Brug af en Wiki til Hurtig Dokumentation

Hvis din virksomhed ligner de virksomheder, jeg normalt beskæftiger mig med, er et af de sværeste emner at tackle dokumentation. Dette kan inkludere alle slags dokumentation fra HR-processer til regnskabspraksis til kernforretningsprocedurer til informationsteknologiafdelingens systemregistre. Virksomheder har brug for god dokumentation af mange årsager.

Traditionelt ender små virksomheder simpelthen med at undvære nøgledokumentation og skal genopfinde hjulet hver gang noget opstår, som de personer, der aktuelt arbejder, ikke har haft chance for at lære processen udenad. Større virksomheder placerer ofte deres begrænsede dokumentation i Microsoft Word- eller Adobe PDF-filer og opbevarer dem på en søgningsuvenlig filserver, eller muligvis endda på papir – lagt i store ringbind, som ingen engang ved eksisterer, endsige ved, hvordan man finder nødvendig information i dem. Disse er ikke effektive processer, men der er en enkel løsning.

Løsningen er en webbaseret applikation kendt som en Wiki. De fleste mennesker får deres første introduktion til en Wiki via den allestedsnærværende online encyklopædi Wikipedia, som er bygget på en Wiki-platform (MediaWiki, for at være præcis), men dette er næppe den eneste brug for en Wiki. Wikier er enkle dokumentarkiver designet til at give mange redaktører mulighed for nemt at oprette og redigere online dokumentation. Hele konceptet med Wiki handler om at være enkelt og nemt. Det fulde navn, Wiki Wiki, betyder “hurtig” eller “rask” på hawaiiansk.

Wikier har nu eksisteret i adskillige år og er begyndt at blive populære i mange virksomheder. Wikier er generelt meget lette, og der er mange leverandører, der laver både open source og proprietære Wiki-produkter ud over adskillige hostede tjenester tilgængelige online. Du kan virkelig vælge en Wiki baseret på dine særlige behov. De fleste Wiki-produkter er gratis, og for den budgetbevidste virksomhed er der ingen grund til at betragte en Wiki som et omkostningscenter. Dette er et simpelt produkt, som din IT-afdeling burde kunne rulle ud til dig hurtigt og nemt og give dig et dokumentationsarkiv med det samme.

I begyndelsen er ideen med en Wiki lidt fremmed for de fleste mennesker. På internettet støder vi ofte på Wikier i brug til systemdokumentation. Dette er ved at blive stadig mere populært. Wikier bruges ofte til at give alle mulighed for at logge ind og foretage dokumentationsændringer. Dette kan være en god måde at komme i gang med din Wiki. Du kan også starte fra begyndelsen med detaljerede brugeradgangskontroller, der kun giver visse personer tilladelse til at sende dokumentation i systemet i stedet for at tillade et dokumentationsfrit-for-alle. Dine behov vil afhænge af din type organisation.

Det, der gør Wiki-konceptet kraftfuldt, er den lethed, hvormed nogen kan hoppe ind, søge efter dokumenter, de har brug for, og oprette eller ændre disse dokumenter, hvis de ikke kan finde de oplysninger, de leder efter. Hele konceptet med Wiki opfordrer virkelig medarbejderne til at gøre brug af formatet. At sænke barrierne for at oprette nyttig dokumentation er den bedst mulige måde at få dokumentation skabt, og fordi dokumentationen er så let at ændre, er det langt mere sandsynligt, at det dokument vil blive holdt opdateret.

En fælles funktion i Wiki-systemer er ideen om at spore ændringer til Wiki-sider. Dette betyder, at hvis nogen går ind og foretager en ændring til en side, kan personer, der bruger Wiki-systemet, se tidligere versioner af det dokument for at se, hvilke ændringer der er foretaget over tid, og af hvem disse ændringer er foretaget. Denne funktion gør det også meget enkelt for en systemadministrator at rulle dårlige ændringer tilbage, hvis nogen ikke sender passende indhold.

