व्यवसाय के लिए MicroBlogging

यदि आप आज किसी से microblogging का उल्लेख करते हैं तो पहली बात जो आपको मिलेगी वह social media के महत्व और conversation को सक्षम करने वाले platforms और customer interaction के बारे में भाषण होगी। ठीक है, ठीक है। अत्यधिक प्रचारित और खराब समझी गई बातें जिन्हें हम अभी के लिए शायद सुरक्षित रूप से नजरअंदाज कर सकते हैं। Social media मायने रखती है, हाँ, लेकिन Twitter पर कुछ समय बिताएं और, जबकि बहुत सारे लोग बात कर रहे हैं, आप जल्दी से सीखेंगे कि बहुत कम लोग सुन रहे हैं। Platform कहीं जा रहा है, लेकिन अभी microblogging space में बात करने वाले अधिकांश लोग microblogging के बारे में बात कर रहे हैं। यह गुजर जाएगा। अभी के लिए हमारे पास अन्य चिंताएं हैं जो अधिक तत्काल हैं।

जबकि मैं microblogging को "social media में अगली बड़ी बात" के रूप में उन marketing लोगों की अतिरंजना के रूप में जल्दी से dismiss करता हूँ जो लोगों को दस और मिनट तक उनकी ओर देखने के लिए convince करने की कोशिश कर रहे हैं, मैं सोचता हूँ कि एक अत्यधिक सीमित, उपयोग में आसान, microblogging architecture की अवधारणा व्यवसाय के लिए बड़े संभावित महत्व की है।

जब मैं व्यवसाय के लिए microblogging की बात करता हूँ तो मैं बाजार का ध्यान आकर्षित करने के लिए Twitter पर आपके उत्पाद के बारे में post करने के लिए अपने intern को भेजने की लोकप्रिय धारणा की बात नहीं कर रहा। मैं जो बात कर रहा हूँ वह है आपके संगठन के लोगों की स्थिति अपने संगठन को देने के लिए एक internal microblogging infrastructure का उपयोग करना। उसी तरह जैसे कंपनियों के internal blogs हैं जो अपने स्वयं के staff को जानकारी देते हैं, microblogging platform एक आंतरिक tool हो सकता है जो हमारे संगठन के लिए है, न कि केवल कुछ जिसका उपयोग हम शहर में अपने दोस्तों को बताने के लिए करते हैं कि हम दोपहर के भोजन में क्या खा रहे हैं।

अन्य social communications tools जैसे traditional blogging, instant messaging, email आदि social media के रूप में अत्यधिक प्रचारित शुरुआत के बाद - भले ही तब वह शब्द अभी तक मौजूद नहीं था - standard, अच्छी तरह से समझे जाने वाले business communication tools बन गए जो आज corporate communications toolkit के महत्वपूर्ण हिस्से हैं। Microblogging भी ऐसा ही होगा। और, उन सभी communications tools की तरह जो इससे पहले आए, यह एक ऐसा tool है जिसका आपकी कंपनी आज उपयोग शुरू कर सकती है और अपने प्रतिस्पर्धियों के catch up करने से वर्षों पहले इसके लाभ प्राप्त कर सकती है।

Microblogging लगभग किसी भी आकार की कंपनियों में inter-team communications के लिए एक संभावित वरदान प्रदान करता है। अपनी team के उपयोग के लिए एक आसानी से accessible microblogging platform प्रदान करके आप व्यक्तियों और teams को एक ऐसे format में शेष कंपनी को छोटी, प्रबंधनीय मात्रा में status जानकारी प्रदान करने का एक सरल तरीका प्रदान करते हैं जो अत्यधिक consumable है और आसानी से समझी जाती है। सबसे छोटे संगठनों में, जिनमें पाँच से कम लोग हैं जो सभी एक ही office में बैठते हैं, यह मायने नहीं रख सकता है, लेकिन किसी भी अतिरिक्त संख्या में लोगों को जोड़ना शुरू करें या उन लोगों को अलग-अलग स्थानों पर रखना शुरू करें और अचानक microblogging मायने रखता है।

Context से बाहर microblogging के बारे में hypothesize करने के बजाय आइए सीधे कुछ sample scenarios में उतरते हैं और देखते हैं कि internal उपयोग के लिए microblogging आपकी कंपनी की कैसे मदद कर सकता है। याद रखें कि कई social media technologies की तरह, अग्रणी microblogging platform, Laconi.ca, पूरी तरह से मुफ्त है और कुछ ऐसा है जिसे आपका IT staff आज आपके लिए deploy कर सकता है।

Scenario 1: Salesman

John एक salesman है। वह आपकी कंपनी के लिए काम करता है लेकिन लगभग कभी office में नहीं होता। वह अपने दिन सड़क पर बिताता है, अक्सर अन्य शहरों में। आप भाग्यशाली हैं यदि महीने में दो बार John के साथ आपका face time होता है। कई लोगों को John की status जानने से फायदा होगा, लेकिन John अविश्वसनीय रूप से व्यस्त है और किसी अतिरिक्त email traffic को manage करने का समय नहीं है। वह एक BlackBerry लेकर चलता है लेकिन दिन के दौरान केवल अपने current और prospective clients के emails का जवाब देता है और रात को होटल के कमरे में वापस आने पर थका हुआ होता है। वह आपको, अपने boss को, केवल आवश्यक जानकारी communicate करता है, लेकिन आपको कंपनी में किसी को भी जो जानना चाहिए उसे आवश्यक जानकारी बाहर करने देता है। यह आपको एक bottleneck और failure का एक point दोनों बनाता है। क्या होगा यदि आप आवश्यक जानकारी सही लोगों को जल्दी से communicate नहीं कर पाते?

