Używanie wiki do szybkiej dokumentacji

Jeśli twoja firma jest podobna do firm, z którymi zazwyczaj mam do czynienia, jednym z najtrudniejszych elementów do opanowania jest dokumentacja. Może ona obejmować wszelkiego rodzaju dokumentację, od procesów kadrowych, przez praktyki księgowe, po podstawowe procedury biznesowe i rejestry systemów działu informatyki. Firmy potrzebują dobrej dokumentacji z wielu powodów.

Tradycyjnie małe firmy po prostu kończą bez kluczowej dokumentacji i muszą wymyślać koło na nowo za każdym razem, gdy pojawi się coś, dla czego aktualnie pracujące osoby nie miały szansy zapamiętać procesu. Większe firmy często umieszczają swoją ograniczoną dokumentację w plikach Microsoft Word lub Adobe PDF i przechowują je na serwerze plików bez możliwości wyszukiwania lub, co gorsza, na papierze – umieszczając je w dużych segregatorach, o których nikt nawet nie wie, że istnieją, nie mówiąc już o tym, jak znaleźć w nich niezbędne informacje. Nie są to skuteczne procesy, ale istnieje proste rozwiązanie.

Rozwiązaniem jest aplikacja internetowa znana jako wiki. Większość ludzi zapoznaje się z wiki po raz pierwszy za pośrednictwem wszechobecnej encyklopedii internetowej Wikipedia, która jest zbudowana na platformie wiki (konkretnie MediaWiki), ale to zdecydowanie nie jedyne zastosowanie wiki. Wiki to proste repozytoria dokumentów zaprojektowane, aby umożliwić wielu edytorom łatwe tworzenie i modyfikowanie dokumentacji online. Cała koncepcja wiki polega na prostocie i łatwości. Pełna nazwa, Wiki Wiki, oznacza “szybki” lub “prędki” po hawajsku.

Wiki istnieją już od kilku lat i zaczęły stawać się popularne w wielu firmach. Wiki są zazwyczaj bardzo lekkie i wielu dostawców produkuje zarówno open source'owe, jak i własnościowe produkty wiki, a ponadto dostępnych jest kilka usług hostowanych online. Można naprawdę wybrać wiki na podstawie konkretnych potrzeb. Większość produktów wiki jest bezpłatna i dla firmy dbającej o budżet nie ma powodu, aby traktować wiki jako centrum kosztów. To prosty produkt, który twój dział IT powinien być w stanie szybko i łatwo wdrożyć, dając ci natychmiast repozytorium dokumentacji.

Na początku koncepcja wiki jest nieco obca dla większości ludzi. W Internecie często spotykamy wiki używane do dokumentacji systemów. Staje się to coraz bardziej popularne. Wiki są często używane, aby każdy mógł się zalogować i wprowadzić zmiany w dokumentacji. Może to być dobry sposób na rozpoczęcie pracy z wiki. Możesz też zacząć od początku ze szczegółowymi kontrolami dostępu użytkowników, pozwalając tylko określonym osobom na zamieszczanie dokumentacji w systemie zamiast dopuszczania dokumentacyjnej wolności dla wszystkich. Twoje potrzeby będą zależeć od rodzaju organizacji.

To, co sprawia, że koncepcja wiki jest potężna, to łatwość, z jaką każdy może wejść, wyszukiwać potrzebne dokumenty i tworzyć lub modyfikować te dokumenty, jeśli nie może znaleźć poszukiwanych informacji. Cała koncepcja wiki naprawdę zachęca pracowników do korzystania z tego formatu. Obniżenie bariery do tworzenia użytecznej dokumentacji to najlepszy możliwy sposób na jej stworzenie, a ponieważ dokumentacja jest tak łatwa do modyfikacji, sprawia, że jest znacznie bardziej prawdopodobne, że ten dokument będzie aktualizowany.

Wspólną cechą systemów wiki jest idea śledzenia zmian na stronach wiki. Oznacza to, że jeśli ktoś wejdzie i wprowadzi zmianę na stronie, użytkownicy systemu wiki mogą przeglądać wcześniejsze wersje tego dokumentu, aby zobaczyć, jakie zmiany zostały dokonane w czasie i przez kogo te zmiany zostały wprowadzone. Ta funkcja sprawia również, że wycofywanie błędnych zmian jest bardzo proste dla administratora systemu, jeśli ktoś nie publikuje w odpowiedni sposób.

