التدوين المصغّر للأعمال

إذا ذكرت التدوين المصغّر لأي شخص اليوم، فأول ما ستحصل عليه هو إطراء مسهب حول أهمية وسائل التواصل الاجتماعي ومنصات تمكين الحوار والتفاعل مع العملاء. حسناً. ضجيج مبالغ فيه وغير مفهوم يمكننا على الأرجح تجاهله في الوقت الراهن. وسائل التواصل الاجتماعي مهمة، نعم، لكن اقضِ بعض الوقت على Twitter وستكتشف بسرعة أنه رغم كثرة المتحدثين، قليلون جداً من يستمعون. المنصة في طريقها إلى مكان ما، لكن معظم من يتحدثون في فضاء التدوين المصغّر الآن يتحدثون عن التدوين المصغّر ذاته. وسيزول هذا. لكن الآن ثمة مخاوف أخرى أكثر إلحاحاً.

وفي حين أميل إلى سرعة رفض التدوين المصغّر بوصفه "الشيء الكبير التالي في وسائل التواصل الاجتماعي" على أنه ضجيج تسويقي في معظمه من قِبَل أناس يحاولون جذب انتباه الناس لعشر دقائق أخرى، أعتقد أن مفهوم بنية تدوين مصغّر محدودة للغاية وسهلة الاستخدام قد يكون ذا أهمية محتملة بالغة للأعمال.

حين أتحدث عن التدوين المصغّر للأعمال لا أتحدث عن الفكرة الشائعة المتمثلة في إرسال متدرّبك لنشر منتجك على Twitter بهدف استقطاب انتباه السوق. ما أتحدث عنه هو استخدام بنية تحتية للتدوين المصغّر داخلياً لتوصيل حالة الأشخاص في مؤسستك إلى مؤسستك. بالطريقة ذاتها التي تمتلك فيها الشركات مدونات داخلية تُوصل المعلومات لموظفيها، يمكن أن تكون منصة التدوين المصغّر أداةً داخلية لمؤسستنا وليست مجرد شيء نستخدمه لإخبار أصدقائنا في الجهة الأخرى من المدينة بما نتناوله على الغداء.

أدوات التواصل الاجتماعي الأخرى كالتدوين التقليدي والرسائل الفورية والبريد الإلكتروني وغيرها بدأت هي الأخرى بوصفها وسائل تواصل اجتماعي مبالغاً في الترويج لها، حتى لو لم يكن المصطلح موجوداً بعد، وانتهى بها المطاف إلى أن أصبحت أدوات تواصل تجاري معيارية ومفهومة جيداً تُشكّل قطعاً مهمة في منظومة الاتصالات المؤسسية اليوم. التدوين المصغّر سيكون كذلك. ومثل كل أدوات التواصل التي سبقته، هذه الأداة التي يمكن لشركتك البدء في استخدامها اليوم لتجني ثمارها بسنوات قبل أن يدرك منافسوك جدواها.

يُتيح التدوين المصغّر فرصة ثمينة للتواصل بين الفرق في الشركات من كافة الأحجام تقريباً. من خلال توفير منصة تدوين مصغّر يسهل الوصول إليها لاستخدام فريقك، تُتيح طريقةً بسيطة للأفراد والفرق لتقديم كميات صغيرة وقابلة للإدارة من معلومات الحالة إلى بقية الشركة في شكل سهل الاستهلاك وواضح الفهم. في المنظمات الأصغر، تلك التي تضم أقل من خمسة أشخاص يجلسون جميعاً في مكتب واحد، قد لا يكون هذا مهماً، لكن أضف أي عدد إضافي من الأشخاص أو ضعهم في مواقع متفرقة وفجأة يصبح التدوين المصغّر ذا أهمية.

