نگه داشتن فناوری اطلاعات در زمینه
فناوری اطلاعات در یک حباب وجود ندارد، بلکه برای خدمت به یک کسبوکار یا سازمان (سودآور، غیرانتفاعی، دولتی و غیره) وجود دارد. موجودیتی که ما به عنوان متخصصان فناوری اطلاعات به آن خدمت میکنیم زمینه فناوری اطلاعات را فراهم میکند. بدون این زمینه فناوری اطلاعات تغییر میکند و فقط «فناوری» میشود.
یکی از بزرگترین اشتباهاتی که هنگام برخورد با شرکتهای هر اندازه میبینم این است که متخصصان فناوری اطلاعات تمایل به فراموش کردن زمینهای که در آن کار میکنند دارند و شروع به رفتار کردن به یکی از دو شکل میکنند. اول کاملاً فراموش کردن زمینه و ترک فناوری اطلاعات برای «سرزمین سرگرمیباز» و نگاه کردن به فناوریها و تجهیزاتی که استفاده میکنیم صرفاً به عنوان اسباببازی برای لذت و رضایت خود بخش فناوری اطلاعات بدون توجه به کسبوکار. دوم، رفتار کردن با کسبوکار به عنوان عمومی به جای احترام گذاشتن به این واقعیت که هر کسبوکاری نیازهای منحصر به فردی دارد و فناوری اطلاعات باید با محیطی که در آن است تطبیق یابد.
مشکل اول، مشکل سرگرمیباز، امتداد طبیعی مسیری است که اکثر متخصصان فناوری اطلاعات از طریق آن به فناوری اطلاعات میرسند – آنها عاشق کار با کامپیوترها هستند و این کار را به تنهایی در خانه، خواه پول داشته باشند یا نه، انجام میدهند. این اغلب یک احساس مادامالعمر «فناوری برای خاطر فناوری» به یک متخصص فناوری اطلاعات میآورد که در این زمینه تقریباً جهانی است. متخصصان کمی دیگر آنقدر به طور جهانی به آنچه انجام میدهند کشیده میشوند که آن را با یا بدون پول انجام دهند. اما این تجربه مشترک فرهنگی ایجاد میکند که اغلب فراموش میکند که بخش فناوری اطلاعات در زمینه یک موجودیت شرکتی خاص یا واحد کسبوکاری وجود دارد و مأموریتش فقط در آن زمینه وجود دارد.
مشکل دوم احتمالاً از آموزش گسترده فناوری اطلاعات و کسبوکار سرچشمه میگیرد که به شدت بر قوانین سرانگشتی و بهترین شیوهها تمرکز دارد که به طور کلی به «سناریوهای معمول» نیاز دارند چون اینها آسان برای آموزش از طریق حفظ هستند و تکههای دشوار تحلیل مشکل و طراحی سیستم را حذف میکنند. سفارشیسازی نه تنها راهحلها بلکه تفکر فناوری اطلاعات به زمینه یک کسبوکار خاص با نیازهای خاص دشوار است و نیاز به یادگیری زیاد درباره خود کسبوکار و تفکر زیادی برای قرار دادن فناوری اطلاعات در زمینه کسبوکار به طور خاص دارد.
این تقصیر لزوماً فقط بر عهده فناوری اطلاعات نیست. کسبوکار اغلب با بخشهای فناوری اطلاعات خود مانند سرگرمیبازان رفتار میکند و بیش از حد به مهارتهای فنی و نه مهارتهای کسبوکار تمرکز میکند و اغلب فناوری اطلاعات را در فاصله نگه میدارد و فراموش میکند که فناوری اطلاعات برخی از مهمترین بینشهای کسبوکار را دارد چون تمایل دارد از همه مرزهای شرکت عبور کند. فناوری اطلاعات برای ارائه مشاوره خوب به کسبوکار به دسترسی عمیق به فرآیندهای کسبوکار، گردشهای کار، به علاوه برنامهریزی و اهداف نیاز دارد اما اغلب به گونهای با آن رفتار میشود که انگار این اطلاعات نیاز نیست. کسبوکارها، به خصوص کوچکترها، تمایل دارند فناوری اطلاعات را یک جعبه جادویی با بودجه مقرر بدانند که پول داخل میرود و لولهکشی شبکه بیرون میآید. آگهیهای چاپی و رادیویی این تفکر را ترویج میدهند. فناوری اطلاعات به عنوان یک محصول تفکر کسبوکار ضعیفی است.
در دفاع از کسبوکار، فناوری اطلاعات به گونهای عمل میکند که کمتر کسبوکاری واقعاً آماده مدیریت آن است. فناوری اطلاعات یک مرکز هزینه است به این معنا که یک هزینه پایه برای نگه داشتن هر شرکتی در حال کار وجود دارد. اما فراتر از این، فناوری اطلاعات میتواند یک مرکز فرصت در اکثر کسبوکارها باشد، اما این نیاز دارد هم فناوری اطلاعات و هم کسبوکار برای ایجاد این فرصتها با هم کار کنند و حتی بیشتر برای بهرهبرداری از آنها.
