Używanie GMail do tworzenia kopii zapasowej poczty e-mail

Gdy nadchodzi katastrofa, warto zastanowić się, jakie działania zapobiegawcze mogłyby uratować sytuację. Pracując w branży IT, tak jak ja, łagodzenie, a nawet zapobieganie katastrofom jest istotną częścią pracy. Bez względu na to, jak bardzo się staramy, katastrofa może nadal nadejść, a bycie na nią przygotowanym jest bardzo ważne.

Poczta e-mail jest jednym z tych systemów, bez których niemal żadna firma nie może funkcjonować w dzisiejszych czasach. Szybki dostęp do utraconych wiadomości e-mail jest niemal tak samo ważny, jak przywrócenie działania samej poczty.

Niedawno musiałem zmierzyć się z dość poważną katastrofą pocztową. Utracono dużo wiadomości e-mail. Przywrócenie działania poczty nie było zbyt trudne, ale wiele wiadomości przepadło. W ramach analizy postmortem przyjrzeliśmy się wielu potencjalnym rozwiązaniom trwającego problemu z kopiami zapasowymi poczty e-mail, które często są trudne i skomplikowane do prawidłowego wykonania.

Jedną z najlepszych propozycji zgłoszonych podczas naszych sesji inżynierskich post-mortem było tworzenie kopii zapasowej poczty e-mail na bieżąco, wiadomość po wiadomości, poprzez przekazywanie do usługi GMail firmy Google.

Zanim zajdziemy za daleko, muszę zaznaczyć, że nie jest to kompleksowe rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych. Korzystanie z przekierowania poczty e-mail do GMail (lub innej usługi pocztowej) musi być obsługiwane konto po koncie, co powoduje bardzo słabą skalowalność. Byłoby to koszmarem administracyjnym dla firmy dowolnej wielkości, ale jest całkiem proste dla bardzo małej organizacji liczącej do możliwie dwudziestu lub trzydziestu osób. Nie obsługuje też w żaden sposób poczty wychodzącej (wysłanej) — tylko przychodzącej, a to właśnie tam zazwyczaj znajdują się ważne wiadomości. Tradycyjna kopia zapasowa systemu poczty e-mail jest nadal konieczna. Jest to naprawdę usługa uzupełniająca, a nie zastępcze rozwiązanie.

Wielką zaletą przekierowania do GMail jest to, że jest bezpłatne, niezwykle wygodne, może być obsługiwane przez użytkowników poczty, którzy tego chcą, i ignorowane przez tych, którzy tego nie chcą — jest niemal natychmiastowe, a kopie zapasowe będą kontynuowane nawet wtedy, gdy klient poczty nie jest połączony — w przeciwieństwie do strategii tworzenia kopii zapasowych opartych na kliencie IMAP lub POP. Google zapewnia tak dużą pojemność pamięci masowej, że prawdopodobnie można wysyłać lata wiadomości e-mail do GMail bez konieczności kiedykolwiek czyszczenia zarchiwizowanych wiadomości.

Przekierowanie poczty e-mail może być skonfigurowane przez indywidualnych użytkowników lub przez administratora poczty, choć jeśli indywidualni użytkownicy nie zarządzają własnymi kontami GMail, może to być problematyczne. Istnieje również możliwość przekierowania kilku firmowych kont e-mail na jedno konto GMail, choć łączenie poczty e-mail będzie rodzić wszelkiego rodzaju potencjalne problemy w przyszłości — należy być bardzo pewnym podstaw prawnych łączenia poczty w ten sposób.

Mniejsze organizacje muszą starannie rozważyć, jak najlepiej wykorzystać dostępne dla nich opcje poczty e-mail. Przekierowanie poczty e-mail jest jednym ze sposobów, w jaki bardzo małe organizacje mogą skorzystać ze swojego rozmiaru. Duże organizacje byłyby zmuszone do stosowania bardziej złożonych i kosztownych strategii tworzenia kopii zapasowych, aby osiągnąć te same wyniki.