استخدام Gmail لنسخ بريدك الإلكتروني احتياطيًا

حين تحلّ الكوارث، يكون من المفيد التأمل في الإجراءات الوقائية التي كان يمكنها إنقاذ الموقف. إن العمل في مجال تقنية المعلومات، كما أفعل، يجعل التخفيف من حدة الكوارث بل ومنعها جزءًا كبيرًا من المهمة. ومهما بذلنا من جهد، قد تحلّ الكارثة رغم ذلك، لذا فإن الاستعداد لها أمر بالغ الأهمية.

البريد الإلكتروني هو أحد تلك الأنظمة التي لا تستطيع أي مؤسسة تجارية تقريبًا الاستغناء عنها في هذا العصر. والوصول السريع إلى رسائل البريد الإلكتروني المفقودة لا يقل أهمية عن إعادة تشغيل البريد الإلكتروني.

مؤخرًا، اضطررت إلى التعامل مع كارثة بريد إلكتروني بالغة الخطورة. ضاع كثير من رسائل البريد الإلكتروني. لم يكن إعادة تشغيل البريد الإلكتروني أمرًا عسيرًا، لكن الكثير من الرسائل ضاعت. وفي جلسة ما بعد الحادثة، نظرنا في كثير من الحلول المحتملة للمشكلة المستمرة المتعلقة بالنسخ الاحتياطي للبريد الإلكتروني، والتي كثيرًا ما تكون صعبة ومعقدة إذا أُريد القيام بها على نحو صحيح.

من أفضل الاقتراحات التي طُرحت في جلسات هندسة ما بعد الحادثة كان إجراء نسخ احتياطي للبريد الإلكتروني فور وصوله، رسالةً رسالةً، عن طريق إعادة توجيهه إلى خدمة Gmail من Google.

الآن، قبل أن نمضي بعيدًا، لا بد أن أوضح أن هذا ليس حلًا شاملًا للنسخ الاحتياطي. إن استخدام إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى Gmail (أو أي خدمة بريد إلكتروني أخرى) يستلزم التعامل مع كل حساب على حدة، مما يجعله يتوسّع بصورة رديئة جدًا. وسيكون كابوسًا إداريًا لأي جهة تضم عددًا معقولًا من الموظفين، غير أنه سهل جدًا للمؤسسات الصغيرة جدًا التي قد تصل إلى عشرين أو ثلاثين شخصًا. كما أنه لا يتعامل مع البريد الصادر (المُرسَل) بأي صورة، بل يقتصر على البريد الوارد فحسب - وهو حيث تقع الرسائل المهمة في الغالب. ولا يزال النسخ الاحتياطي التقليدي لنظام البريد الإلكتروني ضروريًا. فهذه في حقيقتها خدمة مكمّلة لا بديل.

ما يميز إعادة التوجيه إلى Gmail هو أنها مجانية، وبالغة السهولة، ويمكن لمستخدمي البريد الإلكتروني الذين يرغبون في ذلك تفعيلها وتجاهلها من لا يريدها، وهي شبه فورية وتستمر النسخ الاحتياطية حتى حين لا يكون عميل البريد الإلكتروني متصلًا - خلافًا لاستراتيجية النسخ الاحتياطي القائمة على عميل IMAP أو POP. توفر Google قدرًا كبيرًا من مساحة التخزين لدرجة أنه يمكنك على الأرجح إرسال سنوات من رسائل البريد الإلكتروني إلى Gmail دون أن تحتاج إلى تنظيف رسائلك المؤرشفة قط.

يمكن إعداد إعادة توجيه البريد الإلكتروني من قِبَل المستخدمين الفرديين أو من قِبَل مسؤول البريد الإلكتروني، وإن كان ذلك قد يُشكّل مصدر إشكال إن لم يكن المستخدمون الفرديون يديرون حسابات Gmail الخاصة بهم. ثمة أيضًا خيار محتمل يتمثل في توجيه عدة حسابات بريد إلكتروني تابعة للشركة إلى حساب Gmail واحد، وإن كان الجمع بين رسائل البريد الإلكتروني سيُفضي إلى صداع محتمل من كل أنواع المشكلات لاحقًا، لذا احرص على الاطمئنان جيدًا بشأن مدى قانونية الجمع بين رسائل البريد الإلكتروني على هذه الطريقة.

تحتاج المؤسسات الأصغر إلى دراسة متأنية لكيفية الاستفادة القصوى من خيارات البريد الإلكتروني المتاحة لها. إعادة توجيه البريد الإلكتروني إحدى الوسائل التي يمكن للمؤسسات الصغيرة جدًا أن تستغل بها حجمها الصغير. أما المؤسسات الكبيرة فستُضطر إلى استخدام استراتيجيات نسخ احتياطي أكثر تعقيدًا وتكلفة لتحقيق النتائج ذاتها.