فناوری اطلاعات اغلب در موقعیت نامناسبی قرار میگیرد که مجبور است وجود خود را توجیه کند. این بیمعنی است چون بخشهای منابع انسانی، حسابداری، حقوقی، مدیریت، نظافتچی، فروش، بازاریابی و تولید هرگز از آنها خواسته نمیشود که قابلیت مالی خود را نشان دهند. نیاز به این کار فشار ناعادلانهای بر بخش فناوری اطلاعات وارد میکند که از افراد غیرتجاری میخواهد موارد کسبوکاری ارائه دهند و منابع را هدر میدهد و تفکر را در تلاش بیهوده برای تولید معیارهای بیمعنی مختل میکند. این یک عیب در تفکر کسبوکاری است که اغلب ناشی از شکافی بین مدیریت و افرادی است که برای حمایت از آنها استخدام کردهاند. رابطه اغلب سرد یا حتی خصمانه یا سطحی است در حالی که باید نزدیک و درگیر باشد. فناوری اطلاعات باید پای میز تصمیمگیری بنشیند، بینش میآورد و به بینش نیاز دارد.
یکی از بزرگترین چالشهایی که فناوری اطلاعات با آن روبروست این است که اغلب در موقعیتی است که نیاز دارد کسبوکار را متقاعد کند که آنچه به نفع خود کسبوکار است را انجام دهد. این، به طور کلی، یک عیب در تفکر کسبوکاری است. کسبوکار نباید مطالبه کند که در موقعیت انجام کار نادرست بایستد و فقط اگر به آن «فروخته» شود حاضر به انجام کار درست باشد. این یک نقص اساسی در رویکرد است. باید یک فرآیند تصمیمگیری خوب باشد، نه شروع از تصمیمگیری بد مگر اینکه متقاعد شوند. سایر بخشها با چالش مشابهی مواجه نمیشوند. چه بخش دیگری به طور منظم مجبور است یک کمپین برای درخواست منابع ضروری راهاندازی کند؟
به دلیل این چالش در مبارزه مداوم برای توجه و منابع مدیریت، فناوری اطلاعات نیاز دارد مهارتهای تجاری داخلی را توسعه دهد تا کنار بیاید. این یک واقعیت اکثر بخشهای فناوری اطلاعات امروز است. توانایی نه تنها نگه داشتن کسبوکاری که از آن پشتیبانی میکنند در زمینه و تصمیمگیریهای فناوری اطلاعات بر اساس این زمینه، بلکه سپس توانایی عمل به عنوان افراد بازاریابی و فروش که این تصمیمات را گرفته و به شکلی مشابه نحوه ارائه فروشندگان و فروشندگان خارجی به کسبوکار ارائه میدهند، حیاتی است. فروشندگان خارجی افراد فروش و مذاکرهکنندگان ماهر را به کسبوکار میفرستند تا سعی کنند دور فناوری اطلاعات بزنند، فناوری اطلاعات به همان مهارتها (با مزیت دانش داخلی و مزیت آشکار داشتن بهترین منافع کسبوکار) نیاز دارد تا به کسبوکار نشان دهد چرا راهحلها، فرصتها و نیازهای آنها برای بررسی مهم هستند.
