त्वरित Documentation के लिए Wiki का उपयोग

यदि आपका व्यवसाय उन व्यवसायों जैसा है जिनसे मैं सामान्यतः निपटता हूँ, तो सबसे कठिन काम documentation है। इसमें human resources प्रक्रियाओं से लेकर accounting practices, core business procedures से लेकर information technology विभाग के system records तक सभी प्रकार की documentation शामिल हो सकती है। व्यवसायों को कई कारणों से अच्छी documentation की जरूरत होती है।

परंपरागत रूप से छोटे व्यवसाय बस प्रमुख documentation के बिना काम करते हैं और हर बार जब कुछ ऐसा आता है जिसके लिए वर्तमान में काम करने वाले लोगों को प्रक्रिया को याद करने का मौका नहीं मिला है तो उन्हें wheel को फिर से बनाना पड़ता है। बड़े व्यवसाय अक्सर अपनी सीमित documentation को Microsoft Word या Adobe PDF files में डालते हैं और उन्हें एक unsearchable file server में या संभवतः कागज पर भी संग्रहीत करते हैं - उन्हें बड़े, ringed binders में रखते हैं जिसके बारे में कोई यह भी नहीं जानता कि वे मौजूद हैं, उनके भीतर आवश्यक जानकारी कैसे खोजें तो बहुत दूर की बात है। ये प्रभावी प्रक्रियाएं नहीं हैं, लेकिन एक सरल समाधान है।

समाधान एक web-based application है जिसे Wiki कहा जाता है। अधिकांश लोगों को Wiki से पहली बार परिचय सर्वव्यापी ऑनलाइन encyclopedia Wikipedia के माध्यम से होता है जो एक Wiki platform (विशेष रूप से MediaWiki) पर बनी है, लेकिन यह Wiki के लिए शायद ही एकमात्र उपयोग है। Wikis सरल document repositories हैं जो कई editors को आसानी से ऑनलाइन documentation बनाने और संशोधित करने की अनुमति देने के लिए design की गई हैं। Wiki की पूरी अवधारणा सरल और आसान होने के बारे में है। पूरा नाम, Wiki Wiki, हवाई भाषा में "quick" या "fast" का अर्थ है।

Wikis अब कई वर्षों से हैं और कई व्यवसायों में लोकप्रिय होने लगी हैं। Wikis आमतौर पर बहुत lightweight हैं और कई vendors हैं जो open source और proprietary Wiki products दोनों बना रहे हैं, इसके अलावा ऑनलाइन उपलब्ध कई hosted services भी हैं। आप वास्तव में अपनी विशेष जरूरतों के आधार पर एक Wiki चुन सकते हैं। अधिकांश Wiki products मुफ्त हैं और बजट-conscious व्यवसाय के लिए Wiki को एक cost center मानने की कोई जरूरत नहीं है। यह एक सरल product है जिसे आपका IT विभाग जल्दी और आसानी से आपके लिए deploy कर सकता है, जिससे आपको तुरंत एक documentation repository मिल जाती है।

पहले तो Wiki का विचार अधिकांश लोगों के लिए थोड़ा अजीब लगता है। Internet पर हम अक्सर system documentation के लिए उपयोग में Wikis का सामना करते हैं। यह तेजी से लोकप्रिय हो रहा है। Wikis का उपयोग अक्सर किसी को भी log in करने और documentation में बदलाव करने की अनुमति देने के लिए किया जाता है। यह आपकी Wiki के साथ शुरुआत करने का एक अच्छा तरीका हो सकता है। आप शुरुआत से ही विस्तृत user access controls के साथ शुरू कर सकते हैं जो केवल कुछ व्यक्तियों को system में documentation post करने की अनुमति देता है बजाय एक documentation free-for-all की अनुमति के। आपकी जरूरतें आपके संगठन के प्रकार पर निर्भर करेंगी।

Wiki अवधारणा को शक्तिशाली बनाने वाली बात वह सहजता है जिसके साथ कोई भी उन documents को खोजने के लिए hop on कर सकता है जिनकी उन्हें जरूरत है और उन documents को बना या संशोधित कर सकता है यदि वे वह जानकारी नहीं पा सकते जिसकी वे तलाश कर रहे हैं। Wiki की पूरी अवधारणा वास्तव में staff को format का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करती है। उपयोगी documentation बनाने की बाधा को कम करना documentation बनाने का सबसे अच्छा संभव तरीका है, और क्योंकि documentation को संशोधित करना इतना आसान है इससे यह बहुत अधिक संभावना है कि उस document को up to date रखा जाएगा।

Wiki systems के बीच एक सामान्य feature Wiki pages में परिवर्तनों को track करने का विचार है। इसका मतलब है कि यदि कोई किसी page में बदलाव करता है तो Wiki system का उपयोग करने वाले लोग उस document के पिछले versions देख सकते हैं कि समय के साथ क्या बदलाव हुए हैं और वे बदलाव किसने किए हैं। यह feature एक system administrator के लिए खराब बदलावों को rollback करना भी बहुत सरल बनाती है यदि कोई appropriately post नहीं कर रहा है।

