Czy naprawdę potrzebujesz redundancji: Realny koszt przestoju

Przestój – to słowo, którego nikt nie chce słyszeć. Budzi strach w sercach firm, kierownictwa, a zwłaszcza pracowników IT. Przestój kosztuje pieniądze i wywołuje frustrację.

Ponieważ przestój wyzwala reakcję emocjonalną, firmy często reagują na niego inaczej niż na tradycyjne czynniki biznesowe. To emocjonalne podejście sprawia, że firmy – zwłaszcza mniejsze, często pozbawione racjonalnych kontroli finansowych – traktują przestój jako o wiele gorszy, niż jest w rzeczywistości. Nierzadko zdarza się, że mniejsze firmy wyrządziły sobie więcej szkód finansowych, reagując na obawę przed potencjalnym przestojem, niż wyrządziłby sam przestój, gdyby faktycznie wystąpił. Jest to niebezpieczna przesadna reakcja.

Pierwszym krokiem jest ustalenie kosztu przestoju. W IT często mamy do czynienia ze złożonymi systemami, a przestój przybiera różne formy: utrata dostępu, utrata wydajności lub całkowita utrata systemu bądź systemów. Określenie każdego rodzaju przestoju i związanych z nim kosztów może być dość skomplikowane, jednak ogólny obraz jest często wystarczający do tworzenia racjonalnych budżetów lub stanowi przynajmniej dobry punkt wyjścia na drodze do zrozumienia ryzyka biznesowego związanego z przestojem. Należy pamiętać, że podobnie jak zbyt duże wydatki na unikanie przestojów są złe, tak zbyt duże wydatki na obliczanie kosztów przestojów też są złe. Nie poświęcaj tyle czasu i zasobów na ustalanie, czy stracisz pieniądze, że lepiej byłoby po prostu je stracić. Uważaj na wysoki koszt podejmowania decyzji.

Możemy zacząć od rozważenia wyłącznie całkowitej utraty systemu. Jaki jest koszt organizacyjnego przestoju dla ciebie – to znaczy, jeśli musiałbyś wstrzymać wszystkie działania firmy na godzinę lub dzień, ile pieniędzy zostanie utraconych? W niektórych przypadkach straty mogą być dramatyczne, jak w przypadku szpitala, gdzie jeden dzień przestoju skutkowałby utratą zaufania i przyszłej bazy klientów oraz potencjalnymi pozwami sądowymi. Jednak w wielu przypadkach dzień przestoju może mieć jedynie nominalny wpływ finansowy – wiele firm mogłoby po prostu ogłosić ten dzień wolnym, pozwolić pracownikom odpocząć i popracować nieco ciężej przez kilka następnych dni, aby nadrobić zaległości z utraconego dnia. Wszystko sprowadza się do tego, jak twoja firma działa i może działać oraz jak dobrze jesteś przystosowany do łagodzenia skutków utraconego czasu. Wiele firm patrzy jedynie na dzienne przychody, aby określić utracone dochody, co może być bardzo mylące.

Gdy mamy już przybliżoną wartość kosztu przestoju, możemy rozważyć ryzyko przestoju. Jest to bardzo trudne do oceny, ponieważ dobre dane dotyczące niezawodności systemów IT praktycznie nie istnieją, a systemy każdej organizacji są na tyle unikalne, że dane branżowe są niemal bezużyteczne. W tym miejscu jesteśmy zmuszeni polegać na pracownikach IT, którzy dostarczają przegląd ryzyk i, miejmy nadzieję, wiarygodną ocenę prawdopodobieństwa poszczególnych ryzyk. Na przykład, w przybliżeniu, jeśli mielibyśmy aplikację biznesową działającą na serwerze z tylko jednym dyskiem twardym, możemy się spodziewać, że w ciągu najbliższych pięciu do dziesięciu lat dojdzie do przestoju związanego z utratą tego dysku. Jeśli ten sam serwer ma dyski hot-swap w lustrzanym macierzu, prawdopodobieństwo przestoju związanego z tym systemem przechowywania danych, nawet przez dziesięć lat, jest całkiem małe. Nie oznacza to, że dysk nie ulegnie awarii – ulegnie – ale że system prawdopodobnie nie zostanie dotknięty do czasu przywrócenia redundancji, a użytkownicy końcowi nie zauważą, że cokolwiek się stało.

Naszym ostatnim przybliżonym narzędziem szacowania jest zastosowanie właściwych godzin pracy. Wiele firm nie działa w trybie 24×7 – niektóre oczywiście tak, ale większość nie. Czy utrata aplikacji biznesowej o szóstej wieczorem jest równoznaczna z utratą tej aplikacji o dziesiątej rano? A w weekend? Czy ludzie produktywnie z niej korzystają o trzeciej w piątek po południu, czy utrata jej niemal nic by nie kosztowała i sprawiłaby, że pracownicy cieszyliby się z dodatkowej godziny lub dwóch w weekend? Czy harmonogramy mogą być dostosowane w przypadku awarii około południa? Czynniki te, choć pozornie błahe, mogą być znaczące. Jeśli przestój ogranicza się do zaledwie dwóch do czterech godzin, wiele firm może zniwelować niemal cały wpływ finansowy, po prostu prosząc pracowników o odrobinę elastyczności w harmonogramach w celu dostosowania się do awarii – wyjście wcześniej na lunch lub wcześniejsze wyjście z pracy jednego dnia i pracowanie dodatkowej godziny następnego.

