هل تحتاج فعلاً إلى التكرار؟: التكلفة الحقيقية للتوقف عن العمل
التوقف عن العمل – هذه الكلمة التي لا يريد أحد سماعها. إنها تبث الرعب في قلوب الشركات والمديرين التنفيذيين وبخاصة موظفي تقنية المعلومات. يُكلِّف التوقف المال ويُسبِّب الإحباط.
ولأن التوقف يُثير ردود فعل عاطفية، كثيراً ما تجد الشركات نفسها تتعامل معه بشكل مختلف عن سائر العوامل التجارية. يتسبب هذا النهج العاطفي في قيام الشركات، ولا سيما الصغيرة منها التي تفتقر في الغالب إلى ضوابط مالية عقلانية، بمعاملة التوقف على أنه أسوأ مما هو عليه في الواقع. وليس من النادر أن تجد شركات صغيرة ألحقت بنفسها ضرراً مالياً أكبر جراء استجابتها للخوف من التوقف المحتمل مقارنةً بما كان سيُلحقه التوقف المخشي لو وقع فعلاً. وهذا رد فعل مبالغ فيه وخطير.
الخطوة الأولى هي تحديد تكلفة التوقف. في مجال تقنية المعلومات كثيراً ما نتعامل مع أنظمة بالغة التعقيد، ويأتي التوقف بأشكال متعددة كفقدان إمكانية الوصول، أو فقدان الأداء، أو الفقدان الكامل لنظام أو أنظمة. إن تحديد كل نوع من أنواع التوقف وتكاليفه المرتبطة به قد يكون أمراً بالغ التعقيد، غير أن النظرة العامة على مستوى عالٍ كثيراً ما تكفي لإنتاج ميزانيات عقلانية، أو هي على أقل تقدير نقطة انطلاق جيدة نحو فهم المخاطر التجارية المرتبطة بالتوقف. ضع في اعتبارك أنه مثلما يُعدُّ الإنفاق المفرط لتجنب التوقف أمراً سيئاً، فكذلك يُعدُّ الإنفاق المفرط لحساب تكاليف التوقف أمراً سيئاً. لا تُنفق وقتاً وموارد كبيرة في تحديد ما إذا كنت ستخسر المال لدرجة أنك كنت ستكون في وضع أفضل لو قبلت الخسارة أصلاً. احذر من التكلفة الباهظة لاتخاذ القرارات.
يمكننا البدء بالنظر فقط في حالة الفقدان الكامل للنظام. ما هي تكلفة التوقف التنظيمي بالنسبة لك؟ أي لو اضطررت إلى إيقاف جميع أعمالك لساعة أو يوم، فكم من المال سيُفقد؟ في بعض الحالات قد تكون الخسائر كبيرة، كما في حالة المستشفى الذي سيؤدي فيه يوم توقف إلى فقدان الثقة وقاعدة العملاء المستقبلية وربما يؤدي إلى دعاوى قضائية. لكن في حالات كثيرة، قد يكون للتوقف ليوم كامل أثر مالي ضئيل – فكثير من الشركات تستطيع ببساطة اعتبار اليوم إجازة، وتترك موظفيها يرتاحون، ويعمل الجميع بجدٍّ أكبر في الأيام التالية لتعويض التراكم الناجم عن اليوم الضائع. يتوقف الأمر كله على كيفية عمل شركتك وقدرتها على التشغيل، ومدى تكيفها مع التعويض عن الوقت الضائع. كثير من الشركات تنظر فقط إلى أرقام الإيرادات اليومية لتحديد الإيرادات المفقودة، وهذا قد يكون مُضلِّلاً للغاية.
