Mikroblogging dla biznesu

Jeśli wspomnisz komuś dzisiaj o mikrobloggingu, pierwszą rzeczą, którą usłyszysz, będzie długa tyrada o znaczeniu mediów społecznościowych i platform umożliwiających rozmowę oraz o interakcji z klientami. Dobrze. Nadmiernie nagłośniony i słabo rozumiany szum, który możemy chyba na razie bezpiecznie zignorować. Media społecznościowe mają znaczenie, tak, ale spędź trochę czasu na Twitterze i, choć wielu ludzi mówi, szybko nauczysz się, że bardzo niewielu słucha. Platforma zmierza gdzieś, ale teraz większość ludzi mówiących w przestrzeni mikrobloggingu mówi o mikrobloggingu. To przeminie. Na razie mamy inne, bardziej pilne sprawy.

Choć mam tendencję do szybkiego odrzucania mikrobloggingu jako “następnej wielkiej rzeczy w mediach społecznościowych” jako w większości szumu ze strony ludzi od marketingu próbujących przyciągnąć uwagę na kolejne dziesięć minut, uważam, że koncepcja wysoce ograniczonej, łatwej w użyciu architektury mikrobloggingowej może być czymś o dużym potencjalnym znaczeniu dla biznesu.

Kiedy mówię o mikrobloggingu dla biznesu, nie mam na myśli popularnego pomysłu wysyłania stażysty, aby zamieszczał posty o twoim produkcie na Twitterze w celu zdobycia uwagi rynkowej. Mam na myśli używanie wewnętrznej infrastruktury mikrobloggingowej do dostarczania statusu o osobach w twojej organizacji do twojej organizacji. W ten sam sposób, w jaki firmy mają wewnętrzne blogi dostarczające informacji własnym pracownikom, platforma mikrobloggingowa może być narzędziem wewnętrznym dla naszej organizacji, a nie tylko czymś, czego używamy, aby mówić znajomym po drugiej stronie miasta, co jemy na lunch.

Inne narzędzia komunikacji społecznościowej, jak tradycyjny blogging, komunikatory, e-mail itp., zaczęły jako nadmiernie nagłośnione media społecznościowe, nawet jeśli termin ten jeszcze wtedy nie istniał, i skończyły jako standardowe, dobrze rozumiane narzędzia komunikacji biznesowej, które są dziś ważnymi elementami firmowego zestawu narzędzi komunikacyjnych. Mikroblogging będzie taki sam. I, jak wszystkie te narzędzia komunikacyjne, które pojawiły się przed nim, to narzędzie, z którego twoja firma może zacząć korzystać już dziś, aby uzyskiwać korzyści na lata przed tym, jak twoi konkurenci się zorientują.

Mikroblogging oferuje potencjalne dobrodziejstwo dla komunikacji między zespołami w firmach niemal każdej wielkości. Zapewniając łatwo dostępną platformę mikrobloggingową dla użytku twojego zespołu, dajesz prostą możliwość osobom i zespołom dostarczania małych, łatwych do zarządzania ilości informacji o statusie do reszty firmy w wysoce przyswajalnym formacie, który jest łatwy do zrozumienia. W najmniejszych organizacjach, tych z mniej niż pięcioma osobami siedzącymi razem w jednym biurze, może to nie mieć znaczenia, ale zacznij dodawać dodatkową liczbę osób lub zaczyna rozlokowywać je w różnych miejscach, a nagle mikroblogging ma znaczenie.

Zamiast spekulować o mikrobloggingu poza kontekstem, przejdźmy od razu do przykładowych scenariuszy i zobaczmy, jak mikroblogging do użytku wewnętrznego może pomóc twojej firmie. Pamiętaj, że jak wiele technologii mediów społecznościowych, wiodąca platforma mikrobloggingowa, Laconi.ca, jest całkowicie bezpłatna i twój personel IT może ją dziś dla ciebie uruchomić.

Scenariusz 1: Handlowiec

John jest handlowcem. Pracuje dla twojej firmy, ale prawie nigdy nie ma go w biurze. Spędza dni w trasie, często w innych miastach. Masz szczęście, jeśli widzisz Johna twarzą w twarz dwa razy w miesiącu. Kilka osób miałoby korzyść z wiedzy o statusie Johna, ale John jest niezwykle zajęty i nie ma czasu na zarządzanie dodatkowym ruchem e-mailowym. Nosi ze sobą BlackBerry, ale odpowiada na e-maile tylko od swoich aktualnych i potencjalnych klientów w ciągu dnia, a wieczorem jest zmęczony, gdy wraca do pokoju hotelowego. Przekazuje ci, swojemu szefowi, absolutne minimum, ale pozwala ci przekazywać niezbędne informacje do kogokolwiek w firmie, kto może potrzebować wiedzieć, czego potrzebują klienci lub jakie nowe konta mogą się pojawić. To czyni cię zarówno wąskim gardłem, jak i punktem awarii. Co, jeśli nie przekażesz niezbędnych informacji właściwym osobom wystarczająco szybko?