Teraz, mając te czynniki – koszt przestoju, możliwość łagodzenia skutków przestoju w zależności od czasu trwania oraz ryzyka zdarzeń awarii – możemy zacząć kreślić obraz tego, jak prawdopodobnie wyglądałoby zdarzenie przestoju. Na tej podstawie możemy zacząć określać, ile warte jest zredukowanie ryzyka takiego zdarzenia. Dla niektórych firm ta liczba będzie niezwykle wysoka, dla innych zaskakująco niska. To ćwiczenie może ujawnić wiele o tym, jak firma działa, co normalnie nie jest tak widoczne.

W tym miejscu ważne jest, aby zaznaczyć, że to, na co tu patrzymy, to utrata dostępności systemów, a nie utrata danych. Zakładamy, że tworzone są dobre kopie zapasowe i że te kopie zapasowe nie są naruszone. Redundancja i przestój to tematy związane z utratą dostępności, a nie z utratą danych. Scenariusze utraty danych należy traktować z równą lub większą starannością, ale są one odrębnym tematem. Rzadko zdarza się, aby firma mogła przetrwać katastrofalną utratę danych, ale jest normalne doświadczać nawet znacznych przestojów i z łatwością je przetrwać.

Istnieje wiele sposobów na zapobieganie przestojom – redundancja jest bardzo widoczna i traktowana niemal jak modne słowo, przez co przyciąga wiele uwagi, ale istnieją też inne środki. Ważne jest dobre projektowanie systemu – unikanie złożoności systemu może znacznie zmniejszyć przestoje poprzez eliminowanie zbędnych punktów ryzyka i kruchości. Ważne jest również korzystanie z wysokiej jakości sprzętu i oprogramowania – niedrogi, nadmiarowy sprzęt często ulega awariom równie często jak nienadmiarowy sprzęt klasy enterprise. Posiadanie szybkiego łańcucha dostaw części zamiennych może być znaczącym czynnikiem, często widocznym w postaci czterogodzinnych kontraktów na wymianę części przez dostawcę sprzętu. Lista jest długa. Skupimy się na redundancji, gdzie najczęściej mamy skłonność do nadmiernych wydatków w obliczu strachu przed przestojem.

Teraz, gdy znamy koszty braku odpowiedniej redundancji, możemy porównać ten potencjalny koszt z bardzo realnym, upfront kosztem zapewnienia tej redundancji. Niektóre elementy, jak dyski twarde, z dużym prawdopodobieństwem ulegną awarii i są stosunkowo łatwe i opłacalne w uczynieniu redundantnymi – znacznie redukując ryzyko. Mają tendencję do bycia pierwszym punktem skupienia. Istnieje jednak wiele obszarów redundancji do rozważenia, takich jak zasilacze, sprzęt sieciowy, połączenia internetowe i całe systemy – często uczynionych redundantnymi dzięki nowoczesnym technikom wirtualizacji, zapewniającym nowe możliwości redundancji, które wcześniej nie były dostępne dla wielu mniejszych firm.

Nowe typy redundancji, zwłaszcza te udostępnione dzięki wirtualizacji, są często punktem, w którym firmy będą kuszone do nadmiernych wydatków, być może drastycznych, w porównaniu do ryzyk przestoju. Co gorsza, w pogoni za najnowszymi modami w dziedzinie redundancji firmy często wdrażają te techniki nieprawidłowo i faktycznie wprowadzają większe ryzyko oraz wyższe prawdopodobieństwo przestoju w porównaniu do nierobienia niczego. Coraz częściej słyszy się o firmach wydających dziesiątki lub nawet setki tysięcy dolarów w celu ograniczenia finansowej straty przestoju wynoszącej zaledwie kilka tysięcy dolarów – a następnie ponoszących klęskę w tej próbie i zwiększających swoje ryzyko.

Oceniając koszt łagodzenia skutków, należy pamiętać, że łagodzenie jest gwarantowanym wydatkiem, podczas gdy ryzyko jest tylko ryzykiem. Podobnie jak ubezpieczenie samochodu, gdzie płacisz gwarantowaną, małą miesięczną opłatę, aby uchronić się przed ogromnym, niezaplanowanym wydatkiem. Teoria łagodzenia ryzyka polega na wydaniu stosunkowo niewielkiej sumy pieniędzy teraz w celu zmniejszenia ryzyka dużego wydatku w przyszłości, ale jeśli koszt łagodzenia wzrośnie zbyt wysoko, lepiej po prostu zaakceptować ryzyko.

Systemy oczywiście można oceniać indywidualnie. Utrzymanie aktywnej witryny internetowej i systemu telefonicznego jest o wiele ważniejsze niż systemu poczty e-mail, gdzie nawet godziny przestoju są mało prawdopodobne do wykrycia przez zewnętrznych klientów. Ważną strategią jest płacenie wyłącznie za ochronę tych systemów, gdzie koszt przestoju jest znaczący.

Nie zdziw się, jeśli odkryjesz, że poza pewną podstawową redundancją (taką jak lustrzane dyski twarde) prosta architektura sieciowa z dobrymi planami tworzenia i przywracania kopii zapasowych oraz dobrym kontraktem serwisowym sprzętu jest wszystkim, czego potrzebujesz dla większości, jeśli nie wszystkich, twoich systemów. Obniżając złożoność systemów, czynisz je naturalnie bardziej stabilnymi i łatwiejszymi w zarządzaniu – co dodatkowo obniża koszty infrastruktury IT.