Mikroblogging for Virksomheder

Hvis du nævner mikroblogging for nogen i dag, vil det første, du får, være et langt foredrag om vigtigheden af sociale medier og platforme til at muliggøre samtalen og om kundeinteraktion. Okay, fint. Overhypet og dårligt forstået buzzord, som vi sikkert kan ignorere for nu. Sociale medier er vigtige, ja, men brug lidt tid på Twitter, og mens mange mennesker taler, vil du hurtigt lære, at meget få mennesker lytter. Platformen er på vej et sted hen, men lige nu er de fleste af de mennesker, der taler i mikroblogging-rummet, ved at tale om mikroblogging. Dette vil gå over. Foreløbig har vi andre bekymringer, der er mere umiddelbare.

Selvom jeg hurtigt afviser mikroblogging som “det næste store inden for sociale medier” som for det meste hype fra marketingfolkene, der forsøger at overbevise folk om at se på dem i endnu ti minutter, mener jeg, at konceptet med en meget begrænset, let at bruge, mikroblogging-arkitektur er af stor potentiel betydning for virksomheder.

Når jeg taler om mikroblogging for virksomheder, taler jeg ikke om den populære forestilling om at sende din praktikant ud for at poste om dit produkt på Twitter for at opnå markedsopmærksomhed. Det, jeg taler om, er at bruge en intern mikroblogging-infrastruktur til at levere status om personerne i din organisation til din organisation. På samme måde som virksomheder har interne blogs, der leverer information til deres eget personale, kan mikroblogging-platformen være et internt værktøj for vores organisation og ikke blot noget, vi bruger til at fortælle vores venner på den anden side af byen, hvad vi spiser til frokost.

Andre sociale kommunikationsværktøjer som traditionel blogging, instant messaging, e-mail osv. startede som overhypede sociale medier, selv om udtrykket ikke eksisterede endnu, og endte med at blive standard, velforsåede forretningskommunikationsværktøjer, der er vigtige dele af den virksomhedsmæssige kommunikationsværktøjskasse i dag. Mikroblogging vil være det samme. Og ligesom alle de kommunikationsværktøjer, der kom før det, er dette et værktøj, som din virksomhed kan begynde at bruge i dag for at opnå fordelene år før dine konkurrenter fanger op.

Mikroblogging tilbyder et potentielt boost til inter-team-kommunikation i virksomheder af næsten enhver størrelse. Ved at give en let tilgængelig mikroblogging-platform til brug for dit team giver du en simpel måde for individer og teams til at levere små, håndterbare mængder statusinformation til resten af virksomheden i et meget nemt at fordøje format, der er let at forstå. I de mindste organisationer, dem med færre end fem personer, der alle sidder på et enkelt kontor, er dette måske ligegyldigt, men begynd at tilføje et yderligere antal mennesker eller begynd at placere disse mennesker på spredte lokationer, og pludselig er mikroblogging vigtigt.

I stedet for at spekulere om mikroblogging ude af kontekst, lad os dykke direkte ned i nogle eksempelscenarier og se, hvordan mikroblogging til intern brug kan hjælpe din virksomhed. Husk, at ligesom mange sociale medier-teknologier er den ledende mikroblogging-platform, Laconi.ca, fuldstændig gratis og noget, dit IT-personale kan rulle ud til dig i dag.

Scenarie 1: Sælgeren

John er sælger. Han arbejder for din virksomhed, men er næsten aldrig på kontoret. Han tilbringer sine dage på vejen, ofte i andre byer. Du er heldig, hvis du har ansigt-til-ansigt-tid med John to gange om måneden. Adskillige personer ville have fordel af at kende Johns status, men John er utroligt travl og har ikke tid til at håndtere ekstra e-mail-trafik. Han bærer en BlackBerry, men svarer kun på e-mails fra sine nuværende og potentielle kunder i løbet af dagen og er udmattet om aftenen, når han kommer tilbage til sit hotelværelse. Han kommunikerer det absolutte minimum til dig, hans chef, men giver dig mulighed for at videregive de nødvendige oplysninger til alle i virksomheden, der måske har brug for at vide, hvad kunder har brug for, eller hvilke nye konti der måske er ved at gå i gang. Dette gør dig til både en flaskehals og et fejlpunkt. Hvad nu hvis du ikke kommunikerer de nødvendige oplysninger til de rette personer hurtigt nok?

