。ビジネスには多くの理由から優れたドキュメントが必要です。

伝統的に、中小企業は単純に重要なドキュメントなしに済ませてしまい、現在作業している人々がプロセスを暗記する機会がなかった問題が生じるたびに一から作業をやり直さなければなりません。大企業は、Microsoft WordまたはAdobe PDFファイルに限られたドキュメントを保存し、検索できないファイルサーバーに保管するか、場合によっては紙に保管します—誰もその存在すら知らず、必要な情報をどこで見つけるかも知らない大きなリングバインダーに。これらは効果的なプロセスではありませんが、シンプルな解決策があります。

その解決策がWikiとして知られるウェブベースのアプリケーションです。ほとんどの人がWikiに初めて触れるのは、Wiki プラットフォーム（具体的にはMediaWiki）上に構築されたユビキタスなオンライン百科事典Wikipediaを通じてですが、これはWikiの唯一の用途ではありません。Wikiは、多くの編集者がオンラインドキュメントを簡単に作成・修正できるように設計されたシンプルなドキュメントリポジトリです。Wikiのコンセプト全体はシンプルで使いやすいことにあります。フルネームのWiki Wikiは、ハワイ語で「素早い」や「速い」を意味します。

Wikiはすでに数年間存在しており、多くのビジネスで人気を集め始めています。Wikiは一般的に非常に軽量で、オープンソースと独自のWiki製品を作成している多くのベンダーがあり、さらにオンラインで利用できるホスティングサービスもいくつかあります。特定のニーズに基づいてWikiを選ぶことができます。ほとんどのWiki製品は無料であり、予算を意識するビジネスにとってWikiをコストセンターと考える理由はありません。これはIT部門がすぐに展開できるシンプルな製品で、すぐにドキュメントリポジトリを手に入れることができます。

最初、Wikiのアイデアはほとんどの人にとって少し馴染みがないものです。インターネット上では、Wikiがシステムドキュメントに使用されているのをよく目にします。これはますます人気が高まっています。Wikiはしばしば誰でもログインしてドキュメントの変更を行えるようにするために使用されます。これはWikiを始める良い方法の一つです。また、最初から詳細なユーザーアクセス制御を設定し、ドキュメントの自由投稿を許可するのではなく、特定の個人のみがシステムにドキュメントを投稿できるようにすることもできます。ニーズは組織の種類によって異なります。

Wikiのコンセプトを強力にするのは、誰でも手軽にアクセスして必要なドキュメントを検索し、探している情報が見つからない場合はそのドキュメントを作成または修正できる容易さです。Wikiのコンセプト全体がスタッフにこのフォーマットを活用することを促進します。有用なドキュメントを作成する敷居を下げることが、ドキュメントが作成される最善の方法であり、ドキュメントは非常に簡単に修正できるため、そのドキュメントが最新の状態に保たれる可能性が高くなります。

Wikiシステムの共通の機能の1つがWikiページの変更追跡のアイデアです。これはつまり、誰かがページに変更を加えた場合、Wikiシステムを使用している人々がそのドキュメントの過去のバージョンを閲覧して、時間の経過とともにどのような変更が行われたか、誰がその変更を行ったかを確認できることを意味します。この機能はまた、誰かが適切に投稿していない場合に、システム管理者が悪い変更を簡単にロールバックするための手段も提供します。

私が個人的にお気に入りのWiki機能の1つは、メールまたはRSSフィードを通じて特定のWikiページを購読するというアイデアです。購読モデルにより、スタッフのメンバーは自分が関心を持つドキュメントへの変更について通知を受けることができます。これは、HR管理者が企業雇用ポリシーページへの変更をフォローするような、特定のWikiページがその職務上重要なスタッフメンバーや、カフェテリアのランチメニューページを購読するマネージャーや、特定のソフトウェアプロジェクトのステータスに関するページを購読する開発者など、ページが変更されたときに知りたいだけのスタッフメンバーになる場合があります。

この方法は、状況を確認するために実際のプロセスを中断する必要なく、誰でも公開されている知識について最新情報を得ることができる素晴らしい方法です。組織のあらゆるレベルで有用で、非常にシンプルです。組織はしばしば必要な人全員を「情報の輪」に入れておくことが苦手であり、Wiki購読モデルを使えば、誰もが自分に最も有用な方法で自分自身を情報に通じておく責任を取る機会を持てます。

前述のように、今日市場には多くのWiki製品があります。選択肢が多すぎて、1つを選ぶことは実際にかなり困難な作業です。製品間の主な差別化要因には、使用ライセンス、データストアのアーキテクチャ—通常はファイルシステムベースかデータベースベース、プラットフォームへの依存性、他の製品や認証システムとの統合などがあります。もちろん、Wikiをオンラインでホストするホスト型Wikiサービスを選択するオプションもあります—これは主に、プライベートな内部ドキュメントとしてではなく、顧客にサービスを提供する手段としてWikiを使用する企業に人気があります。選択できるWikiが非常に多いため、WikiMatrixというサイトがあなたに最適なWikiを選ぶためのお手伝いをするために専用サイトとして作られています。

Wikiの世界を自分で探索する前に、かなり人気があり、Wiki決定プロセスの初期段階で調べる価値のあるものをいくつか紹介します。人気のあるWikiプラットフォームにはMediaWiki、DokuWiki、 TWiki、pmWikiなどがあります。これらはWikiの氷山の一角に過ぎませんが、最適なWikiを探すにあたって期待できる機能の良い概観を提供します。WikiMatrixウェブサイトのWiki選択ウィザードも始めるのに適した場所です。これまで紹介したこれらのWikiはすべて無料で利用でき、その利点の研究に時間をかけるよりも、1つまたは複数をダウンロードして予備のサーバーにインストールして試してみることをお勧めします。

ここで取り上げたスタンドアロンのWiki製品に加え、MicrosoftのSharepoint、Alfresco、Joomlaなど、いくつかのエンタープライズコンテンツ管理およびポータルシステムにWikiエンジンが組み込まれています。エンタープライズコンテンツ管理システムへの大きな投資を検討しているビジネスにとって、その製品にWiki機能が組み込まれていることは、多くの異なる内部ドキュメントおよびドキュメントストレージのニーズに対応するための単一の統一されたイントラネットウェブポータルインターフェースを提供できます。

Wikiは、中小企業が今日—予算削減や不確実性の時代でも—活用できる強力で手頃なツールであり、プロセスを文書化し、ドキュメント作成の負担を軽減し、社内コミュニケーションと効率を向上させます。Wikiのコンセプトの人気が衰えることはほとんどなく、むしろすでにビジネスのドキュメントとコミュニケーションプロセスの定番としての地位を確立し始めています。