Virksomheten: IT-ens kontekst

Jeg vil anslå at det store flertallet av mennesker som arbeider i IT-bransjen kom til det ut fra en interesse for eller til og med en lidenskap for datamaskiner. Å jobbe i IT lar dem leke med mange store, raske og kraftige datamaskiner, nettverk, lagringsenheter og mer. Det er gøy. Det er spennende. Vi har en tendens til å elske dingser og tekniske leker. Vi elsker å overvåke den brusende serverrommet eller datasenteret. Dette er, nesten universelt, sant om IT-folk overalt i bransjen.

På grunn av denne noe unaturlige måten folk introduseres til IT som karriere, sitter vi igjen med noen problemer som ikke er helt unike for IT, men som i det minste er relativt ekstreme i den. Det primære problemet vi møter, som bransje og spesielt innenfor SMB-delen av bransjen, er mangelen på forretningskontekst i vår forståelse av IT.

IT eksisterer bare med en forretningskontekst – dette er avgjørende for å forstå alle aspekter ved IT. Uten en virksomhet å støtte ville IT ikke være IT i det hele tatt, men ville bare være «å leke med datamaskiner». Andre avdelinger som er direkte knyttet til forretningsstøtte, som finans, regnskap, menneskelige ressurser, juridisk osv., har langt mer typisk forretningsengasjement og mindre «innovervendt interesse», slik at de ikke har en tendens til å miste fokus på sin rolle i å støtte forretningsmiljøet i alt de gjør. Men IT er ofte så fjern fra selve virksomheten, i det minste mentalt, at det er lett å begynne å tro at IT eksisterer for sin egen skyld. Men det gjør det ikke.

Mer enn nesten noen annen avdeling er IT og må være en integrert del av virksomheten. IT har noen av de dypeste og bredeste innsiktene i virksomheten og er uvurderlig som partner med ledelsen i dette aspektet. Alt som skjer i IT må vurderes i konteksten av, og med hensyn til behovene til, virksomheten.

Selvfølgelig finnes det roller innen IT, innen enhver avdeling, som i hovedsak kan fungere fullstendig uten å forstå konteksten til virksomheten de støtter. Jobbroller som er svært strukturerte og baserer seg på prosedyre snarere enn beslutningstaking, kan ofte klare seg uten engang å vite hva virksomheten gjør, langt mindre vurdere dens behov. Men så snart en rolle i IT beveger seg inn i rådgivning eller beslutningstaking, er virksomheten kjernen. I realiteten er virksomheten det eneste fokuset. IT er en tilrettelegger for virksomhet – hvis den ikke tilrettelegger for virksomheten, hva gjør den da? På grunn av dette må vi alltid være bevisst på de forretningsmessige begrunnelsene bak all beslutningstaking og planlegging.

Dette kan ikke understrekes nok: IT-ens primære rolle er en forretningsmessig, ikke en teknisk.

IT må tenke på virksomheten ved hvert steg. Alle beslutninger bør tas med en skarp sans for hvordan de påvirker virksomheten med tanke på effektivitet, kostnadseffektivitet osv. Det er så lett, spesielt når man jobber med annet IT-personell fra andre selskaper, å miste dette perspektivet og begynne å tro at det finnes standardsvar, at det finnes aksepterte «slik bør det gjøres»-tilnærminger, at IT bør diktere hva som er best for virksomheten fra et IT-perspektiv.

Disse konseptene blir spesielt viktige når vi snakker om risikoområder. Det er vanlig at IT-perspektivet er å betrakte risiko som noe som må overvinnes, men et forretningsperspektiv er å balansere risiko mot kostnaden ved risikoreduksjon. Hvis de fikk styre fritt uten tilsyn, ville de fleste IT-avdelinger se virksomheten som så kritisk at en hvilken som helst sum penger burde brukes på en «bedre» IT-infrastruktur for å sikre at nedetid aldri ville skje. Men dette er fullstendig feil. «Bedre» bør aldri knyttes til oppetid – det bør knyttes til «hva som best tjener virksomhetens mål». Kanskje er det oppetid, kanskje er det en reduksjon av kapitalutgifter: det avhenger av den unike forretningssituasjonen. Ofte er det som er best for virksomheten ikke det som oppfattes som best for IT.

Konsepter som «virksomheten kan ikke gå ned» eller «kostnad er ikke noe hinder» har ingen plass i en virksomhet, og kan derfor heller ikke ha det i IT. Enhver virksomhet har en kostnadsgrense for oppetid der det er mer kostnadseffektivt å avslutte. Intet IT-prosjekt har kostnad som ikke noe hinder – i en virksomhet er kostnad alltid et hinder.

Det IT må gjøre er å lære å tenke annerledes. Virksomhetens behov bør stå i fremste rekke i IT-konsepter om hva som er godt og hva som er aktuelt. Ideen om at det finnes et «riktig eller best beskyttelsesnivå» for et system bør aldri engang falle IT-beslutningstakere inn. I stedet bør IT umiddelbart tenke på verdi for virksomheten, kostnaden ved nedetid, kostnaden ved risikoreduksjon og ta beslutninger basert på verdien for virksomheten.

Å tenke «virksomheten først» eller egentlig «bare virksomheten» kan være en kamp for IT-personell som kommer til IT fra et teknologisk perspektiv i stedet for fra et forretningsmessig, men det er en kritisk ferdighet som fundamentalt vil endre tilnærmingen og effektiviteten til en IT-avdeling.

Virksomheter må se etter IT-personell i beslutnings- og veiledningsroller som har en solid forståelse for og interesse i virksomhet, og som konsekvent kan opprettholde sitt IT-arbeid innenfor det perspektivet.