Løsningen? Mikroblogging. Hvis din virksomhed havde en intern mikroblogging-platform, kunne du have udvidet den til Johns BlackBerry (iPhone, Windows Mobile-enhed, almindelig mobiltelefon, hvad som helst), så i stedet for at sende dig en hurtig e-mail kunne John have postet alle relevante oplysninger til sit eget mikroblogging-feed. Derefter kunne alle interesserede parter i din organisation se det feed for at få opdaterede data direkte fra kilden frem for at få det utilsigtet filtreret og forsinket. Folk, der har brug for øjeblikkelige opdateringer, kunne abonnere på Johns feed, mens folk, der bare ønsker lejlighedsvise salgsopdateringer fra tid til anden, blot ville besøge hans webside, når de fandt det nødvendigt. Alle får de rigtige data på det rigtige tidspunkt, og du har mere tid til at bekymre dig om selve forretningen.

Scenarie 2: Softwareudviklingsteams

Softwareudvikling er berømt for sit omfattende behov for kommunikation. Udviklere er berømte for at være ude af stand til let at kommunikere mellem individer og mellem teams. Softwareudvikling kræver ofte en stor mængde granulære statusopdateringer på både et team- og et individuelt udvikler- eller lederniveau. Mikroblogging er næppe et universalmiddel for denne situation, men det kan være et meget kraftfuldt værktøj i kommunikationsværktøjsbæltet for denne situation.

Ved at give hver enkelt udvikler sin egen interne mikroblogging-konto kan de lave hurtige og nemme statusopdateringer, når deres aktuelle opgave ændres. Andre udviklere, der har brug for at vide, hvilke komponenter der aktuelt arbejdes på, kan blot abonnere på de pågældende udvikleres feeds for at vide, hvad alle laver i øjeblikket. Ledere kan vide, hvad hvert af deres teammedlemmer arbejder på, uden at skulle gå forbi deres skriveborde og afbryde dem unødigt for at gøre det.

I denne model sker kommunikation hurtigere, mere grundigt og med mindre forstyrrelse af medarbejdere, der er ekstremt følsomme over for forstyrrelse og opgaveskift. At træne udviklerne til at lave regelmæssige statusopdateringer – sandsynligvis blot et par stykker om dagen med under fem minutters forbrug i alt – vil tage noget tid, men når det er en del af den sædvanlige arbejdsgang, vil det gøre alles liv meget lettere. Det er også en god mulighed for folk at søge og tilbyde hjælp til visse problemer. En udvikler kan poste “arbejder på foo-widgetten og forsøger at finde ud af bar-interfacet”, og nogen, der abonnerer på deres feed, kan se det og, da de er bar-interface-eksperten, kan sende en e-mail eller løbe over til deres kontor for at hjælpe dem, inden de spilder en eftermiddag med at genopfinde hjulet eller forgæves søger efter manglende dokumentation.

Scenarie 3: Generelle Kontoropdateringer

De fleste kontorer er større end et enkelt rum, hvor alle kan sætte sig ned og spise frokost sammen. Selv en relativt lille virksomhed med to kontorer eller endda to hjemmekontorer kunne sandsynligvis drage fordel af fordelene ved enkle opdateringer. Det er vigtigt for virksomheder at kommunikere. Intern forretningskommunikation er en af de måder, virksomheder er i stand til at overgå enkeltpersoner – ved at dele viden og opgaver mellem mange mennesker. Hvis hver af disse opgaver er så diskret, at du ikke har brug for kommunikation, kan det godt være, at du er bedre stillet ved at arbejde som individer, der udfører de samme opgaver.

Ved brug af mikroblogging kan selv generelt kontorpersonale poste enkle opdateringer et par gange om dagen, så alle kontorer har en god idé om, hvad der sker på de andre lokationer. Uanset om det er at se, hvornår frokost eller møder er i gang, hvornår kontoret har forladt for dagen, se hvilke nye projekter eller udfordringer der er opstået, eller finde ud af, hvilke kundeinteraktioner der har fundet sted den dag, kan disse oplysninger bruges til at holde de separate kontorer i gang på en samlet måde frem for som to fuldstændig separate lokationer med en meget dårlig forståelse af, hvad den anden laver.