البته داشتن مهارتهای بینفردی، نوشتاری و ارائه خوب کافی نیست. دانستن زمینه کسبوکار و بهرهبرداری کارآمد از آن شامل درک عواملی مانند ریسک، فرصت، زیان، سود و توانایی اعمال اینها به رابطه بین سرمایهگذاریهای فناوری اطلاعات کسبوکار و خط پایانی است. اغلب متخصصان فناوری اطلاعات وقتی کسبوکار حاضر نیست در راهحلی که ارائه میدهند سرمایهگذاری کند ناامید میشوند اما فراموش میکنند که کسبوکار (امیدواریم) هزینه کل مالکیت و تأثیر بر خط پایانی شرکت را در نظر میگیرد. وقتی پرسیده میشود چگونه این راهحل پول صرفهجویی میکند یا درآمد ایجاد میکند، حتی به طور غیرمستقیم، اغلب، در بهترین حالت، پاسخها مبهم و فاقد معیار هستند. قبل از رفتن به کسبوکار با راهحلها، بخشهای فناوری اطلاعات باید توصیهها را به صورت داخلی بررسی کنند و سوالات سختی مانند اینها بپرسند:
این راهحل امروز چطور پول صرفهجویی میکند؟ یا چطور پول بیشتری به ما میرساند؟
انتظار میرود چقدر پول صرفهجویی یا کسب کند؟
چه مشکل کسبوکاری را میخواهیم حل کنیم؟ (چه خارشی را میخواهیم بخارانیم؟)
چه ریسکهایی میپذیریم یا کاهش میدهیم؟
یا خطوط فکری مشابه. به جای آوردن فناوری به کسبوکار، راهحل بیاورید. مشکلات یا فرصتها را شناسایی کنید و یک پرونده ارائه دهید. نقشآفرینی کنید و خودتان را به عنوان صاحب کسبوکاری تصور کنید که به یک راهحل بیعلاقه است. آیا فکر میکنید سرمایهگذاری درخواستی خوبی است؟ خیلی اوقات ما در فناوری اطلاعات یک راهحل را دوست داریم چون پیشرفته، پیچیده، «روش درست انجام دادن آن» است، چون شرکت دیگری آن را انجام میدهد، چون جدیدترین روند در فناوری اطلاعات است و اغلب دلایل بسیار خوبی برای خواستن آوردن این تکنیکها یا فناوریها به محل کارمان داریم اما فراموش میکنیم که ممکن است به کسبوکار همانطور که هست و قابلیتهای مالی یا نقشه راه کسبوکار اعمال نشوند یا به خوبی اعمال نشوند.
وقتی با متخصصان فناوری اطلاعات که به دنبال توصیهای درباره طراحی یا رویکرد یک سیستم هستند صحبت میکنم اولین سوالم تقریباً همیشه این است: «چه نیاز کسبوکاری را میخواهید حل کنید؟» اغلب این سوال با سکوت روبرو میشود. کسبوکار در انتخاب راهحل ارائه شده در نظر گرفته نشده بود. آوردن منظم درخواستها یا راهحلهایی به کسبوکار که زمینه بخش فناوری اطلاعات را در کسبوکار در نظر نمیگیرند به سرعت تصمیمگیران کسبوکار را آموزش میدهد که به توصیههای آمده از بخش فناوری اطلاعات اعتماد نکنند. نه اینکه احساس کنند توصیهها عمداً تحریف شده اما آنها، و اغلب به درستی، مشکوک خواهند بود که تصمیمات فقط از پایه فنی آورده میشوند و از نگرانیهای کسبوکار جدا هستند. وقتی این بیاعتمادی جا افتاد بازگشت به رابطه سالمتر دشوار است.
وادار کردن بخش فناوری اطلاعات به اینکه به طور مداوم در زمینه کسبوکاری که از آن خدمت میکند عمل کند، تشویق فناوری اطلاعات به دنبال کردن مهارتهای کسبوکاری و رویکرد به کسبوکار برای اطلاعات و بینش و واداشتن کسبوکار به دیدن فناوری اطلاعات به عنوان یک شریک و حامی که باید اطلاعات با آن به اشتراک گذاشته شود و بینش از آن جمعآوری شود میتواند یک سفارش بلند باشد. کسبوکار به احتمال زیاد اولین قدم را در بهبود تعامل برنخواهد داشت. اغلب بر عهده فناوری اطلاعات است که نشان دهد نیازهای کسبوکار را در نظر میگیرد، اغلب بیشتر از خود کسبوکار، و تأثیر یا مزیت مالی بالقوه تصمیمات و توصیههایش را در نظر میگیرد. از این فرآیند چیزهای زیادی به دست میآید، اما فرآیند سادهای نیست.
مهم است به یاد داشته باشیم که نیاز فناوری اطلاعات به نگه داشتن زمینه کسبوکار تا حدی برای همه اعضای تیم فناوری اطلاعات حیاتی است، به خصوص کسانی که توصیه میکنند، اما توانایی قضاوت نیاز کسبوکار، درک گردشهای کار سطح بالا، درک تبعات مالی، جستجوی فرصت ترکیبی از مدیریت فناوری اطلاعات (CIO، مدیر فناوری اطلاعات و غیره) و کل بخش فناوری اطلاعات است. بسیاری از اعضای فنی غیرمدیریتی نیازی نیست وحشت کنند و احساس کنند که کمبود بینش کلی کسبوکار و تخصص آنها را از ایفای کافی نقش خود در زمینه کسبوکار باز میدارد، اما این توانایی آنها را برای ارائه راهنمایی معنادار به کسبوکار خارج از حوزههای بسیار محدود محدود میکند. حتی نقشهای شغلی معمول، مانند پشتیبانی کنار میز، نیاز دارند درکی از مسئولیتهای مالی بخش فناوری اطلاعات داشته باشند، مانند تشخیص اینکه هزینه تعمیر یک جزء کمهزینه ممکن است بسیار بیشتر از هزینه جایگزینی جزء با یک جزء جدید و احتمالاً بهتر باشد.
آگهی
