Har du virkelig brug for redundans: De reelle omkostninger ved nedetid

Nedetid – det er et ord, som ingen ønsker at høre. Det skaber frygt i hjertet hos virksomheder, ledere og især IT-personale. Nedetid koster penge og skaber frustration.

Fordi nedetid udløser en følelsesmæssig reaktion, reagerer virksomheder ofte anderledes på det end på traditionelle forretningsmæssige faktorer. Denne følelsesmæssige tilgang får virksomheder, især mindre virksomheder der ofte mangler rationelle finansielle kontroller, til at betragte nedetid som langt værre, end den faktisk er. Det er ikke ualmindeligt at finde, at mindre virksomheder faktisk har påført sig selv større økonomisk skade ved at reagere på frygten for potentiel nedetid, end den frygtede nedetid ville have forårsaget, hvis den faktisk var indtruffet. Dette er en farlig overreaktion.

Det første skridt er at fastslå omkostningerne ved nedetid. I IT arbejder vi ofte med ret komplekse systemer, og nedetid kommer i mange varianter, såsom tab af adgang, tab af ydeevne eller et fuldstændigt tab af et system eller systemer. At fastslå alle typer nedetid og de tilknyttede omkostninger kan være ret komplekst, men et overordnet overblik er ofte nok til at producere rationelle budgetter eller er i det mindste et godt udgangspunkt på vejen mod at forstå de forretningsmæssige risici ved nedetid. Husk, at ligesom det er dårligt at bruge for mange penge på at undgå nedetid, er det også dårligt at bruge for mange penge på at beregne omkostningerne ved nedetid. Brug ikke så meget tid og ressourcer på at afgøre, om du vil tabe penge, at du ville have haft det bedre ved blot at tabe dem. Pas på de høje omkostninger ved beslutningstagning.

Vi kan starte med kun at overveje fuldstændigt systemtab. Hvad er omkostningerne ved organisatorisk nedetid for dig – det vil sige, hvis du skulle indstille al forretning i en time eller en dag, hvor mange penge tabes der? I nogle tilfælde kan tabene være dramatiske, som i tilfældet med et hospital, hvor en dags nedetid ville resultere i tab af tillid og fremtidig kundebase og potentielt resultere i retssager. Men i mange tilfælde vil en dags nedetid måske have nominel finansiel indvirkning – mange virksomheder kunne blot kalde dagen en fridag, lade deres personale hvile den dag og få folk til at arbejde lidt hårdere i løbet af de næste par dage for at indhente det efterslæb, som den tabte dag medfører. Det hele afhænger af, hvordan din virksomhed fungerer og kan fungere, og hvor godt egnet du er til at afbøde tabt tid. Mange virksomheder vil kun se på daglige omsætningstal for at fastslå tabt omsætning, men dette kan være stærkt vildledende.

Når vi har et groft estimat for nedetidsomkostninger, kan vi derefter overveje nedetidsrisiko. Dette er meget vanskeligt at vurdere, da gode tal for IT-systemers pålidelighed næsten ikke eksisterer, og alle organisationers systemer er så unikke, at branchedata er næsten ubrugelige. Her er vi nødt til at stole på IT-personale til at give et overblik over risici og forhåbentlig en pålidelig vurdering af sandsynligheder for individuelle risici. For eksempel, i store runde tal, hvis vi havde et forretningskritisk program, der kørte på en server med kun én harddisk, ville vi forvente, at der i løbet af de næste fem til ti år vil opstå nedetid forbundet med tabet af den pågældende disk. Hvis vi har den samme server med hot-swap-diske i et spejlet array, er sandsynligheden for nedetid forbundet med det lagersystem, selv over ti år, ret lille. Dette betyder ikke, at en disk ikke sandsynligvis vil fejle – det vil den – men at systemet sandsynligvis vil være upåvirket, indtil redundansen er gendannet, uden at slutbrugerne bemærker, at noget er sket.

Vores sidste grove estimeringsværktøj er at anvende relevante åbningstider. Mange virksomheder kører ikke 24×7; nogle gør selvfølgelig, men de fleste gør ikke. Er tabet af et forretningskritisk program klokken seks om aftenen ensbetydende med tabet af det program klokken ti om morgenen? Hvad med i weekenden? Bruger folk det produktivt fredag eftermiddag klokken tre, eller ville tabet af det næppe koste noget og gøre medarbejderne glade for en ekstra time eller to i weekenden? Kan tidsplaner justeres i tilfælde af et tab tæt på frokosttid? Disse faktorer kan, selvom de virker trivielle, være betydelige. Hvis nedetiden er begrænset til kun to til fire timer, kan mange virksomheder afbøde næsten al den finansielle indvirkning blot ved at bede medarbejderne om lidt fleksibilitet i deres tidsplaner for at imødekomme strømafbruddet ved at tage tidlig frokost eller gå tidligt hjem en dag og arbejde en ekstra time den næste.

