सबसे छोटा IT विभाग

छोटे व्यवसायों के साथ काम करने का अर्थ है छोटे IT शॉप्स के साथ काम करना। “एकल व्यक्ति” वाले सेटअप बहुत आम हैं और मैं अक्सर इस बारे में चर्चाओं में रहता हूँ कि इतने छोटे परिवेशों को कैसे संभाला जाए। इसका कोई आसान उत्तर नहीं है। अधिकांश कंपनी विभागों या जॉब रोल्स के विपरीत, IT लगभग हमेशा एक “चौबीसों घंटे” की नौकरी होती है जो व्यवसाय की बुनियादी “प्लंबिंग” की सेवा करती है – वह बुनियादी ढांचा जिस पर बाकी सब कुछ निर्भर करता है। वित्त, मानव संसाधन, कानूनी, प्रबंधन या मार्केटिंग जैसे सामान्य विभाग दिन के अंत में काम बंद कर देते हैं, शुक्रवार को एक घंटे जल्दी निकल जाते हैं, सप्ताहांत में पूरी तरह ऑफलाइन हो जाते हैं, सामान्य छुट्टियां लेते हैं और स्थापित होने के बाद बहुत कम निरंतर शिक्षा या प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है – लेकिन IT विभागों को इस तरह काम करने की आवश्यकता होती है। IT स्टाफ उस “एक समय” को याद नहीं करते जब काम पर चीजें इतनी बुरी थीं कि उन्हें पूरे सप्ताहांत या पूरी रात काम करना पड़ा – यह बस IT में कई लोगों के लिए दैनिक जीवन है। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि यह अच्छी तरह काम करता है, IT विभागों को अक्सर जमीन में धकेल दिया जाता है और उनकी दीर्घकालिक व्यवहार्यता या सफलता पर बहुत कम विचार किया जाता है।

दुर्लभ अपवादों के साथ, IT विभागों की जरूरतें सामान्य विभागों से अलग होती हैं – मुख्य रूप से इस पर आधारित कि व्यवसाय उनसे क्या मांगता है: उच्च विश्वसनीयता, निरंतर उपलब्धता, सभी विभागों का गहरा व्यावसायिक ज्ञान, दूसरों को प्रशिक्षित करने की क्षमता, व्यापक और विविध technologies का ज्ञान, व्यावसायिक कौशल, वित्तीय कौशल, खरीद कौशल, यात्रा, technologies और उद्योगों में अनुभव, नवीनतम technologies, रुझानों, आर्किटेक्चर, तकनीकों और प्रतिदिन आने वाले नवीनतम खतरों और उत्पादों का ज्ञान – और न केवल इन सभी कौशल और अनुभव का उपयोग support roles प्रदान करने के लिए करना बल्कि एक productive engineer, customer service representative भी बनना और management को recommendations प्रस्तुत करना और उनका बचाव करना। सच में, कोई एकल व्यक्ति संभवतः उन जिम्मेदारियों को पूरा नहीं कर सकता।

बड़े व्यवसाय इस कठिन कार्य को कैसे संभालते हैं? वे विशेषज्ञों से भरे बड़े IT विभागों, generalists, समर्पित support लोगों, engineers, tiered support roles, mentors, on call schedules और आंतरिक शिक्षा प्रणालियों के साथ ऐसा करते हैं। एकल IT professional या बहुत छोटे IT विभाग के सामने आने वाली चुनौतियां लगभग अपार हैं। छोटे IT विभागों के लिए उन पर डाले गए काम के दायरे को संभालने का समय या संसाधन नहीं होता। एक simple server failure को सिर्फ एक और “hardware upgrade” कार्य के रूप में देखा जा सकता है क्योंकि अत्यधिक काम में व्यस्त IT professional को management को उभरते अवसर के बारे में सतर्क करने की क्षमता नहीं दी जा रही।

खाइयों में और management दोनों में काम करने के बाद मेरा मानना है कि दो सीमाएं हैं जिन पर विचार करना होगा। एक है न्यूनतम कार्यात्मक IT विभाग का आकार। यानी, आंतरिक staff का उपयोग करके बुनियादी नौकरी कार्यों को पूरा करने में सक्षम होने के लिए एक आंतरिक IT विभाग की न्यूनतम आकार। स्पष्ट करने के लिए, कम से कम, बहुत दुर्लभ कंपनियों को छोड़कर जो पूरे व्यावसायिक घंटों के दौरान काम नहीं करतीं, एक IT team को कार्यात्मक रूप से IT विभाग के रूप में संचालित करने के लिए कम से कम तीन IT professionals की आवश्यकता होती है।

तीन लोगों के साथ peer review का अवसर होता है, जो एक तकनीकी क्षेत्र में बहुत महत्वपूर्ण है जो सबसे अच्छे समय में जटिल होता है। किसी भी तकनीकी क्षेत्र की तरह, IT professionals को बात करने के लिए peers की जरूरत है, अपने काम की निगरानी के लिए, अपने विचारों की जांच करने के लिए और उन्हें SMB IT Bubble में प्रवेश करने से रोकने के लिए। तीन एक महत्वपूर्ण संख्या है। दो लोगों में स्वाभाविक रूप से प्रतिकूल होने की प्रवृत्ति होगी। जैसे maritime chronometers के साथ, यह महत्वपूर्ण है कि आपके पास तीन हों क्योंकि आपके पास quorum हो सकता है। दो बस एक बहस करते हैं।

