Bruke GMail til å sikkerhetskopiere e-posten din

Når katastrofen rammer, er det et godt tidspunkt å reflektere over hvilke forebyggende tiltak som kunne ha reddet situasjonen. Å jobbe med IT, slik jeg gjør, handler mye om å dempe og til og med forhindre katastrofer. Uansett hvor hardt vi prøver, kan katastrofen likevel inntreffe, og å være forberedt på det er svært viktig.

E-post er ett av de systemene som nesten ingen bedrifter kan fungere uten i dagens samfunn. Å få tilgang til tapte e-postmeldinger raskt er nesten like viktig som å få e-posten til å flyte igjen.

Nylig måtte jeg håndtere en ganske alvorlig e-postkatastrofe. Mye e-post gikk tapt. Å få e-posten opp og gå igjen var ikke så vanskelig, men mye e-post hadde gått tapt. I en etteranalyse undersøkte vi mange potensielle løsninger på det pågående problemet med e-postsikkerhetskopiering, som ofte er vanskelig og krevende å gjøre riktig.

Ett av de beste forslagene som ble fremmet i etterforskningsmøtene våre, var å sikkerhetskopiere e-post løpende, melding for melding, via videresending til Googles GMail-tjeneste.

Før vi går for langt, må jeg presisere at dette ikke er en fullstendig løsning for sikkerhetskopiering. Å bruke e-postvideresending til GMail (eller en annen e-posttjeneste) må håndteres konto for konto, noe som gjør at det skalerer svært dårlig. Det vil være et administrativt mareritt for en virksomhet av noen som helst størrelse, men er ganske enkelt for en svært liten organisasjon med opp til kanskje tjue eller tretti personer. Det håndterer heller ikke utgående (sendt) e-post på noen måte, men kun innkommende e-post – som nesten alltid er der de viktige meldingene befinner seg. En tradisjonell sikkerhetskopiering av e-postsystemet ditt er fortsatt nødvendig. Dette er virkelig en komplementær tjeneste, ikke en erstatningsløsning.

Det flotte med å videresende til GMail er at det er gratis, det er ekstremt praktisk, det kan håndteres av e-postbrukerne som ønsker det og ignoreres av dem som ikke gjør det, det skjer nesten umiddelbart og sikkerhetskopiene vil fortsette selv når en e-postklient ikke er tilkoblet – i motsetning til en IMAP- eller POP-klientbasert sikkerhetskopieringsstrategi. Google tilbyr så mye lagringskapasitet at du sannsynligvis kan sende mange års e-postmeldinger til GMail uten noen gang å måtte rydde opp i de arkiverte meldingene dine.

E-postvideresending kan settes opp av individuelle brukere eller av en e-postadministrator, selv om dette kan være problematisk dersom individuelle brukere ikke administrerer sine egne GMail-kontoer. Det er også den potensielle muligheten til å la flere bedriftse-postkontoer videresende til én enkelt GMail-konto, selv om sammenblanding av e-post vil resultere i alle slags potensielle hodepiner senere – og du bør være svært trygg på det juridiske grunnlaget for å kombinere e-post på denne måten.

Mindre organisasjoner må nøye vurdere hvordan de best kan dra nytte av de e-postalternativene som er tilgjengelige for dem. E-postvideresending er én måte der svært små organisasjoner kan dra nytte av sin størrelse. Store organisasjoner ville være tvunget til å bruke mer komplekse og kostbare sikkerhetskopieringsstrategier for å oppnå de samme resultatene.