بدلاً من الحديث عن التدوين المصغّر في فراغ، لنتعمق في بعض السيناريوهات النموذجية ونرى كيف يمكن للتدوين المصغّر للاستخدام الداخلي أن يُفيد شركتك. تذكر أنه مثل كثير من تقنيات وسائل التواصل الاجتماعي، فإن منصة التدوين المصغّر الرائدة Laconi.ca مجانية تماماً وبإمكان كادر تقنية المعلومات لديك إطلاقها لك اليوم.

السيناريو الأول: مندوب المبيعات

جون مندوب مبيعات. يعمل لدى شركتك لكنه نادراً ما يكون في المكتب. يقضي أيامه على الطريق، وكثيراً في مدن أخرى. أنت محظوظ إذا جمعك بجون وجهاً لوجه مرتَين في الشهر. يستفيد عدة أشخاص من معرفة حالة جون، لكنه مشغول للغاية ولا وقت له لإدارة حركة بريد إلكتروني إضافية. يحمل جون BlackBerry لكنه يردّ فقط على رسائل عملائه الحاليين والمحتملين أثناء النهار وهو مُنهَك في الليل حين يعود إلى غرفة الفندق. يُوصل إليك، مديره، الحد الأدنى الضروري من المعلومات، ويتركك تنقلها إلى من يحتاجها في الشركة. هذا يجعلك نقطة اختناق ونقطة فشل في آنٍ واحد. ماذا لو لم تُوصّل المعلومات الضرورية إلى الأشخاص الصحيحين في الوقت المناسب؟

الحل؟ التدوين المصغّر. لو كانت شركتك تمتلك منصة تدوين مصغّر داخلية، لأمكن تمديدها إلى BlackBerry جون (أو iPhone أو جهاز Windows Mobile أو الهاتف العادي، أياً كان)، بحيث بدلاً من إرسالك رسالة إلكترونية سريعة، يستطيع جون نشر جميع المعلومات ذات الصلة في تغذية تدوينه المصغّر الخاصة. يستطيع حينئذٍ أي طرف مهتمٍّ في مؤسستك متابعة تلك التغذية للحصول على البيانات الآنية مباشرةً من المصدر دون تصفية غير مقصودة أو تأخير. يمكن للأشخاص الذين يحتاجون تحديثات فورية الاشتراك في تغذية جون، فيما يستطيع من يريدون مجرد اطلاع عرضي على أخبار المبيعات زيارة صفحته على الويب حين يرون ذلك ضرورياً. يحصل الجميع على البيانات الصحيحة في الوقت المناسب ويتوفر لك وقت أكبر للانشغال بالعمل نفسه.

السيناريو الثاني: فرق تطوير البرمجيات

تطوير البرمجيات مشهور بحاجته الكبيرة للتواصل. المطورون مشهورون بصعوبة التواصل بسهولة سواء بين الأفراد أو بين الفرق. يتطلب تطوير البرمجيات في كثير من الأحيان قدراً كبيراً من تحديثات الحالة الدقيقة على مستوى الفريق والمطوّر الفردي والمدير على حد سواء. التدوين المصغّر ليس علاجاً شاملاً لهذا الوضع، لكنه قد يكون أداةً قوية جداً في منظومة التواصل لهذه الحالة.

بمنح كل مطوّر حساباً خاصاً به في التدوين المصغّر الداخلي يمكنه تقديم تحديثات سريعة وسهلة للحالة كلما تغيّرت مهمته الحالية. يمكن للمطورين الآخرين الذين يحتاجون معرفة المكونات التي يُعمَل عليها حالياً الاشتراك في تغذيات المطورين المناسبين لمعرفة ما يفعله الجميع في كل لحظة. يستطيع المديرون معرفة ما يعمل عليه كل فرد في فريقهم دون الحاجة إلى التوقف عند مكاتبهم ومقاطعتهم دون داعٍ.