समाधान? Microblogging। यदि आपकी firm के पास internal microblogging platform होता तो आप इसे John के BlackBerry (iPhone, Windows Mobile device, regular cell phone, जो भी हो) तक extend कर सकते थे ताकि आपको एक quick email भेजने के बजाय John अपने microblogging feed पर सभी relevant जानकारी post कर सकता। फिर आपके संगठन में कोई भी interested party उस feed को देख सकता था ताकि directly source से up to the minute data मिल सके बजाय इसके कि वह अनजाने में filter और delay हो जाए। जिन लोगों को तत्काल updates की जरूरत है वे John के feed के subscribed हो सकते थे जबकि जो लोग बस casual sales updates चाहते हैं वे जब भी आवश्यकता महसूस करें तब उसके web page पर जा सकते थे। सभी को सही समय पर सही data मिलता है और आपके पास व्यवसाय की ही चिंता करने के लिए अधिक समय होता है।

Scenario 2: Software Development Teams

Software development communication की अत्यधिक जरूरत के लिए प्रसिद्ध है। Developers व्यक्तियों के बीच और teams के बीच आसानी से communicate न कर पाने के लिए प्रसिद्ध हैं। Software development के लिए अक्सर team और individual developer या manager दोनों स्तरों पर granular status updates की बड़ी जरूरत होती है। Microblogging इस स्थिति के लिए कोई रामबाण नहीं है, लेकिन यह इस स्थिति के लिए communications toolbelt में एक बहुत शक्तिशाली tool हो सकता है।

प्रत्येक individual developer को उनका अपना internal microblogging account देकर वे जब भी उनका current task बदलता है तो quick और easy status updates कर सकते हैं। अन्य developers, जिन्हें यह जानना होता है कि किन components पर काम हो रहा है, वे बस appropriate developers के feeds को subscribe करके यह जान सकते हैं कि सभी इस समय क्या कर रहे हैं। Managers यह जान सकते हैं कि उनके team members में से प्रत्येक किस पर काम कर रहा है बिना उनकी desks पर जाने और उन्हें अनावश्यक रूप से interrupt करने की जरूरत के।

इस model में communications अधिक तेजी से, अधिक पूर्णता से और staff के लिए कम disruption के साथ होती है जो disruption और task switching के प्रति अत्यधिक sensitive होते हैं। Developers को regular status updates करने का training - शायद बस प्रति दिन कुछ, कुल पाँच मिनट से कम लेते हुए - कुछ समय लेगा लेकिन एक बार जब यह usual workflow का हिस्सा बन जाता है तो यह सभी के जीवन को बहुत आसान बना देगा। यह लोगों के लिए कुछ समस्याओं पर मदद मांगने और देने का एक बढ़िया अवसर भी है। एक developer post कर सकता है "foo widget पर काम कर रहा हूँ और bar interface को समझने की कोशिश कर रहा हूँ" और उनके feed को subscribe करने वाला कोई व्यक्ति वह देख सकता है और, bar interface expert होने के नाते, उन्हें email कर सकता है या उनके office में जा सकता है इससे पहले कि वे wheel को फिर से बनाने या गायब documentation की helplessly खोज में एक दोपहर बर्बाद कर दें।

Scenario 3: General Office Updates

अधिकांश offices एक ऐसे single space से बड़े हैं जहाँ सभी एक साथ दोपहर का भोजन कर सकें। यहाँ तक कि एक अपेक्षाकृत छोटा व्यवसाय जिसके दो offices हों या यहाँ तक कि दो home offices भी simple updates के फायदों से likely benefit उठा सकते हैं। व्यवसायों के लिए communicate करना महत्वपूर्ण है। Internal business communications उन तरीकों में से एक है जिनसे कंपनियां individuals से बेहतर प्रदर्शन कर पाती हैं - कई लोगों के बीच ज्ञान और कार्यों को साझा करके। यदि उनमें से प्रत्येक कार्य इतना अलग है कि आपको किसी communications की जरूरत नहीं है तो शायद आप अलग-अलग individuals के रूप में समान कार्य करने में बेहतर हों।

Microblogging के उपयोग से general office staff भी दिन में कुछ बार simple updates post कर सकते हैं ताकि सभी offices को इस बात का अच्छा अंदाज़ा हो कि अन्य स्थानों पर क्या हो रहा है। चाहे यह देखना हो कि lunch या meetings कब चल रही हैं, office कब चला गया है, नए projects या challenges कब उत्पन्न हुए हैं या यह जानना हो कि उस दिन कौन से customer interactions हुए, वह जानकारी अलग offices को एक unified manner में काम करने में सक्षम बना सकती है बजाय दो पूरी तरह से अलग locations के जो एक-दूसरे की activities की बहुत खराब समझ रखते हैं।