Rozwiązanie? Mikroblogging. Gdyby twoja firma miała wewnętrzną platformę mikrobloggingową, mógłbyś ją rozszerzyć na BlackBerry Johna (iPhone'a, urządzenie Windows Mobile, zwykłą komórkę, cokolwiek), tak że zamiast wysyłać ci szybkiego e-maila, John mógłby zamieszczać wszystkie istotne informacje na swoim własnym feedzie mikrobloggingowym. Wtedy każda zainteresowana strona w twojej organizacji mogłaby spojrzeć na ten feed, aby uzyskać aktualne dane bezpośrednio od źródła, zamiast otrzymywać je nieumyślnie filtrowane i opóźnione. Osoby potrzebujące natychmiastowych aktualizacji mogłyby być subskrybowane do feedu Johna, podczas gdy osoby, które chcą tylko okazjonalnych aktualizacji sprzedażowych, odwiedzałyby jego stronę internetową, gdy uznają to za konieczne. Wszyscy dostają właściwe dane we właściwym czasie, a ty masz więcej czasu na zajmowanie się samym biznesem.

Scenariusz 2: Zespoły deweloperskie

Tworzenie oprogramowania słynie z ogromnego zapotrzebowania na komunikację. Deweloperzy są sławni z niemożności łatwego komunikowania się między jednostkami i między zespołami. Tworzenie oprogramowania często wymaga dużej ilości granularnych aktualizacji statusu zarówno na poziomie zespołu, jak i na poziomie indywidualnego dewelopera lub menedżera. Mikroblogging bynajmniej nie jest panaceum na tę sytuację, ale może być bardzo potężnym narzędziem w zestawie narzędzi komunikacyjnych dla tej sytuacji.

Dając każdemu deweloperowi indywidualne wewnętrzne konto mikrobloggingowe, mogą oni szybko i łatwo aktualizować status za każdym razem, gdy zmienia się ich bieżące zadanie. Inni deweloperzy, którzy muszą wiedzieć, nad którymi komponentami jest aktualnie prowadzona praca, mogą po prostu subskrybować feedy odpowiednich deweloperów, aby wiedzieć, co każdy robi w danym momencie. Menedżerowie mogą wiedzieć, nad czym pracuje każdy z ich członków zespołu, bez konieczności zaglądania do ich biurek i niepotrzebnego przerywania im w tym celu.

W tym modelu komunikacja odbywa się szybciej, pełniej i z mniejszymi zakłóceniami dla personelu, który jest niezwykle wrażliwy na przerwy i przełączanie zadań. Szkolenie deweloperów do regularnego aktualizowania statusu – prawdopodobnie zaledwie kilka razy dziennie, zajmując łącznie mniej niż pięć minut – zajmie trochę czasu, ale gdy stanie się częścią normalnego przepływu pracy, ułatwi życie wszystkim. To też świetna okazja dla ludzi do proszenia o pomoc i oferowania jej w przypadku określonych problemów. Deweloper może zamieścić “pracuję nad widgetem foo i próbuję rozgryźć interfejs bar”, a ktoś subskrybujący jego feed może to zobaczyć i, będąc ekspertem od interfejsu bar, wysłać e-mail lub podbiec do jego biura, aby mu pomóc, zanim straci popołudnie na wymyślanie koła lub bezsilne szukanie brakującej dokumentacji.

Scenariusz 3: Ogólne aktualizacje biurowe

Większość biur jest większa niż jedna przestrzeń, w której wszyscy mogą usiąść i zjeść razem lunch. Nawet stosunkowo mała firma z dwoma biurami lub nawet dwoma domowymi biurami mogłaby prawdopodobnie skorzystać z zalet prostych aktualizacji. Ważne jest, aby firmy komunikowały się. Wewnętrzna komunikacja biznesowa jest jednym ze sposobów, w jaki firmy są w stanie osiągać lepsze wyniki niż jednostki – poprzez dzielenie się wiedzą i zadaniami między wieloma ludźmi. Jeśli każde z tych zadań jest na tyle odrębne, że nie potrzebujesz żadnej komunikacji, to może lepiej pracować jako jednostki wykonujące te same zadania.

Dzięki mikrobloggingowi nawet ogólny personel biurowy może zamieszczać proste aktualizacje kilka razy dziennie, tak aby wszystkie biura miały dobre pojęcie o tym, co dzieje się w innych lokalizacjach. Niezależnie od tego, czy chodzi o sprawdzenie, kiedy trwa lunch lub spotkania, kiedy biuro wyszło na dień, jakie nowe projekty lub wyzwania się pojawiły, lub jakie interakcje z klientami miały miejsce tego dnia, te informacje mogą być użyte do utrzymania oddzielnych biur działających w jednolity sposób, a nie jako dwie zupełnie oddzielne lokalizacje z bardzo słabym rozumieniem tego, co robi druga.