मेरे व्यक्तिगत पसंदीदा Wiki features में से एक email या RSS feed के माध्यम से किसी विशेष Wiki page को subscribe करने का विचार है। Subscription model किसी भी staff members को उन documentation में बदलावों के बारे में alert होने की अनुमति देता है जिनमें उनकी रुचि है। ये ऐसे staff members हो सकते हैं जिनके लिए एक विशेष Wiki page उनके job functions के लिए महत्वपूर्ण है जैसे HR managers जो corporate employment policies pages में बदलावों का पालन कर रहे हैं या बस interested staff members जो जानना चाहते हैं कि page कब बदलती है जैसे managers cafeteria के lunch menu page की subscribe कर रहे हैं या developers किसी विशेष software project की status के बारे में एक page की subscribe कर रहे हैं।

यह method किसी को भी बिना actual process को interrupt किए status देखने की जरूरत के बिना किसी भी publicly available knowledge के साथ बने रहने का एक शानदार तरीका है। संगठन के हर स्तर पर उपयोगी और अत्यंत सरल। संगठन अक्सर उन सभी को "loop में" रखने का खराब काम करते हैं जिन्हें होने की जरूरत है और Wiki subscription model के साथ सभी के पास जो उन्हें सबसे उपयोगी method है उसके माध्यम से खुद को सूचित रखने की जिम्मेदारी लेने का अवसर है।

जैसा कि मैंने पहले उल्लेख किया, आज बाजार में कई Wiki products उपलब्ध हैं। इतने सारे हैं कि एक चुनना वास्तव में एक काफी formidable कार्य है। Products के बीच कुछ प्रमुख differentiators में उनका use license, data store architecture - आमतौर पर filesystem based या database based, उनकी platform dependence और अन्य products और authentication systems के साथ उनका integration शामिल है। बेशक एक hosted Wiki service चुनने का विकल्प भी है जो आपकी Wiki को ऑनलाइन host करती है - ज्यादातर यह उन कंपनियों के साथ लोकप्रिय है जो Wikis को अपने ग्राहकों की सेवा करने के साधन के रूप में उपयोग कर रही हैं बजाय private, internal documentation के। इतने सारे Wikis हैं जिनमें से चुनना है कि site WikiMatrix आपके लिए सबसे अच्छी Wiki चुनने में मदद करने के लिए समर्पित है।

इससे पहले कि आप अपने दम पर Wikis की दुनिया की खोज में उतरें मैं कुछ ऐसे का उल्लेख करूंगा जो काफी लोकप्रिय हैं और आपकी Wiki निर्णय लेने की प्रक्रिया में जल्दी देखने लायक हैं। लोकप्रिय Wiki platforms में MediaWiki, DokuWiki, TWiki और pmWiki शामिल हैं। ये Wiki iceberg की बस नोक हैं लेकिन उन features की एक अच्छी झलक प्रदान करते हैं जो आप अपनी implementation के लिए सबसे अच्छी Wiki की खोज में देखना चाहेंगे। WikiMatrix web site पर Wiki चुनने का wizard एक बढ़िया जगह है जहाँ से भी शुरू किया जा सकता है। मैंने अब तक जिन इन Wikis का उल्लेख किया है वे सभी मुफ्त में उपलब्ध हैं और उनके benefits का बहुत अध्ययन करने में समय बिताने के बजाय आप बस एक या अधिक download करना, उन्हें एक spare server पर install करना और उन्हें आजमाना चाह सकते हैं।

यहाँ हमने जो standalone Wiki products का उल्लेख किया है उनके अलावा कई enterprise content management और portal systems जैसे Microsoft के Sharepoint, Alfresco और Joomla में built-in Wiki engines भी हैं। उन किसी भी व्यवसाय के लिए जो enterprise content management system में एक बड़ा निवेश करना चाह रहे हैं, उस product में built-in Wiki functionality होने से कई अलग-अलग internal documentation और document storage जरूरतों की सेवा करने के लिए एक single, unified Intranet web portal interface प्रदान किया जा सकता है।

Wikis शक्तिशाली और किफायती tools हैं जिन्हें छोटे और मध्यम व्यवसाय आज, budget cuts और अनिश्चितता के माहौल में भी, प्रक्रियाओं को document करने, documentation के बोझ को कम करने और internal communications और efficiency बढ़ाने के लिए leverage कर सकते हैं। यह असंभव है कि हम Wiki अवधारणा की लोकप्रियता को कम होते देखेंगे, बल्कि वे पहले से ही business documentation और communication process के एक प्रमुख हिस्से के रूप में अपनी जगह लेने लगे हैं।