Jedną z moich ulubionych funkcji wiki jest możliwość subskrybowania określonej strony wiki za pośrednictwem poczty e-mail lub kanału RSS. Model subskrypcji pozwala dowolnym pracownikom otrzymywać powiadomienia o zmianach w dokumentacji, którą się interesują. Mogą to być pracownicy, dla których dana strona wiki jest kluczowa dla ich funkcji zawodowych, jak menedżerowie HR śledzący zmiany na stronach firmowych polityk zatrudnienia, lub po prostu zainteresowani pracownicy, którzy chcą wiedzieć, kiedy strona się zmienia, jak menedżerowie subskrybujący stronę menu obiadowego kafeterii lub deweloperzy subskrybujący stronę o statusie konkretnego projektu oprogramowania.

Ta metoda to wspaniały sposób, aby każdy mógł być na bieżąco z wszelką publicznie dostępną wiedzą bez konieczności przerywania faktycznego procesu w celu sprawdzenia statusu. Przydatne na każdym poziomie organizacji i niezwykle proste. Tak często organizacje słabo dbają o utrzymywanie “w pętli” wszystkich, którzy powinni być, a dzięki modelowi subskrypcji wiki każdy ma możliwość wzięcia odpowiedzialności za utrzymywanie się w informacji za pomocą dowolnej metody, która jest dla niego najbardziej użyteczna.

Jak wspomniałem wcześniej, na rynku dostępnych jest wiele produktów wiki. Jest ich tak wiele, że wybór jednego jest naprawdę dość trudnym zadaniem. Kluczowe różnice między produktami obejmują ich licencję użytkowania, architekturę przechowywania danych – zazwyczaj opartą na systemie plików lub bazie danych, zależność od platformy i integrację z innymi produktami i systemami uwierzytelniania. Oczywiście istnieje też opcja wyboru hostowanej usługi wiki, która hostuje twoją wiki online – jest to popularne głównie wśród firm używających wiki jako sposobu obsługi swoich klientów, a nie do prywatnej, wewnętrznej dokumentacji. Jest tak wiele wiki do wyboru, że strona WikiMatrix jest poświęcona pomocy w wyborze najlepszej wiki dla ciebie.

Zanim zagłębisz się w świat samodzielnego odkrywania wiki, wspomnę kilka z nich, które są dość popularne i warte zbadania na początku procesu decyzyjnego. Popularne platformy wiki obejmują MediaWiki, DokuWiki, TWiki i pmWiki. To tylko wierzchołek góry lodowej wiki, ale dają dobry wgląd w funkcje, których możesz oczekiwać podczas wyszukiwania najlepszej wiki dla swojej implementacji. Kreator wyboru wiki na stronie WikiMatrix to też świetne miejsce na początek. Każda z wymienionych przeze mnie wiki jest dostępna bezpłatnie i zamiast spędzać dużo czasu na studiowaniu ich zalet, możesz po prostu pobrać jedną lub więcej z nich, zainstalować na zapasowym serwerze i wypróbować.

Oprócz samodzielnych produktów wiki, jak te, które tutaj wymieniliśmy, istnieją też silniki wiki wbudowane w kilka systemów zarządzania treścią dla przedsiębiorstw i systemów portalowych, takich jak Microsoft Sharepoint, Alfresco i Joomla. Dla firm chcących dokonać większej inwestycji w korporacyjny system zarządzania treścią, posiadanie funkcjonalności wiki wbudowanej w ten produkt może zapewnić jeden, ujednolicony interfejs portalu intranetowego do obsługi wielu różnych potrzeb dokumentacji wewnętrznej i przechowywania dokumentów.

Wiki to potężne i przystępne cenowo narzędzia, które małe i średnie firmy mogą już dziś wykorzystać, nawet w klimacie cięć budżetowych i niepewności, do dokumentowania procesów, ułatwiania ciężarów dokumentacyjnych i zwiększania wewnętrznej komunikacji i efektywności. Mało prawdopodobne, aby popularność koncepcji wiki zmalała – wręcz przeciwnie, już zaczynają zajmować swoje miejsce jako podstawowy element procesu dokumentacji i komunikacji biznesowej.