Mikroblogging for bedrifter

Hvis du nevner mikroblogging for noen i dag, er det første du vil høre en lang utlegning om viktigheten av sosiale medier og plattformer for å muliggjøre samtalen og om kundeinteraksjon. Greit nok. Overhypet og dårlig forstått snakk som vi sannsynligvis trygt kan ignorere for nå. Sosiale medier betyr noe, ja, men bruk litt tid på Twitter, og selv om mange snakker, vil du raskt lære at svært få lytter. Plattformen er på vei et sted, men akkurat nå er de fleste som snakker i mikrobloggingrommet, i ferd med å snakke om mikroblogging. Dette vil gå over. For nå har vi andre bekymringer som er mer umiddelbare.

Mens jeg raskt avviser mikroblogging som «den neste store tingen innen sosiale medier» som i stor grad er hype fra markedsføringsgjengen som prøver å overbevise folk til å se på dem i ytterligere ti minutter, tror jeg at konseptet med en svært begrenset, enkel å bruke mikrobloggingarkitektur er av stor potensiell betydning for bedrifter.

Når jeg snakker om mikroblogging for bedrifter, snakker jeg ikke om den populære forestillingen om å sende praktikanten ut for å legge ut om produktet ditt på Twitter for å skape markedsoppmerksomhet. Det jeg snakker om, er å bruke en intern mikroblogginginfrastruktur for å levere status om menneskene i organisasjonen din til organisasjonen din. På samme måte som selskaper har interne blogger som leverer informasjon til egne ansatte, kan mikrobloggingplattformen være et internt verktøy for organisasjonen vår og ikke bare noe vi bruker for å fortelle vennene våre på den andre siden av byen hva vi spiser til lunsj.

Andre sosiale kommunikasjonsverktøy som tradisjonell blogging, direktemeldinger, e-post osv. startet som overhypede sosiale medier, selv om begrepet ikke eksisterte ennå, og endte opp med å bli standard, veletablerte forretningskommunikasjonsverktøy som er viktige deler av bedriftens kommunikasjonsverktøykasse i dag. Mikroblogging vil gjøre det samme. Og, som alle de kommunikasjonsverktøyene som kom før det, er dette et verktøy selskapet ditt kan begynne å bruke i dag for å høste fordelene år før konkurrentene fanger opp.

Mikroblogging tilbyr et potensielt løft til kommunikasjon mellom team i selskaper av nesten hvilken som helst størrelse. Ved å tilby en lett tilgjengelig mikrobloggingplattform til bruk for teamet ditt, gir du en enkel måte for enkeltpersoner og team å levere små, håndterbare mengder statusinformasjon til resten av selskapet i et svært lesbart format som er lett å forstå. I de minste organisasjonene, de med færre enn fem personer som alle sitter på ett kontor, spiller dette kanskje ingen rolle, men begynn å legge til et ekstra antall personer eller begynn å plassere disse menneskene på ulike steder, og plutselig betyr mikroblogging noe.

I stedet for å hypotetisere om mikroblogging uten kontekst, la oss dykke rett inn i noen eksempelscenarier og se hvordan mikroblogging for intern bruk kan hjelpe bedriften din. Husk at i likhet med mange sosiale medieteknologier er den ledende mikrobloggingplattformen, Laconi.ca, helt gratis og noe IT-personalet ditt kan rulle ut for deg i dag.

Scenario 1: Selgeren

John er en selger. Han jobber for selskapet ditt, men er nesten aldri på kontoret. Han tilbringer dagene sine på veien, ofte i andre byer. Du er heldig hvis du har ansikt-til-ansikt-tid med John to ganger per måned. Flere personer ville hatt nytte av å kjenne Johns status, men John er utrolig opptatt og har ikke tid til å håndtere ekstra e-posttrafikk. Han bærer en BlackBerry, men svarer bare på e-post fra sine nåværende og potensielle kunder i løpet av dagen og er utmattet om kvelden når han kommer tilbake til hotellrommet. Han kommuniserer det absolutt nødvendige til deg, sjefen hans, men lar deg distribuere nødvendig informasjon til alle i selskapet som kanskje trenger å vite hva kundene trenger eller hvilke nye kontoer som kan komme på plass. Dette gjør deg til både en flaskehals og et feilpunkt. Hva om du ikke kommuniserer den nødvendige informasjonen til de riktige personene raskt nok?