Scenarie 4: Afdelingsinformation

Hvis din virksomhed er stor nok til at have separate afdelinger, kan mikroblogging være præcis det værktøj, du har brug for til at muliggøre afdelingens statusopdateringer til organisationen. Dette er ikke en passende løsning til, at HR kan offentliggøre deres seneste opdateringer til medarbejderhåndbogen, men det kunne være det perfekte sted til at annoncere firmafesten eller åben tilmelding til fordele.

Mange afdelingers kernefunktion er at levere en nødvendig tjeneste til resten af organisationen. HR, informationsteknologi, finans, fakturering, indkøb osv. eksisterer alle for at betjene organisationens interne forretningsbehov. Hvis hver afdeling havde sit eget mikroblog-feed, ville det være nemt for hver af dem at levere enkle opdateringer til hele virksomheden. Folk kan abonnere på individuelle afdelingers feeds, se afdelingens webside, når de har en interesse, eller muligvis vil alle afdelingsfeeds blive aggregeret på en medarbejderportal-webside eller et andet samlet informationssted for at gøre disse opdateringer tydelige for alle.

IT-afdelingen kan poste en påmindelse om phishing-angreb eller social engineering-farer eller kan poste en statusopdatering til e-mailsystemet, der aktuelt er nede, så alle kan fortsætte med at arbejde uden at bruge deres tid på at ringe til den allerede overbebyrdede IT-afdeling og forsinke dem fra at løse et problem, som de allerede arbejder på for fuld kraft. Indkøb kan poste et link til en side om nye indkøbsprocedurer, der ellers ville have gået ubemærket hen. Finans kan sende oplysninger om en ændring i den måde, medarbejdere skal indsende udgifter. Potentielle eksempler er mange. Hvor ofte ønsker din organisation at foretage en politisk eller proceduremæssig ændring, men finder det meget vanskeligt at informere virksomheden om ændringen, når medarbejderne har lært den gamle procedure? At opdatere medarbejderhåndbogen eller finans-websiden gør lidt gavn, hvis folk har lært processen udenad og ikke længere refererer til disse materialer.

Scenarie 5: Mentoring og Medarbejderudvikling

En af de mindre åbenlyse måder, mikroblogging kan gavne din organisation, er inden for medarbejderudvikling. Seniormedarbejdere, der regelmæssigt poster opdateringer til deres mikroblog-feeds, giver en mulighed for mere juniore medarbejdere, især nye medarbejdere og praktikanter, til at følge deres feeds for at opnå en dybere forståelse af de opgaver, de udfører fra dag til dag.

Ved at give juniore medarbejdere chancen for at observere deres “mentorer” på en uobstruktiv måde kan de drage fordel af at lære, hvordan de arbejder, hvordan deres tid bruges, og hvordan de prioriterer deres dage, ud over måske at lære om deres interesser, hvilke relevante bøger eller artikler de har læst, hvilke websteder der er vigtige for dem og meget mere. Dette er næppe en erstatning for traditionel mentoring, men at give medarbejdere mulighed for at søge oplysninger om andre medarbejdere, de beundrer eller ønsker at lære af, kan være meget værdifuldt.

Jeg kender ikke de specifikke kommunikationsbehov i din virksomhed, men jeg vil blive overrasket over at finde, at den ikke ville drage fordel af en stigning i intern synlighed. Mikroblogging kan facilitere kommunikation mellem teams, mellem kolleger, mellem ledere og deres medarbejdere og endda mellem adskilte dele af organisationen. Mikroblogging tilbyder en enkel, lavoverhead, løst koblet proces, der giver alle niveauer i en organisation mulighed for at levere status og information til alle interesserede parter inden for den organisation.

Mikroblogging tilbyder naturligvis yderligere fordele ud over den interne statuskommunikation, vi har diskuteret her. Servere og andet IT-udstyr kan automatisk poste advarsler via mikroblogging-arkitekturen og give alle interesserede en chance for at se realtidsfejl og advarsler på netværket, der kan påvirke dem. Og så er der ekstern mikroblogging, der tilbyder status og information ud til kunder, leverandører og interesserede parter uden for din organisation. Men disse emner er for brede til denne artikel.

Særlig tak til Andrew T. West for hans hjælp med denne artikel.