Bruk av en Wiki for rask dokumentasjon

Hvis bedriften din ligner på bedriftene jeg vanligvis jobber med, er ett av de vanskeligste punktene å takle dokumentasjon. Dette kan inkludere alle slags dokumentasjon fra HR-prosesser til regnskapspraksis til kjerneforretningsprosedyrer til IT-avdelingens systemregistre. Bedrifter trenger god dokumentasjon av mange grunner.

Tradisjonelt ender små bedrifter opp med å klare seg uten nøkkeldokumentasjon og må finne opp hjulet på nytt hver gang noe dukker opp som de ansatte ikke har hatt sjanse til å memorere prosedyren for. Større bedrifter legger ofte sin begrensede dokumentasjon inn i Microsoft Word- eller Adobe PDF-filer og lagrer dem bort i en søkeuleselig filserver eller muligens til og med på papir – legger dem i store ringpermer som ingen en gang vet eksisterer, enn si hvordan man finner nødvendig informasjon i dem. Dette er ikke effektive prosesser, men det finnes en enkel løsning.

Løsningen er en nettbasert applikasjon kjent som en Wiki. De fleste får sin første introduksjon til en Wiki gjennom det allestedsnærværende nettbaserte leksikonet Wikipedia, som er bygget på en Wiki-plattform (MediaWiki, for å være spesifikk), men dette er langt fra den eneste bruken for en Wiki. Wikier er enkle dokumentlagringsplasser utformet for å la mange redaktører enkelt opprette og endre nettbasert dokumentasjon. Hele konseptet med Wiki handler om å være enkelt og lett. Det fulle navnet, Wiki Wiki, betyr «rask» eller «fort» på hawaiisk.

Wikier har nå eksistert i flere år og har begynt å bli populære i mange bedrifter. Wikier er generelt svært lette, og det finnes mange leverandører som lager både åpen kildekode og proprietære Wiki-produkter, i tillegg til flere hostede tjenester tilgjengelig på nettet. Du kan virkelig velge en Wiki basert på dine spesielle behov. De fleste Wiki-produkter er gratis, og for den budsjettbevisste bedriften er det ingen grunn til å trenge å vurdere en Wiki som et kostnadssenter. Dette er et enkelt produkt som IT-avdelingen din bør kunne rulle ut for deg raskt og enkelt, slik at du får et dokumentlager med én gang.

I begynnelsen er ideen om en Wiki litt fremmed for de fleste. På internett støter vi ofte på Wikier som brukes til systemdokumentasjon. Dette er i ferd med å bli stadig mer populært. Wikier brukes ofte for å la hvem som helst logge inn og gjøre dokumentasjonsendringer. Dette kan være en god måte å komme i gang med Wiki-en din på. Du kan også starte fra begynnelsen med detaljerte brukertilgangskontroller som bare lar bestemte personer legge ut dokumentasjon i systemet i stedet for å tillate fri flyt av dokumentasjon. Dine behov vil avhenge av hvilken type organisasjon du er.

Det som gjør Wiki-konseptet kraftig, er enkelheten som alle kan hoppe på, søke etter dokumenter de trenger og opprette eller endre de dokumentene hvis de ikke finner informasjonen de leter etter. Hele konseptet med Wiki oppmuntrer virkelig ansatte til å benytte formatet. Å senke terskelen for å lage nyttig dokumentasjon er den best mulige måten å få dokumentasjon opprettet på, og fordi dokumentasjonen er så enkel å endre, gjør det det langt mer sannsynlig at dokumentet vil holdes oppdatert.

En vanlig funksjon blant Wiki-systemer er ideen om å spore endringer på Wiki-sider. Dette betyr at hvis noen går inn og gjør en endring på en side, kan folk som bruker Wiki-systemet se tidligere versjoner av det dokumentet for å se hvilke endringer som er gjort over tid og av hvem de endringene ble gjort. Denne funksjonen gjør det også svært enkelt for en systemadministrator å tilbakestille dårlige endringer hvis noen ikke legger ut passende innhold.