En af mine personlige foretrukne Wiki-funktioner er ideen om at abonnere på en bestemt Wiki-side enten via e-mail eller et RSS-feed. Abonnementsmodellen giver alle medarbejdere mulighed for at blive adviseret om ændringer til dokumentation, som de tager interesse i. Disse kan være medarbejdere, for hvem en bestemt Wiki-side er kritisk for deres jobfunktioner, såsom HR-ledere, der følger ændringer til virksomhedens ansættelsespolitiksider, eller bare interesserede medarbejdere, der ønsker at vide, hvornår en side ændres, såsom ledere, der abonnerer på kantinens frokostmenusidc, eller udviklere, der abonnerer på en side om et bestemt softwareprojekts status.

Denne metode er en vidunderlig måde at give alle mulighed for at holde sig opdateret om al offentligt tilgængelig viden uden at skulle afbryde den faktiske proces for at se status. Nyttig på alle niveauer i organisationen og ekstremt enkel. Så ofte gør organisationer et dårligt stykke arbejde med at holde alle “i løkken”, der har brug for det, og med Wiki-abonnementsmodellen har alle mulighed for at tage ansvar for at holde sig informeret via den metode, der er mest nyttig for dem.

Som jeg nævnte tidligere, er der mange Wiki-produkter tilgængelige på markedet i dag. Der er nok af dem til, at valget af ét faktisk er en ret formidabel opgave. Nogle nøgledifferentiatorer mellem produkter inkluderer deres brugslicens, datalagringsarkitekturen – typisk filsystembaseret eller databasebaseret, deres platformsafhængighed og deres integration med andre produkter og autentificeringssystemer. Der er naturligvis også muligheden for at vælge en hostet Wiki-tjeneste, der hoster din Wiki online – dette er for det meste populært hos virksomheder, der bruger Wikier som et middel til at betjene deres kunder frem for til privat, intern dokumentation. Der er så mange Wikier at vælge imellem, at webstedet WikiMatrix er dedikeret til at hjælpe dig med at vælge den Wiki, der passer bedst til dig.

Inden du dykker ned i verdenen af at udforske Wikier på egen hånd, vil jeg nævne et par, der er ret populære og værd at undersøge tidligt i din Wiki-beslutningsproces. Populære Wiki-platforme inkluderer MediaWiki, DokuWiki, TWiki og pmWiki. Disse er blot toppen af Wiki-isbjerget, men giver et godt indblik i de funktioner, du bør forvente at se i hele din søgning efter den bedste Wiki til din implementering. Wiki-valgsguiden på WikiMatrix-webstedet er også et godt sted at begynde. Hver af disse Wikier, som jeg hidtil har nævnt, er tilgængelige gratis, og frem for at bruge meget tid på at studere deres fordele, ønsker du måske blot at downloade en eller flere af dem, installere dem på en reserveserver og prøve dem.

Ud over selvstændige Wiki-produkter som dem, vi har nævnt her, er der også Wiki-motorer indbygget i adskillige enterprise content management- og portalsystemer, såsom Microsoft's Sharepoint, Alfresco og Joomla. For alle virksomheder, der ønsker at foretage en større investering i et enterprise content management-system, kan det at have Wiki-funktionalitet indbygget i det produkt give en enkelt, samlet intranet-webportalinterface til at tjene mange forskellige interne dokumentations- og dokumentlagringsbehov.

Wikier er kraftfulde og overkommelige værktøjer, som small and medium businesses kan udnytte i dag, selv i et klima af budgetnedskæringer og usikkerhed, til at dokumentere processer, lette dokumentationsbyrder og øge intern kommunikation og effektivitet. Det er usandsynligt, at vi vil se populariteten af Wiki-konceptet aftage; snarere begynder de allerede at tage deres plads som et grundlæggende element i virksomhedens dokumentations- og kommunikationsproces.