Du får ikke brug for det

Jeg er heldig, at jeg arbejder inden for IT, men kommer fra en baggrund inden for softwareudvikling. Det giver mig et lidt anderledes perspektiv på IT-verdenen, både hvad angår forståelse af meget af det, der sker bag kulisserne med udgivelsescyklusser og funktioner, og også hvad angår anvendelse af viden fra den branche til denne.

I softwareudviklingsmiljøet er begrebet “You Aren’t Gonna Need It” eller YAGNI blevet populært i de seneste år. YAGNI opstod fra Extreme Programming (XP)-gruppen af Agile-udviklere og er formuleret som denne regel: “Implementér altid ting, når du faktisk har brug for dem, aldrig når du blot forudser, at du får brug for dem.”

Jeg foretrækker at omformulere YAGNI i udviklingssammenhæng til “Investér ikke i noget, før du ved, at du har brug for det.” Men konceptet er det samme – hvis du bruger tid og penge på at bygge dele, som du ikke er sikker på, at du nogensinde får brug for, påtager du dig risici som fx ikke at skabe værdi så tidligt som muligt (ved at fokusere på det, der endnu ikke er relevant, mens du forsømmer det, der er det) og at investere i teknologi, der aldrig vil blive brugt (fordi krav ændrer sig, projektet aflyses osv.)

Dette koncept overføres meget godt til IT. Design og indkøb er begge stærkt påvirket af – eller burde være det – YAGNI. Lagring er et godt eksempel. Investér ikke i lagring i dag, som du tror, at du vil bruge i morgen. Vi kan liste en masse grunde til, at tidlig lagerinvestering er dårligt: virksomheden har ringe eller ingen evne til præcist at forudsige sin egen vækst, IT er dårlig til at forudsige lagervækst baseret på forretningsvækst, tidspunktsværdien af penge medfører, at køb af lagring i dag er dyrere end at købe den samme lagring i morgen. Hver gang vi køber baseret på forudsigelser, påtager vi os risiko. Forudsigelser slår sjældent til.

Overkøber vi lagring i dag, betaler vi en præmie for den pågældende lagring, fordi lageromkostningerne falder dramatisk over tid. Køber vi med 100 % råderum og det tager tre år eller mere, før vi bruger dette råderum, betaler vi for meget for lagringen og får ældre teknologi, da et køb på et senere tidspunkt ville give os bedre indsigt i, hvad vi faktisk har brug for på det tidspunkt (ikke blot kapacitet, men hastighed, pålidelighed, funktioner osv.), lavere omkostninger og flere valgmuligheder.

Overkøb er én risiko, underkøb en anden. Underkøb er åbenlyst en mindre risiko, men stadig en bekymring. Køber du i dag til behov tre år ude i fremtiden og der om to år pludselig opstår et kraftigt behov, kan du have overinvesteret i en platform eller teknologi, der ikke kan opfylde dine behov.

Lagring er ét eksempel, men dette kan gælde alt fra softwarelicenser til CPU-kapacitet, hukommelse, høj-tilgængeligheds-teknologier og endda desktops. Få virksomheder ville overkøbe desktops med hundrede procent blot for at være klar til en forventet personaleforøgelse om tre år, men mærkeligt nok tøver de ikke med at gøre det andre steder.

Ved at købe det, der er nødvendigt for det umiddelbare behov og udskyde indkøbsbeslutninger til senere, er der en betydelig mulighed for omkostningsbesparelser og teknologiforbedringer. I nogle tilfælde kan det vise sig, at det fremtidige behov aldrig opstår, enten på grund af dårlige forudsigelser, ændringer i markedet eller strategien, eller en ændring i den teknologiske retning internt eller eksternt.

Ud over indkøb kan YAGNI gælde for netværksdesign. Det er ikke ualmindeligt, at store, komplekse designs foreslås og implementeres baseret på forventet vækst, der ofte er år væk og, for at være ærlig, sjældent særlig sandsynlig i en realistisk verden. For eksempel at bygge et komplekst høj-tilgængeligheds-miljø med dyr licensering, kompleks netværksopsætning og masser af lagring til en forventet virksomhedsvækst i fremtiden, når blot to servere og en god backup-plan er alt, hvad der er omkostningsberettiget i dag, er farligt. Ikke kun skal den nødvendige vækst ske for at retfærdiggøre IT-udgiften, men den skal ske så hurtigt, at tidspunktsværdien af pengene er berettiget, og prisen på teknologien ikke er faldet så meget, at det ville have været mere omkostningseffektivt at implementere to systemer. Det er overraskende, hvor nemt det kan ske, at en mindre midlertidig løsning efterfulgt af en større skaleret løsning, når det er nødvendigt, kan være langt billigere blot fordi prisen på at bygge det større, mere komplekse system er faldet markant siden det første system blev sat i drift – og det er før man tager højde for risikoen ved dårlige forudsigelser.

Tidlig udgift indebærer en yderligere risiko – det binder virksomhedens finanser i ubrugt infrastruktur. De penge kunne investeres i andre dele af virksomheden for at vækste forretningen. I ekstreme tilfælde kan overinvestering i infrastruktur bidrage til, at en virksomhed fejler fuldstændig – en selvopfyldende situation, hvor manglen på YAGNI i sig selv skabte den situation, hvor YAGNI var mest relevant. Den designede løsning var aldrig nødvendig, da virksomheden fejlede.

YAGNI er en risikoredukationsproces. At arbejde med de behov, du kender, frem for de behov, du forventer.

Måske overkøber IT-afdelinger i dag, fordi de får specifikke budgetter tildelt. Det er forståeligt, at IT ender med at forsøge at implementere alt, hvad de kan, når virksomhedens velvilje smiler til dem. Dette er dog en ekstremt dårlig forretningspraksis. Virksomheder er nødt til at indse, at store summer spildes på IT, fordi IT er tvunget til at implementere systemer med antagelsen om clairvoyance baseret på vilkårlige budgetter fra virksomheden uden grundlag i den virkelige verden. IT er stuck med at købe det, de kan “sælge” til virksomheden baseret på ofte meget uklare faktorer, og virksomheden finansierer IT ret lunefuldt. Dette skaber et meget usundt forhold mellem virksomhed og IT, hvor IT spilder penge, fordi det har lidt valg, og virksomheden ser IT som spild, fordi de ikke har lov til at operere effektivt.

For at løse denne situation er virksomheden og IT nødt til at arbejde sammen. IT skal agere mere som en forretningsorienteret enhed, og virksomheden skal støtte sig til IT for vejledning og ikke bruge forudsigelsesbaseret budgettering eller indvikle sig i at vælge teknologiske tilgange uden teknisk forståelse af konsekvenserne af disse valg. IT skal kunne stole på, at virksomheden træffer logiske forretningsmæssige finansielle beslutninger, og virksomheden skal kunne stole på IT til at træffe logiske teknologiske beslutninger for virksomheden. Virksomheden driver IT, IT muliggør virksomheden. Det er et symbiotisk forhold. Hvis virksomheden insisterer på at få IT til at forudsige og operere på faste budgetter, vil IT fortsat være tvunget til at overbruge og overdesigne, når det er muligt, i håbet om at være forberedt til i morgen, når budgettet måske ikke godkendes. Hvis IT fik tillid til at anmode om det, der er nødvendigt, og virksomheden fik tillid til at finansiere teknologibehov på det rette tidspunkt, ville begge kunne operere mere effektivt til fælles gavn.

Nøglepointe: Investér ikke tidligt – du ved ikke, hvad teknologien eller virksomheden vil gøre i morgen.