بمجرد حصولنا على رقم تقريبي لتكلفة التوقف، يمكننا حينئذٍ النظر في مخاطر التوقف. وهذا أمر يصعب تقييمه للغاية إذ إن الأرقام الجيدة حول موثوقية أنظمة تقنية المعلومات تكاد تكون معدومة، وأنظمة كل مؤسسة فريدة لدرجة أن بيانات الصناعة تكاد تكون عديمة الفائدة. نُضطر هنا إلى الاعتماد على موظفي تقنية المعلومات لتقديم نظرة عامة على المخاطر، ونأمل في حصولنا على تقييم موثوق لاحتمالات كل خطر على حدة. على سبيل المثال، وبأرقام تقريبية كبيرة، لو كان لدينا تطبيق عمل يعمل على خادم بقرص صلب واحد فقط، فإننا نتوقع أن يحدث توقف مرتبط بفقدان ذلك القرص في مرحلة ما خلال السنوات الخمس إلى العشر القادمة. أما إذا كان الخادم ذاته يحتوي على أقراص قابلة للتبادل الساخن في مصفوفة منعكسة، فإن احتمال التوقف المرتبط بنظام التخزين هذا، حتى على مدى عشر سنوات، يكون ضئيلاً جداً. هذا لا يعني أن القرص لن يتعطل، بل سيتعطل، لكن النظام سيظل على الأرجح يعمل دون أن يلاحظ المستخدمون أي شيء حتى تُستعاد التكرارية.
آخر أداة تقدير تقريبية لدينا هي تطبيق ساعات العمل المعنية. كثير من الشركات لا تعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، وبعضها يعمل بالطبع، لكن معظمها لا يعمل. هل فقدان تطبيق عمل في السادسة مساءً يعادل فقدانه في العاشرة صباحاً؟ وماذا عن عطلة نهاية الأسبوع؟ هل يستخدمه الناس بإنتاجية في الثالثة من مساء الجمعة، أم أن فقدانه لن يُكلِّف شيئاً يُذكر وسيجعل الموظفين سعداء بحصولهم على ساعة أو ساعتين إضافيتين في عطلتهم؟ هل يمكن تعديل الجداول الزمنية في حالة حدوث توقف قرب وقت الغداء؟ هذه العوامل رغم تبدو تافهة إلا أنها قد تكون مهمة. إذا كان التوقف محدوداً بساعتين إلى أربع ساعات فقط، فإن كثيراً من الشركات تستطيع التخفيف من تأثيره المالي بأكمله ببساطة بطلب من الموظفين بعض المرونة في جداولهم لاستيعاب الانقطاع بأخذ استراحة الغداء مبكراً أو المغادرة مبكراً يوماً والعمل ساعة إضافية في اليوم التالي.
الآن بعد أن توفرت لدينا هذه العوامل – تكلفة التوقف، والقدرة على التخفيف من أثره بناءً على المدة، ومخاطر أحداث الانقطاع – يمكننا البدء في رسم صورة لما يبدو عليه حدث التوقف المحتمل. ومن هذا يمكننا البدء في استنتاج مقدار المال الذي يستحق إنفاقه لتقليل مخاطر مثل هذا الحدث. بالنسبة لبعض الشركات سيكون هذا الرقم مرتفعاً للغاية، وبالنسبة لأخرى سيكون منخفضاً بشكل مفاجئ. يمكن لهذا التمرين أن يكشف الكثير عن كيفية عمل الشركة مما قد لا يكون واضحاً عادةً.
من المهم الإشارة في هذه المرحلة إلى أن ما نتناوله هنا هو فقدان توفر الأنظمة، لا فقدان البيانات. نفترض أن النسخ الاحتياطية الجيدة تُؤخذ وأنها غير معرضة للخطر. التكرار والتوقف ليسا موضوعين مرتبطين بفقدان البيانات، بل بفقدان التوفر فقط. ينبغي معالجة سيناريوهات فقدان البيانات بنفس القدر من الاهتمام أو أكثر، لكنها موضوع منفصل. نادراً ما تستطيع شركة النجاة من فقدان كارثي للبيانات، بينما يشيع تجربة التوقف والنجاة منه بسهولة حتى عندما يكون كبيراً.
