Использование GMail для резервного копирования электронной почты

Когда случается катастрофа, самое время задуматься о том, какие профилактические меры могли бы спасти положение. Работая в сфере ИТ, как это делаю я, смягчение и даже предотвращение катастроф является важной частью работы. Как бы мы ни старались, катастрофа всё равно может случиться, и быть к ней готовым очень важно.

Электронная почта — одна из тех систем, без которых практически ни один бизнес не может функционировать в наше время. Быстро восстановить утерянные письма почти так же важно, как и возобновить работу электронной почты в целом.

Недавно мне пришлось столкнуться с довольно серьёзной проблемой с электронной почтой. Было утеряно много писем. Восстановить работу почты оказалось не так сложно, но множество писем было потеряно безвозвратно. В ходе разбора полётов мы рассмотрели множество потенциальных решений давней проблемы резервного копирования электронной почты, которое нередко бывает сложным и трудновыполнимым.

Одним из лучших предложений, прозвучавших на наших инженерных сессиях по разбору полётов, было резервное копирование электронной почты в режиме реального времени, сообщение за сообщением, путём пересылки в сервис GMail от Google.

Прежде чем двигаться дальше, необходимо оговориться: это не комплексное решение для резервного копирования. Использование пересылки электронной почты в GMail (или любой другой почтовый сервис) требует настройки для каждой учётной записи отдельно, что делает его плохо масштабируемым. Для организации любого размера это было бы административным кошмаром, однако для очень небольшой организации — до двадцати или тридцати человек — это вполне удобно. Также данное решение никак не охватывает исходящую (отправленную) почту, а только входящую — хотя именно там, как правило, находятся важные сообщения. Традиционное резервное копирование почтовой системы по-прежнему необходимо. Это действительно дополнительный сервис, а не замена основному решению.

Главное достоинство пересылки в GMail — это бесплатно, чрезвычайно удобно, может настраиваться самими пользователями, кто этого хочет, и игнорироваться теми, кто не хочет; это практически мгновенно, и резервное копирование продолжается даже тогда, когда почтовый клиент не подключён — в отличие от стратегии резервного копирования на основе IMAP- или POP-клиента. Google предоставляет настолько большой объём хранилища, что вы, вероятно, сможете пересылать письма в GMail годами, не нуждаясь в очистке архива.

Пересылку электронной почты могут настроить как сами пользователи, так и администратор электронной почты, хотя если пользователи не управляют своими учётными записями GMail самостоятельно, это может вызвать проблемы. Существует также потенциальная возможность направить несколько корпоративных почтовых аккаунтов на одну учётную запись GMail, однако смешивание почты повлечёт за собой всевозможные потенциальные головные боли в будущем. Убедитесь, что вы твёрдо уверены в своей правовой позиции при таком объединении электронной почты.

Небольшим организациям необходимо тщательно обдумать, как наилучшим образом воспользоваться имеющимися у них возможностями электронной почты. Пересылка электронной почты — один из способов, с помощью которого очень небольшие организации могут воспользоваться преимуществами своего размера. Крупные организации были бы вынуждены использовать более сложные и дорогостоящие стратегии резервного копирования для достижения тех же результатов.