En av mine personlige favorittfunksjoner i Wiki er ideen om å abonnere på en bestemt Wiki-side enten via e-post eller en RSS-feed. Abonnementsmodellen lar alle ansatte bli varslet om endringer i dokumentasjon de er interessert i. Dette kan være ansatte for hvem en bestemt Wiki-side er kritisk for jobbfunksjonene deres, for eksempel HR-ledere som følger endringer på selskapets sider for ansettelsespolicyer, eller bare interesserte ansatte som vil vite når en side endres, for eksempel ledere som abonnerer på kantinens lunsjmeny-side eller utviklere som abonnerer på en side om et bestemt programvareprosjekts status.

Denne metoden er en vidunderlig måte å la hvem som helst holde seg oppdatert med all offentlig tilgjengelig kunnskap uten å trenge å avbryte den faktiske prosessen for å se status. Nyttig på alle nivåer i organisasjonen og ekstremt enkelt. Så ofte gjør organisasjoner en dårlig jobb med å holde alle «i løkken» som trenger å være der, og med Wiki-abonnementsmodellen har alle muligheten til å ta ansvar for å holde seg informert gjennom hvilken metode som er mest nyttig for dem.

Som jeg nevnte tidligere, er det mange Wiki-produkter tilgjengelig på markedet i dag. Det er nok til at det faktisk er en ganske formidabel oppgave å velge ett. Noen viktige skiller mellom produktene inkluderer brukslisens, datalagringsarkitektur – typisk filsystembasert eller databasebasert, deres plattformavhengighet og integrasjon med andre produkter og autentiseringssystemer. Selvfølgelig er det også muligheten for å velge en hostet Wiki-tjeneste som hoster Wiki-en din på nettet – dette er for det meste populært hos selskaper som bruker Wikier som et middel for å betjene kundene sine i stedet for for privat, intern dokumentasjon. Det er så mange Wikier å velge mellom at nettstedet WikiMatrix er dedikert til å hjelpe deg med å velge den Wiki som er best for deg.

Før du dykker inn i verdenen av å utforske Wikier på egen hånd, vil jeg nevne noen som er ganske populære og verdt å se nærmere på tidlig i Wiki-beslutningsprosessen din. Populære Wiki-plattformer inkluderer MediaWiki, DokuWiki, TWiki og pmWiki. Dette er bare toppen av Wiki-isfjellet, men gir et godt innblikk i funksjonene du bør forvente å se gjennom søket ditt etter den beste Wiki-en for din implementering. Wiki-velgingsveiviseren på WikiMatrix-nettstedet er også et godt sted å begynne. Hver av disse Wikiene jeg har nevnt hittil er tilgjengelige gratis, og i stedet for å bruke mye tid på å studere fordelene deres, kan det hende du ønsker å bare laste ned én eller flere av dem, installere dem på en reserveserver og prøve dem ut.

I tillegg til frittstående Wiki-produkter som vi har nevnt her, finnes det også Wiki-motorer bygget inn i flere enterprise-innholdsstyring- og portalsystemer som Microsofts Sharepoint, Alfresco og Joomla. For alle bedrifter som ønsker å gjøre en større investering i et enterprise-innholdsstyringssystem, kan det å ha Wiki-funksjonalitet bygget inn i det produktet gi ett, samlet intranettwebportal-grensesnitt for å betjene mange forskjellige interne dokumentasjons- og dokumentlagringsbehov.

Wikier er kraftige og rimelige verktøy som små og mellomstore bedrifter kan utnytte i dag, selv i et klima med budsjettkutt og usikkerhet, for å dokumentere prosesser, lette dokumentasjonsbyrder og øke intern kommunikasjon og effektivitet. Det er lite sannsynlig at vi vil se populariteten til Wiki-konseptet avta, men de begynner allerede å ta sin plass som en bærebjelke i forretningsdokumentasjon og kommunikasjonsprosessen.