Løsningen? Mikroblogging. Hvis firmaet ditt hadde en intern mikrobloggingplattform, kunne du ha utvidet den til Johns BlackBerry (iPhone, Windows Mobile-enhet, vanlig mobiltelefon, hva som helst) slik at i stedet for å sende deg en rask e-post, kunne John ha lagt ut all relevant informasjon til sin egen mikrobloggingfeed. Da kunne alle interesserte parter i organisasjonen din se på den feeden for å få oppdaterte data rett fra kilden i stedet for å ha det utilsiktet filtrert og forsinket. Folk som trenger umiddelbare oppdateringer, kunne abonnere på Johns feed, mens folk som bare ønsker tilfeldige salgsoppdateringer fra tid til annen, bare ville besøke nettsiden hans når de fant det nødvendig. Alle får riktige data til rett tid, og du har mer tid til å bekymre deg for selve virksomheten.

Scenario 2: Programvareutviklingsteam

Programvareutvikling er berømt for sitt omfattende behov for kommunikasjon. Utviklere er berømt for å ikke klare å kommunisere enkelt mellom enkeltpersoner og mellom team. Programvareutvikling krever ofte en stor mengde granulære statusoppdateringer både på et team- og på et individuelt utvikler- eller ledernivå. Mikroblogging er neppe et universalmiddel for denne situasjonen, men det kan være et svært kraftig verktøy i kommunikasjonsverktøykassen for denne situasjonen.

Ved å gi hver enkelt utvikler sin egen interne mikrobloggingkonto kan de gjøre raske og enkle statusoppdateringer når som helst den gjeldende oppgaven endres. Andre utviklere, som trenger å vite hvilke komponenter det arbeides med for øyeblikket, kan bare abonnere på feedene til de aktuelle utviklerne for å vite hva alle gjør akkurat nå. Ledere kan vite hva hvert teammedlem jobber med uten å trenge å stikke innom skrivebordene deres og avbryte dem unødvendig for å gjøre det.

I denne modellen skjer kommunikasjon raskere, mer grundig og med mindre forstyrrelse for ansatte som er ekstremt følsomme for forstyrrelser og oppgavebytting. Å trene utviklerne til å gjøre regelmessige statusoppdateringer – sannsynligvis bare noen få per dag som tar mindre enn fem minutter totalt – vil ta noe tid, men når det er en del av den vanlige arbeidsflyten, vil det gjøre alles liv mye enklere. Det er også en flott mulighet for folk til å be om og tilby hjelp på bestemte problemer. En utvikler kan legge ut «jobber med foo-widgeten og prøver å finne ut bar-grensesnittet», og noen som abonnerer på feeden deres, kan se det og, som bar-grensesnitt-eksperten, kan sende en e-post eller løpe over til kontoret for å hjelpe dem ut før de kaster bort en ettermiddag på å finne opp hjulet på nytt eller hjelpeløst leter etter manglende dokumentasjon.

Scenario 3: Generelle kontoroppDateringer

De fleste kontorer er større enn ett enkelt rom der alle kan sitte ned og spise lunsj sammen. Selv en relativt liten bedrift med to kontorer eller til og med to hjemmekontorer vil sannsynligvis ha nytte av fordelene med enkle oppdateringer. Det er viktig for bedrifter å kommunisere. Intern forretningskommunikasjon er en av måtene selskaper er i stand til å overprestere enkeltpersoner – ved å dele kunnskap og oppgaver mellom mange mennesker. Hvis hver av disse oppgavene er så diskrete at du ikke trenger noen kommunikasjon, kan det hende du er bedre stilt med å jobbe som enkeltpersoner som gjør de samme oppgavene.

Ved bruk av mikroblogging kan selv generelt kontorpersonale legge ut enkle oppdateringer noen ganger per dag slik at alle kontorene har en god idé om hva som skjer på de andre stedene. Enten det er å se når lunsj eller møter er i gang, når kontoret har dro for dagen, å se hvilke nye prosjekter eller utfordringer som har oppstått eller å finne ut hvilke kundeinteraksjoner som har funnet sted den dagen, kan den informasjonen brukes til å holde de separate kontorene i arbeid på en samlet måte i stedet for som to helt separate steder med svært dårlig forståelse for hva det andre gjør.