Scenario 4: Department Information

यदि आपकी कंपनी अलग departments रखने के लिए पर्याप्त बड़ी है तो microblogging बिल्कुल वही tool हो सकता है जिसकी आपको संगठन को departmental status updates सक्षम करने के लिए जरूरत है। यह human resources के लिए अपने latest employee handbook updates publish करने के लिए उचित समाधान नहीं है लेकिन यह company picnic या benefits के लिए open enrollment की घोषणा के लिए perfect spot हो सकता है।

कई departments का core function शेष संगठन को एक आवश्यक सेवा प्रदान करना है। Human resources, information technology, finance, billing, purchasing आदि सभी संगठन की internal business जरूरतों की सेवा के लिए मौजूद हैं। यदि प्रत्येक department का अपना microblog feed हो तो प्रत्येक के लिए पूरी कंपनी को simple updates प्रदान करना आसान होगा। लोग individual department feeds को subscribe कर सकते हैं, जब कोई interest हो तो department website पर जा सकते हैं या संभवतः सभी department feeds को employee portal web page या किसी अन्य unified information location पर aggregate किया जाएगा ताकि ये updates सभी के लिए obvious हों।

Information technology department phishing attacks या social engineering के खतरों के बारे में reminder post कर सकता है या email system की status update post कर सकता है जो currently down है, जिससे सभी बिना पहले से ही अत्यधिक काम में लगे IT department को फोन करने में अपना समय बर्बाद किए बिना काम करते रह सकें और उन्हें उस problem को fix करने में delay न करें जिस पर वे पहले से ही पूरी गति से काम कर रहे हैं। Purchasing नई purchasing procedures की page का link post कर सकता है जो अन्यथा unnoticed चला जाता। Finance employees को expenses file करने के तरीके में बदलाव के बारे में जानकारी भेज सकता है। संभावित उदाहरण अनेक हैं। आपका संगठन कितनी बार कोई policy या procedure बदलाव करना चाहता है लेकिन पाता है कि कंपनी को बदलाव के बारे में सूचित करना बहुत मुश्किल हो सकता है एक बार जब employees ने पुरानी procedure सीख ली हो। Employee handbook या financial web site को update करने से बहुत कम फायदा होता है यदि लोगों ने process को याद कर लिया है और अब उन materials को reference नहीं करते।

Scenario 5: Mentoring और Employee Growth

Microblogging का एक कम obvious तरीका जिससे आपके संगठन को फायदा हो सकता है वह employee development के क्षेत्र में है। Senior employees, अपने microblog feeds पर regular updates post करते हुए, junior staff members, विशेष रूप से नए employees और interns, को उनकी feeds follow करने का अवसर प्रदान करते हैं ताकि उन कार्यों की गहरी समझ हासिल की जा सके जो वे दिन-प्रतिदिन पूरे करते हैं।

Junior employees को अपने "mentors" को unobtrusive तरीके से observe करने का मौका देकर वे यह सीखने से benefit प्राप्त कर सकते हैं कि वे कैसे काम करते हैं, उनका समय कैसे बिताया जाता है और वे अपने दिनों को कैसे prioritize करते हैं, इसके अलावा शायद उनकी रुचियों के बारे में जानना, वे कौन सी relevant books या articles पढ़ रहे हैं, उनके लिए कौन सी websites महत्वपूर्ण हैं और अधिक। यह traditional mentoring का replacement नहीं है लेकिन employees को उन अन्य employees के बारे में जानकारी खोजने देना जिनकी वे प्रशंसा करते हैं या जिनसे वे सीखना चाहते हैं, बहुत मूल्यवान हो सकता है।

मैं आपके व्यवसाय की specific communication जरूरतों को नहीं जानता, लेकिन मुझे आश्चर्य होगा यदि इसे internal visibility में वृद्धि से फायदा नहीं होगा। Microblogging teams के बीच, peers के बीच, managers और उनके staff के बीच और यहां तक कि संगठन के disconnected हिस्सों के बीच communications को सुगम बना सकता है। Microblogging एक simple, low-overhead, loosely-coupled process प्रदान करता है जो संगठन के हर स्तर को उस संगठन के भीतर सभी interested parties को status और जानकारी प्रदान करने की अनुमति देता है।

Microblogging निश्चित रूप से additional benefits भी प्रदान करता है, जो हमने यहाँ discuss की internal status communications के बाहर हैं। Servers और अन्य IT equipment microblogging architecture के माध्यम से automatically alerts post कर सकते हैं, जिससे किसी भी interested person को network पर real time failures और alerts देखने का मौका मिलता है जो उन्हें प्रभावित कर सकते हैं। और फिर external microblogging है जो आपके संगठन के बाहर customers, vendors और interested parties को status और जानकारी प्रदान करता है। लेकिन वे विषय इस article के लिए बहुत व्यापक हैं।

Special thanks to Andrew T. West for his help with this article.