GMailを使ったメールバックアップ

災害が起きたとき、どのような予防措置が役立ったかを振り返るのは良い機会です。私のようにITの仕事をしている人間にとって、災害を軽減・防止することは業務の大きな部分を占めています。どれだけ努力しても災害は起こりうるものであり、備えておくことは非常に重要です。

メールは、現代においてほぼすべてのビジネスが欠かすことのできないシステムの一つです。失われたメールメッセージに素早くアクセスできることは、メールを再び使えるようにすることと同じくらい重要です。

最近、私はかなり深刻なメール障害に対処しなければなりませんでした。大量のメールが失われてしまいました。メールを復旧させることはそれほど難しくはありませんでしたが、多くのメールが失われていました。事後分析の場では、適切に行うことが難しいメールバックアップの継続的な課題に対する、多くの潜在的な解決策を検討しました。

事後分析のエンジニアリングセッションで出た最も優れた提案の一つは、Google の GMail サービスへの転送によって、メールをリアルタイムでメッセージごとにバックアップするというものでした。

本題に入る前に、これは包括的なバックアップソリューションではないことを明記しておく必要があります。GMail（またはその他のメールサービス）へのメール転送はアカウントごとに設定しなければならないため、拡張性が非常に低くなります。ある程度の規模の組織では管理上の悪夢となりますが、20〜30人程度の非常に小規模な組織であれば十分に対応可能です。また、送信（送信済み）メールには対応しておらず、受信メールのみが対象です。受信メールにこそ重要なメッセージが含まれていることがほとんどですが。従来のメールシステムのバックアップは引き続き必要です。これはあくまで補完的なサービスであり、代替ソリューションではありません。

GMail への転送の優れた点は、無料であること、非常に便利であること、希望するメールユーザーが自分で設定でき、不要なユーザーは無視できること、ほぼリアルタイムであること、そしてメールクライアントが接続されていないときでもバックアップが継続されることです。これは IMAP や POP クライアントベースのバックアップ戦略とは異なります。Google は非常に大きなストレージ容量を提供しているため、アーカイブされたメッセージを削除する必要なく、何年分ものメールメッセージを GMail に送り続けることができるでしょう。

メール転送は個々のユーザーまたはメール管理者が設定できますが、個々のユーザーが自分の GMail アカウントを管理していない場合は問題が生じる可能性があります。また、複数の会社のメールアカウントを1つの GMail アカウントに転送するオプションもありますが、メールを混在させると後々さまざまな問題が生じる可能性があります。この方法でメールを統合することの法的な根拠についても十分に確認してください。

小規模な組織は、利用可能なメールオプションを最大限に活用する方法を慎重に検討する必要があります。メール転送は、非常に小規模な組織がその規模を活かせる方法の一つです。大規模な組織では、同じ結果を達成するためにより複雑でコストのかかるバックアップ戦略を使用せざるを得ないでしょう。