في هذا النموذج، يحدث التواصل بسرعة أكبر وبشكل أكثر شمولاً ومع إزعاج أقل للموظفين الذين يتأثرون كثيراً بالمقاطعات وتبديل المهام. تدريب المطورين على تقديم تحديثات منتظمة للحالة – ربما بضعة تحديثات يومياً لا تستغرق أكثر من خمس دقائق إجمالاً – سيستغرق بعض الوقت، لكن بمجرد أن يصبح جزءاً من سير العمل المعتاد سيُيسّر حياة الجميع كثيراً. وهذه أيضاً فرصة رائعة للأشخاص لطلب المساعدة وتقديمها في مشكلات بعينها. قد يُدوّن مطوّر "أعمل على أداة foo وأحاول فهم واجهة bar" ويرى شخص مشترك في تغذيته ذلك، وبما أنه خبير في واجهة bar يستطيع إرسال بريد إلكتروني سريع أو الذهاب إلى مكتبه لمساعدته قبل أن يُضيع بعد الظهر في اختراع العجلة من جديد أو البحث يائساً عن وثائق مفقودة.

السيناريو الثالث: تحديثات المكتب العامة

معظم المكاتب أكبر من أن يجلس فيها الجميع معاً على طاولة واحدة لتناول الغداء. حتى شركة صغيرة نسبياً ذات مكتبَين أو حتى مكتبَي عمل منزليَّين من المرجح أن تستفيد من مزايا التحديثات البسيطة. من المهم للشركات أن تتواصل. التواصل الداخلي في الشركات هو أحد الطرق التي تتفوق فيها على الأفراد – بتوزيع المعرفة والمهام بين عدة أشخاص. وإذا كانت تلك المهام منفصلة تماماً بحيث لا تحتاج إلى أي تواصل، فربما يكون من الأفضل العمل كأفراد منفصلين يؤدون المهام ذاتها.

باستخدام التدوين المصغّر يمكن حتى لموظفي المكتب العاديين نشر تحديثات بسيطة بضع مرات يومياً لكي تكون جميع المكاتب على دراية جيدة بما يحدث في المواقع الأخرى. سواء كان ذلك الاطلاع على أوقات الغداء والاجتماعات، أو معرفة متى غادر المكتب بموظفيه، أو رؤية المشاريع والتحديات الجديدة، أو الاطلاع على تفاعلات العملاء التي جرت في ذلك اليوم – يمكن استخدام تلك المعلومات للحفاظ على عمل المكاتب المنفصلة بطريقة موحّدة لا كموقعَين منفصلَين تماماً يُسيء كلٌّ منهما فهم ما يفعله الآخر.

السيناريو الرابع: معلومات الأقسام

إذا كانت شركتك كبيرة بما يكفي لامتلاك أقسام منفصلة، فربما يكون التدوين المصغّر هو الأداة التي تحتاجها لتمكين تحديثات الحالة القسمية للمنظمة. ليست هذه الحل المناسب لكي تنشر الموارد البشرية آخر تحديثات دليل الموظفين، لكنها قد تكون المكان المثالي لإعلان نزهة الشركة أو الانضمام المفتوح للمزايا.

وظيفة كثير من الأقسام الجوهرية هي تقديم خدمة مطلوبة لبقية المنظمة. الموارد البشرية وتقنية المعلومات والمالية والفوترة والمشتريات وغيرها موجودة جميعاً لخدمة الاحتياجات الداخلية للمنظمة. لو كان لكل قسم تغذية تدوين مصغّر خاصة به لأمكن لكل منها تقديم تحديثات بسيطة لكامل الشركة بسهولة. يمكن للأشخاص الاشتراك في تغذيات الأقسام الفردية، أو تصفح موقع القسم حين تساورهم الرغبة، أو ربما تُجمَّع جميع تغذيات الأقسام على صفحة بوابة الموظف أو أي موقع معلومات موحّد لإيصال تلك التحديثات إلى الجميع.

