Gmail을 이용한 이메일 백업

재난이 발생했을 때는 어떤 예방 조치가 상황을 구할 수 있었을지 되돌아보기 좋은 시간입니다. IT 분야에서 일하는 저에게 재난을 완화하고 예방하는 것은 업무의 중요한 부분입니다. 아무리 노력해도 재난은 발생할 수 있으며, 이에 대비하는 것은 매우 중요합니다.

이메일은 오늘날 거의 모든 기업이 없어서는 안 될 시스템 중 하나입니다. 손실된 이메일 메시지를 신속하게 복구하는 것은 이메일 서비스를 다시 가동하는 것만큼이나 중요합니다.

최근 저는 상당히 심각한 이메일 장애를 처리해야 했습니다. 많은 이메일이 손실되었습니다. 이메일을 다시 복구하는 것은 그리 어렵지 않았지만, 많은 이메일이 유실되었습니다. 사후 검토 회의에서 우리는 종종 까다롭고 제대로 수행하기 어려운 이메일 백업의 지속적인 문제에 대한 다양한 잠재적 해결책을 살펴보았습니다.

사후 검토 엔지니어링 세션에서 제안된 최선의 방안 중 하나는 Google의 Gmail 서비스로 포워딩을 통해 메시지별로 실시간으로 이메일을 백업하는 것이었습니다.

본론으로 들어가기 전에, 이것이 포괄적인 백업 솔루션이 아님을 먼저 말씀드려야 합니다. Gmail(또는 다른 이메일 서비스)로의 이메일 포워딩은 계정별로 처리해야 하므로 확장성이 매우 낮습니다. 규모가 있는 조직에서는 관리 악몽이 될 수 있지만, 최대 20~30명 정도의 매우 소규모 조직에서는 상당히 쉽게 적용할 수 있습니다. 또한 발신(보낸) 이메일은 처리하지 않고 수신 이메일만 처리합니다. 중요한 메시지는 거의 항상 수신함에 있습니다. 기존 이메일 시스템의 전통적인 백업은 여전히 필요합니다. 이것은 대체 솔루션이 아니라 보완적인 서비스입니다.

Gmail로 포워딩하는 것의 장점은 무료이고, 매우 편리하며, 원하는 이메일 사용자는 설정하고 원치 않는 사용자는 무시할 수 있고, 거의 즉각적이며, 이메일 클라이언트가 연결되지 않은 상태에서도 백업이 계속된다는 점입니다. IMAP 또는 POP 클라이언트 기반 백업 전략과 달리 이런 장점이 있습니다. Google은 방대한 저장 용량을 제공하므로 보관된 메시지를 정리하지 않고도 수년간의 이메일 메시지를 Gmail에 보낼 수 있을 것입니다.

이메일 포워딩은 개별 사용자 또는 이메일 관리자가 설정할 수 있지만, 개별 사용자가 자신의 Gmail 계정을 관리하지 않으면 문제가 될 수 있습니다. 여러 회사 이메일 계정을 하나의 Gmail 계정으로 포워딩하는 옵션도 있지만, 이메일을 혼합하면 나중에 각종 잠재적 문제가 발생하므로, 이런 방식으로 이메일을 합치는 것에 대한 법적 근거를 충분히 확인해야 합니다.

소규모 조직은 자신들이 이용 가능한 이메일 옵션을 최대한 활용하는 방법을 신중하게 고려해야 합니다. 이메일 포워딩은 매우 소규모 조직이 자신의 규모를 활용할 수 있는 한 가지 방법입니다. 대규모 조직은 동일한 결과를 얻기 위해 더 복잡하고 비용이 많이 드는 백업 전략을 사용해야 합니다.