Nu da vi har disse faktorer – omkostningerne ved nedetid, evnen til at afbøde nedetidsindvirkning baseret på varighed og risiciene ved afbrudshændelser – kan vi begynde at tegne et billede af, hvad en nedetidshændelse sandsynligvis vil se ud. Herfra kan vi begynde at udlede, hvor mange penge det ville være værd at bruge på at reducere risikoen for en sådan hændelse. For nogle virksomheder vil dette tal være ekstremt højt, og for andre vil det være overraskende lavt. Denne øvelse kan afsløre meget om, hvordan en virksomhed fungerer, som måske normalt ikke er særlig synligt.

Det er vigtigt at bemærke på dette tidspunkt, at det, vi ser på her, er et tab af adgang til systemer, ikke et tab af data. Vi antager, at der tages gode sikkerhedskopier, og at disse sikkerhedskopier ikke er kompromitterede. Redundans og nedetid er ikke emner relateret til datatab, kun til tab af tilgængelighed. Scenarier med datatab bør behandles med samme eller større omhu, men er et separat emne. Det er sjældent, at en virksomhed kan overleve katastrofalt datatab, men det er almindeligt at opleve og nemt at overleve selv betydelig nedetid.

Der er flere måder at forhindre nedetid på; redundans er meget synlig og behandles næsten som et buzzword og modtager derfor megen fokus, men der er også andre midler. Godt systemdesign er vigtigt; at undgå systemkompleksitet kan reducere nedetid betydeligt blot ved at fjerne unødvendige risiko- og skrøbelighedspunkter. Brug af kvalitetshardware og -software er også vigtigt – da low-end hardware, der er redundant, ofte vil fejle lige så ofte som ikke-redundant hardware i enterprise-klassen. At have en hurtig forsyningskæde af reservedele kan være en væsentlig faktor, som ofte ses i form af fire-timers hardwareleverandørkontrakter for udskiftningsdele. Listen fortsætter. Det, vi vil fokusere på, er redundans, som er det område, hvor vi er mest tilbøjelige til at overskride budgettet, når vi konfronteres med frygten for nedetid.

Nu da vi kender omkostningerne ved manglende tilstrækkelig redundans, kan vi sammenligne denne potentielle omkostning med den meget reelle, forhåndsbetalte omkostning ved at tilvejebringe den redundans. Nogle ting, såsom harddiske, er meget tilbøjelige til at fejle og relativt nemme og omkostningseffektive at gøre redundante – hvilket tager en betydelig risiko og trivialiserer den. Disse har tendens til at være et første fokuspunkt. Men der er mange områder af redundans at overveje, såsom strømforsyninger, netværkshardware, internetforbindelser og hele systemer – som ofte gøres redundante gennem moderne virtualiseringsteknikker, der giver nye muligheder for redundans, der tidligere ikke var tilgængelige for mange mindre virksomheder.

Nye typer redundans, især dem, der er gjort tilgængelige gennem virtualisering, er ofte et punkt, hvor virksomheder vil fristes til at overskride budgettet, måske dramatisk, sammenlignet med risiciene ved nedetid. Endnu værre er det, at virksomheder i jagten på de nyeste trends inden for redundans ofte implementerer disse teknikker forkert og faktisk indfører større risiko og en højere sandsynlighed for nedetid sammenlignet med at have gjort ingenting overhovedet. Det bliver stadig mere almindeligt at høre om virksomheder, der bruger titusinder eller endda hundredtusinder af kroner i et forsøg på at afbøde et nedetidsmæssigt pengetab på kun et par tusinde kroner – og derefter mislykkes i det forsøg og alligevel ender med at øge deres risiko.

Når man vurderer omkostningerne ved afbødning, er det afgørende at huske, at afbødning er en garanteret udgift, mens risiko kun er en risiko. Meget ligesom bilforsikring, hvor du betaler et garanteret lille månedligt gebyr for at afværge en massiv, uplanlagt udgift. Teorien om risikoafbødning er at bruge en relativt lille mængde penge nu for at reducere risikoen for en stor udgift senere, men hvis omkostningerne ved afbødning bliver for høje, bliver det bedre blot at acceptere risiciene.

Systemer kan selvfølgelig vurderes individuelt. At holde en webpræsens og telefonsystem oppe og kørende til enhver tid er langt vigtigere end et e-mailsystem, hvor selv timers nedetid er usandsynlig at blive opdaget af eksterne kunder. At kun betale for at beskytte de systemer, hvor nedetidsomkostningerne er betydelige, er en vigtig strategi.

Bliv ikke overrasket, hvis det, du opdager, er, at ud over noget meget grundlæggende redundans (såsom spejlede harddiske) er et simpelt netværksdesign med gode backup- og gendannelsesplaner og en god hardwaresupportkontrakt alt, hvad der er nødvendigt for størstedelen, om ikke alle, af dine systemer. Ved at sænke kompleksiteten af dine systemer gør du dem naturligt mere stabile og lettere at administrere – hvilket yderligere reducerer omkostningerne ved din IT-infrastruktur.