ثمة طرق متعددة للحد من التوقف؛ التكرار أمر بالغ الوضوح ويُعامَل تقريباً كمصطلح رنان ويحظى بالكثير من الاهتمام، لكن ثمة وسائل أخرى أيضاً. تصميم الأنظمة الجيد أمر مهم، وتجنب التعقيد في الأنظمة يمكنه تقليل التوقف بشكل كبير ببساطة عن طريق إزالة نقاط المخاطرة والهشاشة غير الضرورية. استخدام الأجهزة والبرامج عالية الجودة مهم أيضاً – إذ إن الأجهزة منخفضة الجودة المكررة كثيراً ما تتعطل بنفس معدل الأجهزة المؤسسية غير المكررة. وجود سلسلة توريد سريعة لقطع الغيار يمكن أن يكون عاملاً مهماً كما يظهر في شكل عقود استجابة بائع الأجهزة لقطع الغيار في غضون أربع ساعات. وهذه القائمة تطول. ما سنركز عليه هو التكرار الذي يُمثِّل أكثر المجالات التي نميل إلى الإنفاق الزائد فيها عند مواجهة الخوف من التوقف.
الآن بعد أن عرفنا تكاليف عدم وجود تكرار كافٍ، يمكننا مقارنة هذه التكلفة المحتملة بالتكلفة الحقيقية والمباشرة لتوفير ذلك التكرار. بعض الأشياء، كالأقراص الصلبة، عُرضة للتعطل بدرجة عالية وتكرارها سهل وفعّال من حيث التكلفة – مما يُقلِّص المخاطر الكبيرة ويجعلها تافهة. وتميل هذه عادةً إلى أن تكون نقطة التركيز الأولى. لكن ثمة مجالات عديدة للتكرار ينبغي النظر فيها كمزودات الطاقة، ومعدات الشبكة، وروابط الإنترنت، والأنظمة الكاملة – التي كثيراً ما تُجعَل مكررة من خلال تقنيات الافتراضية الحديثة التي تُوفر مسارات جديدة للتكرار لم تكن متاحة لكثير من الشركات الصغيرة من قبل.
الأنواع الجديدة من التكرار، ولا سيما تلك التي أتاحتها الافتراضية، كثيراً ما تكون نقطة تُغري فيها الشركات بالإنفاق الزائد، ربما بشكل كبير، مقارنةً بمخاطر التوقف. والأسوأ من ذلك، أن الشركات في سعيها للحصول على أحدث صيحات التكرار كثيراً ما تُطبِّق هذه التقنيات بشكل خاطئ وتُدخل في الواقع مخاطر أكبر واحتمالاً أعلى للتوقف مقارنةً بما لو لم تفعل شيئاً على الإطلاق. أصبح من الشائع بصورة متزايدة سماع قصص شركات تُنفق عشرات أو حتى مئات الآلاف من الدولارات في محاولة للتخفيف من خسارة مالية ناجمة عن التوقف لا تتجاوز بضعة آلاف من الدولارات – ثم تفشل في تلك المحاولة وتنتهي إلى زيادة مخاطرها على أي حال.
عند تقييم تكلفة التخفيف، من الضروري أن نتذكر أن التخفيف نفقة مضمونة في حين أن المخاطرة مجرد خطر. يشبه ذلك تأمين السيارة حيث تدفع رسماً شهرياً صغيراً مضموناً لتجنب نفقة ضخمة غير مخطط لها. نظرية التخفيف من المخاطر هي إنفاق مبلغ صغير نسبياً الآن لتقليل خطر نفقة كبيرة لاحقاً، لكن إذا ارتفعت تكلفة التخفيف كثيراً فإنه يُصبح أفضل مجرد قبول المخاطر.
يمكن تقييم الأنظمة بشكل فردي بالطبع. الحفاظ على استمرار الوجود على الويب ونظام الهاتف في جميع الأوقات أهم بكثير من نظام البريد الإلكتروني الذي قد لا يكتشف فيه العملاء الخارجيون حتى ساعات من التوقف. دفع المال لحماية الأنظمة التي تكون فيها تكلفة التوقف كبيرة فقط هو استراتيجية مهمة.
لا تتفاجأ إذا اكتشفت أنه فيما وراء بعض التكرار الأساسي جداً (كالأقراص الصلبة المنعكسة)، فإن تصميم شبكة بسيطاً مع نسخ احتياطية جيدة وخطط استعادة وعقد دعم جيد للأجهزة هو كل ما تحتاجه لغالبية أنظمتك إن لم يكن لجميعها. بتخفيض تعقيد أنظمتك تجعلها بطبيعتها أكثر استقراراً وأسهل في الإدارة – مما يُقلِّص أكثر تكلفة بنيتك التحتية لتقنية المعلومات.
إعلان