قد يُدوّن قسم تقنية المعلومات تذكيراً بشأن هجمات التصيد الاحتيالي أو مخاطر الهندسة الاجتماعية، أو يُنشر تحديث حالة لنظام البريد الإلكتروني المتعطّل حالياً مما يُتيح للجميع مواصلة العمل دون قضاء وقتهم في الاتصال بقسم تقنية المعلومات المُثقَل أصلاً بالعمل وتأخيره عن إصلاح المشكلة التي يعمل عليها بأقصى سرعة. قد يُدوّن قسم المشتريات رابطاً لصفحة إجراءات الشراء الجديدة التي ربما مرّت دون أن يُلاحظها أحد. وقد يُرسل القسم المالي معلومات حول تغيير في طريقة تقديم الموظفين لمصاريفهم. الأمثلة المحتملة لا تعدّ ولا تحصى. كم مرةً تودّ مؤسستك إجراء تغيير في سياسة أو إجراء معين وتجد أن إحاطة الشركة بهذا التغيير أمر بالغ الصعوبة بعد أن اعتاد الموظفون على الإجراء القديم؟ تحديث دليل الموظفين أو الموقع المالي لا يُجدي كثيراً إذا حفظ الناس الإجراء ولم يعودوا يراجعون تلك المواد.

السيناريو الخامس: الإرشاد وتطوير الموظفين

من أقل الطرق وضوحاً التي يمكن للتدوين المصغّر أن يُفيد بها مؤسستك مجال تطوير الموظفين. يُتيح كبار الموظفين، أثناء نشرهم لتحديثات منتظمة في تغذيات تدوينهم المصغّر، فرصةً لأعضاء الفريق الأصغر خبرةً، لا سيما الموظفين الجدد والمتدربين، متابعة تغذياتهم لاكتساب فهم أعمق للمهام التي يؤدونها في حياتهم اليومية.

بمنح الموظفين الأصغر خبرةً فرصة مراقبة "مرشديهم" بطريقة غير تدخلية، قد يستفيدون من التعلم حول كيفية عملهم وكيفية قضاء وقتهم وكيفية ترتيب أولوياتهم فضلاً ربما عن التعرف على اهتماماتهم والكتب والمقالات التي يقرؤونها والمواقع التي تُعنيهم وغير ذلك. هذا بالطبع ليس بديلاً عن الإرشاد التقليدي، لكن السماح للموظفين بالبحث عن معلومات عن الموظفين الآخرين الذين يُعجَبون بهم أو يرغبون في التعلم منهم قد يكون ذا قيمة كبيرة.

لا أعرف الاحتياجات التواصلية المحددة لشركتك، لكن سأفاجأ إذا لم تستفد من زيادة الشفافية الداخلية. يمكن للتدوين المصغّر تيسير التواصل بين الفرق وبين الأقران وبين المديرين وموظفيهم وحتى بين الأجزاء المنفصلة من المنظمة. يُتيح التدوين المصغّر عمليةً بسيطة وخفيفة التكلفة ومرنة الارتباط تُمكّن كل مستوى من مستويات المنظمة من تقديم الحالة والمعلومات لجميع الأطراف المهتمة داخل تلك المنظمة.

يُقدّم التدوين المصغّر بالطبع فوائد إضافية خارج نطاق تواصل الحالة الداخلية التي ناقشناها هنا. يمكن للخوادم ومعدات تقنية المعلومات الأخرى نشر تنبيهات تلقائياً عبر بنية التدوين المصغّر مما يُتيح لأي مهتم رؤية الأعطال والتنبيهات الآنية على الشبكة التي قد تؤثر عليهم. ثم هناك التدوين المصغّر الخارجي الذي يوصل الحالة والمعلومات إلى العملاء والموردين والأطراف المهتمة خارج مؤسستك. لكن تلك المواضيع أوسع من نطاق هذا المقال.

شكر خاص لـAndrew T. West على مساعدته في إعداد هذا المقال.