Scenario 4: Avdelingsinformasjon

Hvis selskapet ditt er stort nok til å ha separate avdelinger, kan mikroblogging være nettopp det verktøyet du trenger for å muliggjøre avdelingsstatusoppdateringer til organisasjonen. Dette er ikke en passende løsning for HR til å publisere sine siste oppdateringer til personalhåndboken, men det kan være det perfekte stedet for dem til å kunngjøre selskapets piknik eller åpen påmelding til fordeler.

Mange avdelingers kjernefunksjon er å levere en nødvendig tjeneste til resten av organisasjonen. HR, IT, økonomi, fakturering, innkjøp osv. eksisterer alle for å betjene de interne forretningsbehovene til organisasjonen. Hvis hver avdeling hadde sin egen mikroblogg-feed, ville det være enkelt for hver av dem å gi enkle oppdateringer til hele selskapet. Folk kan abonnere på individuelle avdelingsfeeder, besøke avdelingens nettside når de har interesse, eller muligens alle avdelingsfeeder ville bli aggregert på en ansattportal-nettside eller annet samlet informasjonssted for å gjøre disse oppdateringene åpenbare for alle.

IT-avdelingen kan legge ut en påminnelse om phishing-angrep eller social engineering-farer, eller kan legge ut en statusoppdatering til e-postsystemet som for øyeblikket er nede, slik at alle kan fortsette å jobbe uten å bruke tid på å ringe den allerede overarbeidede IT-avdelingen og forsinke dem fra å fikse et problem de allerede jobber med for fullt. Innkjøp kan legge ut en lenke til en side om nye innkjøpsprosedyrer som ellers kanskje ville ha gått ubemerket. Økonomi kan sende informasjon om en endring i måten ansatte må sende inn utgifter på. Potensielle eksempler er mange. Hvor ofte ønsker organisasjonen din å gjøre en policy- eller prosedyreendring, men oppdager at det kan være svært vanskelig å informere selskapet om endringen når ansatte har lært den gamle prosedyren? Å oppdatere personalhåndboken eller økonominettstedet hjelper lite hvis folk har memorert prosessen og ikke lenger refererer til disse materialene.

Scenario 5: Veiledning og ansattutvikling

En av de mindre åpenbare måtene mikroblogging kan gagne organisasjonen din på, er innen ansattutvikling. Seniormedarbeidere, mens de legger ut regelmessige oppdateringer til mikrobloggingfeedene sine, gir en mulighet for mer juniormedlemmer av personalet, spesielt nyansatte og praktikanter, til å følge feedene deres for å få en dypere forståelse av oppgavene de utfører dag for dag.

Ved å gi junioransatte muligheten til å observere «mentorene» sine på en lite påtrengende måte, kan de ha nytte av å lære hvordan de jobber, hvordan tiden deres brukes og hvordan de prioriterer dagene sine, i tillegg kanskje til å lære om interessene deres, hvilke relevante bøker eller artikler de har lest, hvilke nettsteder som er viktige for dem og mer. Dette er absolutt ikke en erstatning for tradisjonell veiledning, men å la ansatte søke ut informasjon om andre ansatte de beundrer eller som de ønsker å lære av, kan være svært verdifullt.

Jeg kjenner ikke de spesifikke kommunikasjonsbehovene til bedriften din, men jeg ville bli overrasket om den ikke ville ha nytte av en økning i intern synlighet. Mikroblogging kan lette kommunikasjon mellom team, mellom kolleger, mellom ledere og deres ansatte og til og med mellom usammenhengende deler av organisasjonen. Mikroblogging tilbyr en enkel, lavoverheads, løst koblet prosess som lar hvert nivå i en organisasjon gi status og informasjon til alle interesserte parter innenfor den organisasjonen.

Mikroblogging tilbyr selvfølgelig ytterligere fordeler utenfor intern statuskommunikasjon som vi har diskutert her. Servere og annet IT-utstyr kan automatisk legge ut varsler via mikrobloggingarkitekturen, noe som gir alle interesserte en sjanse til å se sanntidsfeil og varsler på nettverket som kan påvirke dem. Og så er det ekstern mikroblogging som tilbyr status og informasjon ut til kunder, leverandører og interesserte parter utenfor organisasjonen din. Men disse temaene er for brede for denne artikkelen.

Spesiell takk til Andrew T. West for hjelpen med denne artikkelen.