GMail का उपयोग करके अपने Email का Backup लेना

जब आपदा आती है तो यह सोचने का अच्छा समय होता है कि कौन से निवारक उपाय दिन को बचा सकते थे। IT में काम करते हुए, जैसा कि मैं करता हूं, आपदा को कम करना और यहां तक कि रोकना काम का एक बड़ा हिस्सा है। हम चाहे कितनी भी कोशिश करें, आपदा फिर भी आ सकती है और उसके लिए तैयार रहना बहुत जरूरी है।

Email उन प्रणालियों में से एक है जिसके बिना आज के युग में लगभग कोई भी व्यवसाय काम नहीं कर सकता। खोए हुए email messages को जल्दी से पाना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि email को फिर से चालू करना।

हाल ही में, मुझे एक काफी बड़ी email आपदा से निपटना पड़ा। बहुत सारे email खो गए। Email को वापस चालू करना बहुत मुश्किल नहीं था लेकिन बहुत सारे email खो गए थे। एक post-mortem में हमने email backup की चल रही समस्या के कई संभावित समाधानों पर विचार किया जो अक्सर जटिल और सही तरीके से करना मुश्किल होते हैं।

हमारे post-mortem engineering sessions में किए गए सबसे अच्छे सुझावों में से एक था कि email को Google के GMail service के माध्यम से forwarding द्वारा, message by message, on the fly backup किया जाए।

अब, इससे पहले कि हम बहुत आगे जाएं, मुझे यह बताना होगा कि यह एक व्यापक backup solution नहीं है। GMail (या किसी अन्य email service) पर email forwarding का उपयोग account by account करना होगा जिससे यह बहुत खराब तरीके से scale होता है। यह किसी भी आकार की दुकान के लिए एक administrative nightmare होगा लेकिन संभवतः बीस या तीस लोगों तक के बहुत छोटे संगठन के लिए काफी आसान है। यह किसी भी तरह से outgoing (sent) email को handle नहीं करता बल्कि केवल incoming email को संभालता है - जहां लगभग हमेशा महत्वपूर्ण messages होते हैं। आपके email system का एक traditional backup अभी भी आवश्यक है। यह वास्तव में एक पूरक service है न कि replacement solution।

GMail पर forwarding के बारे में जो बात बहुत अच्छी है वह यह है कि यह free है, यह अत्यंत सुविधाजनक है, इसे उन email users द्वारा संभाला जा सकता है जो इसे चाहते हैं और जो नहीं चाहते वे इसे नजरअंदाज कर सकते हैं, यह लगभग तुरंत होता है और backup तब भी जारी रहेगा जब कोई email client connected न हो - IMAP या POP client आधारित backup strategy के विपरीत। Google इतनी अधिक storage क्षमता प्रदान करता है कि संभवतः आप अपने archived messages को कभी साफ किए बिना वर्षों के email messages GMail पर भेज सकते हैं।

Email forwarding individual users या email administrator द्वारा set up किया जा सकता है, हालांकि यदि individual users अपने GMail accounts स्वयं manage नहीं करते तो यह समस्याग्रस्त हो सकता है। कई company email accounts को एक single GMail account पर forward करने का विकल्प भी हो सकता है, हालांकि email को comingle करने से बाद में सभी प्रकार की संभावित परेशानियां होंगी और इस तरह से email को combine करने के लिए अपनी legal स्थिति के बारे में बहुत आश्वस्त रहें।

छोटे संगठनों को ध्यान से विचार करना होगा कि वे अपने उपलब्ध email विकल्पों का सर्वोत्तम लाभ कैसे उठाएं। Email forwarding एक तरीका है जिसमें बहुत छोटे संगठन अपने आकार का लाभ उठा सकते हैं। बड़े संगठनों को इन्हीं परिणामों को प्राप्त करने के लिए अधिक जटिल और महंगी backup strategies का उपयोग करना होगा।