IT एक “चौबीसों घंटे” का प्रयास है। दिन के दौरान IT end users से निरंतर जरूरतें और outage या अन्य आपदा के लिए निरंतर संभावना होती है, साथ ही meetings, design sessions, planning और documentation भी होती है। शाम और सप्ताहांत में सभी system maintenance होती है जो व्यवसाय के चलते समय नहीं की जा सकती। इसके बाद emergency calls और outages आते हैं जो दिन या रात किसी भी समय हो सकते हैं। यहां तक कि सबसे समर्पित IT professional को भी इस तरह के माहौल में जल्दी burnout का सामना करना पड़ेगा।

यह अप्रत्याशित बीमार दिनों, emergency leave या यहां तक कि बस छुट्टियों या vacation के लिए विचारों से पहले आता है। यदि business as usual कार्यों और अप्रत्याशित घटनाओं को कवर करने के लिए पर्याप्त लोग नहीं हैं, तो vacations या बीमार दिन भी लगभग असंभव हो जाते हैं।

फिर training और education है। IT एक मांग वाला क्षेत्र है। अपना IT विभाग चलाने से कंपनी को दिए जाने वाले कौशल और उपलब्धता के स्तर को नियंत्रित करने की इच्छा का सुझाव मिलता है। वास्तव में उपयोगी IT staff बनाए रखने के लिए निरंतर शिक्षा के लिए समय और संसाधन महत्वपूर्ण हैं। अपने करियर के किसी भी चरण में IT pros को discussions और forums में भाग लेने, classes और training में जाने, user groups में भाग लेने, conferences में जाने का समय चाहिए।

अंत में, और पहली नजर में जितना लगता है उससे कहीं अधिक महत्वपूर्ण, request queues को संभालने की जरूरत है। यदि किसी व्यवसाय में प्रतिदिन औसतन मुद्दे उत्पन्न होते हैं तो ऐसा लग सकता है कि केवल एक व्यक्ति आवश्यक होगा। आदर्श दुनिया में, शायद यह सच है। वास्तविक दुनिया में, requests अलग-अलग प्राथमिकताओं के साथ आती हैं और अक्सर बहुत अनुचित समय पर आती हैं।

बड़े enterprises में, critical environments की response time चिंताओं को संभालने के लिए, अतिरिक्त IT resources बनाए रखे जाते हैं ताकि केवल अत्यंत आपातकाल में ही सभी को एक साथ बुलाया जाए। हमेशा कोई न कोई पीछे रहता है। यह न केवल किसी भी महत्वपूर्ण ग्राहक की जरूरत के लिए कम latency response की अनुमति देता है बल्कि projects, learning और आवश्यक mental downtime के लिए खाली समय भी प्रदान करता है।

छोटे शॉप्स में करने के लिए बहुत कम है। तीन लोगों का होना, मेरी राय में, अधिकांश मामलों को संभालने के लिए एक पूर्ण न्यूनतम है यदि व्यवसाय पर्याप्त छोटा है।

बड़े organizations में administration या support job roles और engineering job roles के बीच कर्तव्यों का विभाजन भी होता है। एक job event driven है, ग्राहक की request का इंतजार करना और फिर जितनी जल्दी हो सके प्रतिक्रिया करना। दूसरा projects पर focused है। IT के दो बहुत अलग पहलू जो किसी एकल व्यक्ति के लिए एक साथ करना लगभग असंभव है।

केवल तीन लोगों के साथ एक IT विभाग में अभी भी आंतरिक रूप से एक स्वस्थ, professional विकास और प्रशिक्षण वातावरण प्रदान करने के लिए आवश्यक आकार और पैमाने की कमी है। अच्छे candidates अपने करियर के लिए जल्दी छोड़ने के लिए मजबूर होते हैं जिससे अच्छे शॉप्स में निरंतर turnover और training होती है।

वास्तव में एक स्वस्थ IT विभाग बनाए रखने के लिए resources का बहुत बड़ा pool चाहिए। संभवतः एक सौ या अधिक IT professionals को आंतरिक peerage, विकास और अवसर प्रदान करने की आवश्यकता होगी। यथार्थ रूप से, SMB बाजार इसे व्यक्तिगत व्यवसाय स्तर पर वहन नहीं कर सकता।

SMB IT staff scaling जरूरतों की इस निराशाजनक तस्वीर को देखते हुए उत्तर क्या है? वास्तविकता यह है कि कोई आसान उत्तर नहीं है। SMB IT को अपने enterprise समकक्षों की तुलना में गंभीर नुकसान में रखा जाता है।

छोटे organizations में एक उत्तर consulting, outsourcing और/या managed service providers की ओर मुड़ना है जो कई व्यवसायों के बीच साझा एक प्रभावी रूप से बड़े IT organization प्रदान करने के लिए आंतरिक staff की भूमिका में काम करने में सक्षम और इच्छुक हैं। एक और है IT resources में अधिक भारी निवेश करना। एक अधिक सैद्धांतिक दृष्टिकोण एक या दो अन्य व्यवसायों के साथ साझेदारी बनाना है।

एक साधारण उत्तर प्रदान करने से अधिक महत्वपूर्ण यह एहसास है कि IT professionals को काम करने के लिए एक team की जरूरत है ताकि वे फल-फूल सकें और एक स्वस्थ team पर अकेले की तुलना में बहुत बेहतर प्रदर्शन करेंगे। यह कैसे पूरा किया जाए यह किसी भी दिए गए व्यवसाय की अनूठी जरूरतों पर निर्भर करता है। लेकिन एक या दो “व्यक्ति” IT शॉप की प्रभावकारिता और व्यवहार्यता, यहां तक कि सबसे छोटे व्यवसायों के लिए भी, संदिग्ध है।