Brug af GMail til at sikkerhedskopiere din e-mail

Når katastrofen rammer, er det et godt tidspunkt at reflektere over, hvilke forebyggende foranstaltninger der måske havde reddet dagen. At arbejde inden for IT, som jeg gør, er det en stor del af jobbet at afbøde og endda forhindre katastrofer. Uanset hvor meget vi prøver, kan katastrofer stadig ramme, og det er meget vigtigt at være forberedt på det.

E-mail er et af de systemer, som næsten ingen virksomhed kan fungere uden i dag. At få adgang til mistede e-mails hurtigt er næsten lige så vigtigt som at få e-mailen til at flyde igen.

For nylig måtte jeg håndtere en ret alvorlig e-mail-katastrofe. En masse e-mail gik tabt. Det var ikke så svært at få e-mailen op og køre igen, men en masse e-mail var gået tabt. I en post-mortem undersøgte vi mange potentielle løsninger på det vedvarende problem med e-mail-sikkerhedskopiering, som ofte er vanskelig og svær at gøre ordentligt.

Et af de bedste forslag, der blev fremsat i vores post-mortem ingeniørsessioner, var at lade e-mail sikkerhedskopiere løbende, besked for besked, via videresendelse til Googles GMail-tjeneste.

Nu, inden vi kommer for langt, er jeg nødt til at fastslå, at dette ikke er en omfattende sikkerhedskopieringsløsning. Brug af e-mail-videresendelse til GMail (eller enhver anden e-mailtjeneste) skal håndteres konto for konto, hvilket gør at det skalerer meget dårligt. Det ville være et administrativt mareridt for en virksomhed af enhver størrelse, men er ganske nemt for en meget lille organisation på op til måske tyve eller tredive personer. Det håndterer heller ikke udgående (sendt) e-mail på nogen måde, men kun indgående e-mail – som næsten altid er, hvor de vigtige beskeder befinder sig. En traditionel sikkerhedskopiering af dit e-mailsystem er stadig nødvendig. Dette er virkelig en komplementær tjeneste og ikke en erstatningsløsning.

Det gode ved videresendelse til GMail er, at det er gratis, det er ekstremt praktisk, det kan håndteres af e-mailbrugere, der ønsker det, og ignoreres af dem, der ikke gør, det er næsten øjeblikkeligt, og sikkerhedskopieringerne fortsætter selv når en e-mailklient ikke er tilsluttet – i modsætning til en IMAP- eller POP-klientbaseret sikkerhedskopieringsstrategi. Google tilbyder så meget lagerplads, at du sandsynligvis kan sende årevis af e-mails til GMail uden nogensinde at skulle rydde op i dine arkiverede beskeder.

E-mail-videresendelse kan opsættes af individuelle brugere eller af en e-mailadministrator, selv om det kan være problematisk, hvis individuelle brugere ikke administrerer deres egne GMail-konti. Der er også den potentielle mulighed for at have flere virksomheds-e-mailkonti videresende til en enkelt GMail-konto, selv om sammenblanding af e-mail vil resultere i alle mulige potentielle problemer senere, og vær sikker på at have et meget godt juridisk grundlag for at kombinere e-mail på denne måde.

Mindre organisationer skal nøje overveje, hvordan de bedst udnytter de e-mailmuligheder, de har til rådighed. E-mail-videresendelse er en måde, hvorpå meget små organisationer kan drage fordel af deres størrelse. Store organisationer ville blive tvunget til at bruge mere komplekse og dyre sikkerhedskopieringsstrategier for at opnå de samme resultater.