Scenariusz 4: Informacje departamentowe

Jeśli twoja firma jest wystarczająco duża, aby mieć oddzielne działy, mikroblogging może być właśnie narzędziem, którego potrzebujesz, aby umożliwić departamentalne aktualizacje statusu dla organizacji. Nie jest to odpowiednie rozwiązanie dla działu kadr do publikowania najnowszych aktualizacji podręcznika pracownika, ale mogłoby być idealnym miejscem do ogłoszenia firmowego pikniku lub otwartego zapisu na benefity.

Podstawową funkcją wielu działów jest świadczenie potrzebnej usługi dla reszty organizacji. Zasoby ludzkie, informatyka, finanse, rozliczenia, zakupy itp. istnieją po to, aby obsługiwać wewnętrzne potrzeby biznesowe organizacji. Gdyby każdy dział miał swój własny feed mikroblogowy, łatwo byłoby każdemu z nich dostarczać proste aktualizacje dla całej firmy. Ludzie mogliby subskrybować indywidualne feedy departamentów, odwiedzać stronę departamentu, gdy są zainteresowani, lub ewentualnie wszystkie feedy departamentów byłyby agregowane na stronie portalu pracowniczego lub innej ujednoliconej lokalizacji informacyjnej, aby te aktualizacje były oczywiste dla wszystkich.

Dział informatyki mógłby zamieścić przypomnienie o atakach phishingowych lub zagrożeniach związanych z socjotechniką, lub mógłby zamieścić aktualizację statusu systemu e-mailowego, który jest aktualnie niedostępny, pozwalając wszystkim kontynuować pracę bez spędzania czasu na dzwonieniu do już przeciążonego działu IT i opóźnianiu go w naprawianiu problemu, nad którym już pracuje pełną parą. Dział zakupów mógłby zamieścić link do strony o nowych procedurach zakupowych, które w innym wypadku mogłyby przejść niezauważone. Finanse mogą wysyłać informacje o zmianie sposobu, w jaki pracownicy muszą rozliczać wydatki. Potencjalnych przykładów jest wiele. Jak często twoja organizacja chce wprowadzić zmianę zasad lub procedur, ale stwierdza, że poinformowanie firmy o zmianie może być bardzo trudne, gdy pracownicy nauczyli się już starej procedury. Aktualizowanie podręcznika pracownika lub finansowej strony internetowej niewiele pomaga, jeśli ludzie zapamiętali proces i nie odwołują się już do tych materiałów.

Scenariusz 5: Mentoring i rozwój pracowników

Jednym z mniej oczywistych sposobów, w jaki mikroblogging może przynieść korzyść twojej organizacji, jest obszar rozwoju pracowników. Starsi pracownicy, zamieszczając regularne aktualizacje na swoich feedach mikroblogowych, dają możliwość bardziej junior’owym członkom personelu, zwłaszcza nowym pracownikom i stażystom, śledzenia ich feedów w celu uzyskania głębszego zrozumienia zadań, które wykonują na co dzień.

Dając junior’owym pracownikom szansę obserwowania swoich “mentorów” w nieintruzywny sposób, mogą oni skorzystać z możliwości uczenia się, jak pracują, jak spędzają czas i jak ustalają priorytety swoich dni, a może również dowiedzieć się o ich zainteresowaniach, jakie odpowiednie książki lub artykuły czytali, jakie strony internetowe są dla nich ważne i więcej. To bynajmniej nie zastępuje tradycyjnego mentoringu, ale pozwolenie pracownikom na poszukiwanie informacji o innych pracownikach, których podziwiają lub od których chcą się uczyć, może być bardzo wartościowe.

Nie znam konkretnych potrzeb komunikacyjnych twojej firmy, ale byłbym zaskoczony, gdyby nie skorzystała ona ze zwiększonej wewnętrznej widoczności. Mikroblogging może ułatwiać komunikację między zespołami, między rówieśnikami, między menedżerami i ich personelem, a nawet między rozłączonymi częściami organizacji. Mikroblogging oferuje prosty, niskonakładowy, luźno powiązany proces, który pozwala każdemu poziomowi organizacji dostarczać status i informacje wszystkim zainteresowanym stronom w tej organizacji.

Mikroblogging oferuje oczywiście dodatkowe korzyści poza wewnętrzną komunikacją statusu, którą tutaj omówiliśmy. Serwery i inne urządzenia IT mogą automatycznie wysyłać alerty za pośrednictwem architektury mikrobloggingowej, dając każdemu zainteresowanemu szansę na zobaczenie awarii i alertów na żywo w sieci, które mogą na niego wpłynąć. A następnie jest mikroblogging zewnętrzny oferujący status i informacje dla klientów, dostawców i zainteresowanych stron poza twoją organizacją. Ale te tematy są zbyt szerokie dla tego artykułu.

Specjalne podziękowania dla Andrew T. Westa za pomoc przy tym artykule.